Wie im Artikel „Wie kann ich meinem Kunden Einblick auf die Einsatzplanung geben?“ beschrieben, kann Kundenkontakten über das Kundensystem Einblick auf verschiedene operative Bereiche der Einsatzplanung sowie das Reporting gegeben werden. Über die Kontaktgruppen können diese Zugriffe und Sichten angepasst werden. Somit kann z. B. abgebildet werden, dass die Kontaktgruppe „Vertriebsleitung“ sowohl unterbesetzte, besetzte als auch stornierte Termine sehen soll, die Kontaktgruppe „Außendienstmitarbeiter“ jedoch nur die Termine sehen soll, die vom Markt bereits bestätigt wurden.
Kontaktgruppen zur Definition von Funktionsrechten und Sichtbarkeiten
Unter „Kontakte/CRM“ → Kontaktgruppen/Rechte können bestehende Kontaktgruppen eingesehen, bearbeitet und neue Kontaktgruppen erstellt werden. Die Erstellung läuft über einen Workflow, bei dem folgende Schritte durchlaufen werden:
- Im ersten Schritt der Erstellung einer neuen Kontaktgruppe werden die allgemeinen Angaben festgelegt. Hierzu zählt die Bezeichnung der Kontaktgruppe, die Beschreibung sowie der Status (aktiv/inaktiv). Wichtig ist hierbei, dass nur aktive Kontaktgruppen „greifen“, d. h. in einer inaktiven Kontaktgruppe werden alle Rechte/Sichtbarkeiten igonriert.
- Im zweiten Schritt werden die Rechte festgelegt. Über die Rechte wird bestimmt, auf welche Bereiche der Kontakt/Kunde im Kundensystem zugreifen kann, also ob er z. B. Projekte, Jobs, Termine oder Einsätze ansehen/auflisten kann. Auch der Zugriff auf Unterbereiche, z. B. die Aktionsstandorte in einem Projekt, kann über die Rechte festgelegt werden.
- Im dritten Schritt werden die Sichtbarkeiten festgelegt. Hier wird spezifiziert, welche Daten der Kunde in den jeweiligen Bereichen einsehen kann. Hierüber kann z. B. festgelegt werden, dass der Kunde nur aktive Jobs, die nicht storniert wurden, einsehen kann oder nur bereits besetzte Termine. Ebenso wird bei den Sichtbarkeiten gesteuert, ob der Kunde gewisse Statusinformationen und Details zu einzelnen Datensätzen online sehen kann. Soll der Kunde den Besetzungsstatus eines Termins sehen? Soll der Kunde im Status sehen, ob zu dem Einsatz bereits ein CheckIn hinterlegt wurde? Die Ausgabe dieser Informationen kann über verschiedene Details/Status-Settings eingestellt werden.
- Im letzten Schritt des Workflows werden alle hinterlegten Angaben im Überblick ausgegeben. Mit dem Klick auf „Speichern und beenden“ wird der Workflow abgeschlossen.
Zusammenspiel zwischen Sichtbarkeiten der Kontaktgruppe und der Gebiete
Wir fassen noch einmal zusammen: Die Rechte legen fest, auf welchen Bereich ein Kunde zugreifen kann, die Sichtbarkeiten dagegen, welche Daten er in den jeweiligen Bereichen einsehen kann.
Die Einsicht der Daten spielt natürlich mit der Zuordnung zu den Projekten und der Definition von Gebieten für die Sichtbarkeiten zusammen (so wie unter „Wie kann ich meinem Kunden Einblick auf die Einsatzplanung geben?“ beschrieben). Wenn also z. B. festgelegt wurde, dass der Kunde nur besetzte Termine, die nicht storniert wurden, sehen soll, dann sieht er diese Termine natürlich nur für die Projekte, denen er explizit zugeordnet wurde. Wurde bei den Projekten zusätzlich noch angegeben, dass die Sichtbarkeit auf Basis der Gebiete eingeschränkt werden soll, so sieht der Kunde nur die Daten aus seinen Projekten und seinen Gebieten und den weiteren Sichtbarkeitseinstellungen aus der Kontaktgruppe.
