Spezielle Aktionstypen erfordern spezielle Maßnahmen: Bei einigen Aktionstypen wie z. B. Merchandising oder Umbauaktionen liegt die Verantwortung für die Terminierung bei den Promotern selbst. Hierbei ist der Promoter also für eine bestimmte Zusammenstellung an Märkten/Einsatzhäusern zuständig (z. B. in einem bestimmten Gebiet/einer Region) und muss/soll mit diesen eigenständig in einem bestimmten Zeitraum Termine vereinbaren und Aktionen durchführen. Im Gegensatz zur klassischen Promotion, bei der die Einsatzplanung durch die Agentur/das Back-Office durchgeführt wird, gibt es hier also einen ganz anderen Planungs- und Dispositionsprozess.
Eigenständige Terminierung/Selbstbuchung zu Jobs aktivieren
Damit der Prozess der Selbst-Terminierung/Selbstbuchung in iPM_Promotion genutzt werden kann, muss dies innerhalb der Projekte/Jobs entsprechend hinterlegt und konfiguriert werden. Hierzu ist in den Ausschreibungsoptionen über die Funktion „Ausschreibung & Bewerbung bearbeiten“ die Angabe „Sollen die Promoter eigenständig neue Termine/Einsätze planen (Selbstbuchung)?“ auf ja zu stellen.
Wichtig: Die Funktion zur Selbstbuchung ist nur für die Profile verfügbar, die auf Jobebene auf den Job gebucht wurden. Sind dem Job z. B. fünf Profile zugeordnet und nur eins dieser Profile wurde auf Jobebene gebucht, so kann nur dieses Profil die Termin- und Einsatzplanung durchführen.
Daneben kann festgelegt werden, ob im Rahmen der Termin-Erstellung die Kategorisierung der Termine möglich sein soll und ob eine externe Notiz zum Termin als Freitext angegeben werden kann. Diese Angaben sind jedoch optional.
Achtung: Werden bei den „Weiterführenden Angaben zur Selbstbuchung“ die Kategorien oder externen Termin-Notizen ausgewählt, stehen neben der Hinterlegung im Prozess der Termin-Erstellung auch die entsprechenden Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Hierbei ist die Bearbeitung von Kategorien und externen Termin-Notizen durch den Promoter nur für eigens erstellte und in der Zukunft liegende Termine möglich.
Damit der Promoter Zugriff auf die Aktionsstandorte des Jobs erhält, ist die Einstellung „Ausgabe der Aktionsstandorte des Jobs im Cockpit für Promoter“ entsprechend zu setzen. Hierbei kann gewählt werden, welche Daten der Aktionsstandorte der Promoter online einsehen soll (z. B. mit oder ohne die Ansprechpartner in den Märkten).
Selbstbuchungsfunktion im Job-Cockpit im Promoterportal
Den Promotern steht die Funktion „Termine/Einsätze planen“ direkt im Job-Cockpit des entsprechenden Jobs in den Cockpit-Aktionen oder als Zeilenaktion beim entsprechenden Aktionsstandort (sofern Einsicht/Zugriff auf die Aktionsstandorte eingeräumt wurde) zur Verfügung. Im Rahmen der Funktion kann der Promoter in einem Schritt an einem oder mehreren Tagen Termine für den gewählten Aktionsstandort in den angegebenen Zeiten erstellen. Ob hierbei auch Termin-Kategorien und externe Termin-Notizen festgelegt werden können, liegt an der Einstellung/Vorgabe, die im Job definiert wurde.
Wichtig: Das System trennt die beiden Bereiche Termin und Einsatz (siehe hierzu auch den Hilfe-Artikel „Was ist der Unterschied zwischen einem Termin und einem Einsatz?“). Daher ist es systemisch im Rahmen der Selbstbuchung erforderlich, dass der Promoter einen neuen Termin erstellt und sich selber direkt auf diesen Termin einbucht. Es entsteht also ein neuer Termin im System sowie ein neuer Einsatz mit dem Einsatzstatus „Einsatz wurde gebucht“.
Nach der Erstellung/Planung neuer Termine/Einsätze sind diese im Job-Cockpit direkt im Bereich „Meine Einsätze“ zu finden. Hier stehen entsprechend der Einstellung für die vom Promoter erstellten Termine/Einsätze die Zeilenaktionen „Kategorien bearbeiten“ und „Externe Notizen für Promoter bearbeiten“ zur Verfügung.
