Wie lösche ich Profile bzw. wie können diese zum Löschen vorgemerkt werden?

Sie haben eine Löschanfrage Ihres Promoters bekommen, weil dieser nicht mehr für Sie tätig sein oder die Tätigkeit als Promoter generell nicht mehr ausüben möchte? Oder möchte einige Profile aus Ihrem Agenturpool entfernen? Mit iPM_Promotion können Sie dies leicht umsetzen.

Agenturseitiges Löschen von Profilen

Um Profile zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie im Bereich „Profile“ das zu löschende Profil mit einem Häkchen und wählen Sie die Zeilenaktion „Profil löschen/zum Löschen vormerken“ aus oder wählen Sie im Profil-Cockpit des zu löschenden Profils die Cockpit-Aktion „Profil löschen/zum Löschen vormerken“ aus.
2. Es öffnet sich ein Fenster, um die Löschvormerkung zu bestätigen, den Löschgrund, ggf. eine Notiz und den Löschzeitpunkt zu hinterlegen.

Mit dem Löschen von Profilen werden diese als „zum Löschen vorgemerkt“ gekennzeichnet. Das heißt, dass ein Profil nicht direkt, sondern erst zu einem bestimmten Löschzeitpunkt aus dem System gelöscht wird. Dabei wird der Löschzeitpunkt systemisch vorgeschlagen:

• Wenn ein gebuchter Einsatz des Profils vorliegt, wird der Löschzeitpunkt auf in 7 Jahren zum 31.12. vorgeschlagen.
• Wenn eine Abrechnung des Profils vorliegt, wird der Löschzeitpunkt auf in 10 Jahren zum 31.12. vorgeschlagen.

Dies dient dazu, die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten einzuhalten. Die Profile wandern daraufhin aus den „normalen“ Profil-Verwaltungen (aktive, inaktive etc. Profile) in die eigene Verwaltung „Profile mit Löschvormerkung“.

Wurde zu einem Profil eine Löschvormerkung hinterlegt, so kann diese auch wieder entfernt werden. Die Funktion hierzu heißt „Löschvormerkung entfernen“ und steht nur bei Profilen mit Löschvormerkung zur Verfügung.

Sie können allerdings auch unabhängig vom vorgegebenen Löschzeitpunkt einen eigenen Löschzeitpunkt hinterlegen. Daraufhin werden alle Daten und Angaben sowie Unterbereiche (z. B. Bilder, Dokumente, Kommunikationshistorie, Notizen, Einsätze, Berichte und Einsatzabrechungen) des Profils unwiderruflich von iPM_Promotion gelöscht.

Achtung: Der Löschzeitpunkt muss in der Zukunft liegen und die automatische Löschung zum Löschzeitpunkt wird um 02:00:00 Uhr durchgeführt. Soll also ein Profil „direkt“ gelöscht werden, so ist das morgige Datum als Löschzeitpunkt zu wählen.