Der Prozess rund um die Abrechnung von Einsätzen ist im Hilfe-Artikel „Wie kann ich eine Einsatz-Abrechnung erstellen?“ beschrieben. Wichtig ist hierbei, dass eine Einsatz-Abrechnung keine Rechnung im Sinne eines steuerlichen Dokuments darstellt, sondern eine Aufstellung von Positionen und Leistungen zur Vergütung und Abrechnung des jeweiligen Einsatzes. Die Einsatz-Abrechnungen können in einem dialogorientierten Prozess zwischen der Agentur und dem Promoter/Mitarbeiter modifiziert und abgeglichen werden, bis beide Seiten diese akzeptieren (siehe hierzu auch: „Wie funktioniert der Abrechnungsprozess in iPM_Promotion?“). Am Ende dieses Prozesses hat Einsatz-Abrechnung den Status „Abrechnung abgeschlossen“ und kann über das System nicht mehr geändert werden.
Wie kann der Promoter eine Rechnung über das System erstellen?
Die Formen der Zusammenarbeit zwischen Agenturen und Promotern sind weiterhin vielfältig. Über die Funktion zur Einsatz-Abrechnung kann der Abrechnungsprozess sowohl mit Freiberuflern als auch mit Beschäftigten vorbereitet und gesteuert werden, da unabhängig von der Form der Zusammenarbeit der Prozess rund um die Abstimmung um die Frage des Einsatz-Verdienstes gegeben ist.
Ein selbstständiger Promoter muss seine Leistungen jedoch zum Abschluss noch in einer steuerlich konformen Rechnung an die Agentur übersenden. Ein Weg hierzu ist die Rechnungsfunktion im Promoterportal: Auf Basis bestehender abgeschlossener Einsatz-Abrechnungen kann der Promoter Rechnungen erstellen. Hierzu wählt er im Bereich „abgeschlossene Einsatz-Abrechnungen“ die entsprechenden Einsatz-Abrechnungen und erzeugt über die Sammelaktion „Rechnung erstellen“ eine neue Rechnung zu diesen Einsatz-Abrechnungen. Das System rechnet hierbei die Beträge der abgestimmten und abgeschlossenen Einsatz-Abrechnungen zusammen und generiert eine neue Rechnung. Diese Rechnung ist anschließend im Bereich „Abrechnungen → Rechnungen“ zu finden und kann hier als PDF-Dokument, auf dem alle steuerlich relevanten Angaben enthalten sind, sowohl vom Promoter selbst, als auch von der Agentur heruntergeladen werden.
Welche Bedingungen müssen zur Abrechnung über das System erfüllt sein?
Damit der Promoter die Einsatz-Abrechnungen über das System als Rechnungen zusammenfassen und weiter verarbeiten kann sind folgende Einstellungen erforderlich:
- beim Profil muss bei den „bürokratischen Informationen“ die Abrechnung über das System erlaubt und freigeschaltet werden.
- die Einsätze müssen als Freelancer/Selbstständiger über das System durchgeführt worden sein.
Posteingang, Zahlung und Kategorisierung von Rechnungen
Zu den von den Promotern erstellten Rechnungen können agenturseitig Funktionen zur Hinterlegung eines Posteingangs, einer Zahlung oder die Kategorisierung von Rechnungen aufgerufen werden. Die entsprechenden Aktionen stehen zu den Rechnungen als Zeilen- und Sammelaktionen zur Verfügung.
