In iPM_Promotion gibt es eine Vielzahl an verschiedener bereits vordefinierter E-Mail-Vorlagen. Auf diese E-Mail-Vorlagen wird durch die einzelnen Benachrichtigungen des Benachrichtigungsablaufs zugegriffen. D. h. der eigentliche Inhalt jeder Benachrichtigungs-E-Mail steckt in den E-Mail-Vorlagen.
Der Benachrichtigungsablauf legt fest, bei welchem systemseitigen Ereignis welche Benachrichtigungen versendet werden. Sie möchten z. B., dass immer eine E-Mail versendet wird, wenn sich ein Promoter im Promotersystem registriert hat. Dafür gibt es beispielsweise die E-Mail-Vorlage mit dem Betreff: [[Agenturname]] – Vielen Dank für Deine Registrierung! Somit werden prozessbegleitend Benachrichtigungen sowohl an externe Empfängergruppen als auch an interne Mitarbeiter versendet. Mehr zum Benachrichtigungsablauf finden Sie unter „Was ist ein Benachrichtigungsablauf?“.
Wo finde ich die E-Mail-Vorlagen?
Die bereits vordefinierten E-Mail-Vorlagen finden Sie im System im Bereich „Kommunikation“ > „E-Mail-Vorlagen“. Hier können Sie die bereits hinterlegten Vorlagen daraufhin prüfen, ob inhaltlich die für Sie relevanten Informationen vorhanden sind und ob die Ansprache der Personen Ihren Vorstellungen entspricht. Diese E-Mail-Vorlagen können Sie über die Zeilenaktionen bearbeiten oder löschen. Ebenso können Sie eigene E-Mail-Vorlagen erstellen und speichern. Über den Plus-Button rechts oben im Fenster können Sie die neuen E-Mail-Vorlagen hinzufügen. Auch innerhalb des Bereichs der E-Mail-Vorlagen gibt es eine Filter- und Suchfunktion, mit der Sie nach bestimmten E-Mail-Vorlagen suchen können, um diese beispielsweise zu löschen oder zu bearbeiten.
Mit diesen E-Mail-Vorlagen müssen Sie sich künftig nicht um jede E-Mail einzeln kümmern. D. h. Sie müssen nicht bei jedem Prozess – sei es eine Registrierung, Anfrage oder Buchung – immer wieder Text für die zu verschickenden E-Mails formulieren oder einfügen. Auch E-Mails, die Sie häufig versenden bzw. im selben Wortlaut wiederkehrend versenden, können als E-Mail-Vorlage abgespeichert werden. iPM_Promotion sendet dann automatisch diese hinterlegten E-Mails an die gewünschten Empfängergruppen, sofern dies im Benachrichtigungsablauf eingestellt wurde. Somit wird Ihnen Arbeit abgenommen, dessen Zeit Sie in andere Dinge stecken können.
