Für die Abbildung des Abrechnungsprozesses in iPM_Promtion ist das Zusammenspiel verschiedener Bereiche erforderlich. Abgerechnet werden im System die Einsätze gebuchter Pomoter. Das Ergebnis wird als Einsatz-Abrechnung bezeichnet. Eine Einsatz-Abrechnung besteht aus mehreren Abrechnungspositionen. Diese Positionen beinhalten verschiedene Angaben, beispielsweise einen Titel und eine Beschreibung, Einkaufs- und Verkaufswerte (jeweils bestehend aus einer Anzahl und einem Preis) sowie Kontenangaben (wichtig für Schnittstellen) und Berechnungseinstellungen (z. B. zur Kosteneinordnung oder für die Plan- und Istkosten-Differenzierung).
Eine Abrechnungsposition basiert immer auf einer Vergütung. Vergütungen stellen zentrale Datensätze dar (ähnlich wie Artikel in Warenwirtschaftssystemen), die eine informative Rolle im Rahmen der Ausschreibung einnehmen und die Basis für die Erstellung von Abrechnungspositionen in einer Einsatz-Abrechnung darstellen. Die Vergütungen sind somit die Basis für die einzelnen Leistungen/Positionen, die im Rahmen von Einsatz-Abrechnungen abgerechnet werden.
Die Vergütungen werden im Kontext der Aktion eingebunden und hinterlegt (siehe hierzu auch den Hilfe-Artikel „Wie kann ich aktionsbezogene Vergütungen erstellen und hinterlegen?“). Damit ist dem System bekannt, wie eine Aktion abgerechnet werden soll.
Der Ansatz der Abrechnungsfunktion ist es nun, die im System bekannten Angaben aus der Einsatzplanung (z. B. Einsatzzeiten, Pünktlichkeits- und Feedback-Angaben, gefahrene Kilometer etc.) automatisch innerhalb einer Einsatz-Abrechnung in verschiedene Abrechnungspositionen zu überführen. Wird nun zu einem Einsatz eine Einsatz-Abrechnung erstellt (siehe hierzu auch den Hilfe-Artikel „Wie kann ich eine Einsatz-Abrechnung erstellen?“), prüft das System, welche Vergütungen zu diesem Einsatz hinterlegt wurden und erstellt für jede dieser Vergütungen eine Abrechnungsposition mit der systemisch errechneten Anzahl (basierend auf dem Berechnungstyp der Vergütung) und den Preis- und Konteninformationen der Vergütung.
Insgesamt beinhaltet eine Abrechnungsposition vier verschiedene Werte: Plan-Einkaufswerte, Plan-Verkaufswerte, Ist-Einkaufswerte und Ist-Verkaufswerte. Die vom System erstellten Einsatz-Abrechnungen können von dem Nutzer frei und individuell geändert werden. Bei diesen Änderungen werden die Ist-Werte der Abrechnungsposition geändert. Diese werden vom System mit den Plan-Werten verglichen, wodurch ein permanenter Plan-Ist-Vergleich durchgeführt werden kann.
Die nachfolgende Abbildung zeigt noch einmal die Strukturen im Abrechnungsprozess.
