Wie können Daten für die Lohnabrechnung für Agenda exportiert werden?

Die Funktionalität rund um den Agenda-Export beinhaltet neben einer spezifischen Export-Datei für die Lohnabrechnungssoftware Agenda verschiedene Funktionen zur Kontrolle und Prüfung der Daten und Angaben, die für die Lohnbuchhaltung bzw. die Lohnabrechnung relevant sind. Zusammengefasst stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Prüfung der Stammdaten auf Vollständigkeit für Lohnabrechnung
  • Information an Promoter/Jobsuchende im Promoterportal über fehlende Stammdaten für die Lohnabrechnung
  • Automatische E-Mail für gebuchte Einsätze pro Profil mit unvollständigen Stammdaten für die Lohnabrechnung
  • Ereignisse/Dokumentation im Profil, wenn Vollständigkeit der Stammdaten für die Lohnabrechnung erreicht wurde
  • Filter nach Profilen mit vollständigen/unvollständigen Daten

Achtung: Die Funktionalität rund um den Agenda-Export ist an ein eigenes Modul gebunden und steht nicht per Default in allen Systemen zur Verfügung. Wenn Sie Interesse an dieser Funktionalität haben, teilen Sie uns dies bitte mit, damit wir das Modul für Sie freischalten können.

Wie erfolgt die Prüfung auf die Vollständigkeit der Stammdaten für die Lohnabrechnung?

Zu den Profilen ist direkt in der Verwaltung über einen Status ersichtlich, ob die Stammdaten für die Lohnabrechnung vollständig sind oder nicht. Diese Angaben sind ebenfalls in der Quickview und der Detailansicht des Profils zu sehen. Bei Unvollständigkeit der Stammdaten kann über einen Tooltip auf den Status direkt eingesehen werden, welche Angaben noch fehlen.

Wichtig: Die Ausgabe des Status sowie die Prüfung, ob die Stammdaten vollständig sind oder nicht, wird nur für Profile vorgenommen, bei denen die Beschäftigungsart auf Hauptbeschäftigung oder Nebenbeschäftigung steht!Mit jeder Änderung der Stammdaten prüft das System, ob alle erforderlichen Daten vorliegen oder noch Angaben fehlen. Hierbei werden folgende Angaben geprüft:

  • Personalnummer
  • Vorname
  • Nachname
  • Geburtstag
  • Geschlecht
  • Geburtsland
  • Geburtsort
  • Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land)
  • E-Mail
  • Steuer-Identnummer (inkl. Validierung zum Format der Steuer-Identnummer)
  • Steuerklasse
  • IBAN-Nummer (inkl. Validierung zum Format der IBAN-Nummer)
  • BIC-Nummer
  • Sozialversicherungsnummer (inkl. Validierung zum Format der Sozialversicherungsnummer)

Wurde die Vollständigkeit der Daten erreicht, wird dies über ein spezielles Profil-Ereignis protokolliert. So kann rückwirkend jederzeit nachvollzogen werden, wann die Daten vollständig vorlagen.
Im Bereich der Profile kann zudem über die Filter „Stammdaten für die Lohnabrechnung vollständig“ sowie „wurde für Agenda exportiert“ explizit nach den entsprechenden Angaben gesucht und gefiltert werden.

Export für Lohnabrechnungssoftware Agenda

Im Bereich „Dateien → Exporte“ ist die Export-Funktion für die Abrechnungsdaten nach Agenda zu finden. In diesem Bereich kann durch einen Klick auf das Plus-Icon am rechten oberen Rand der Tabelle und Wahl des Export-Typs „IPM-Agenda“ der Workflow zum Export der Stamm- und Bewegungsdaten für Agenda gestartet werden. In diesem Workflow wird spezifiziert, welche Daten exportiert werden sollen. Hierbei kann der Zeitraum angegeben werden sowie optional der Export auf bestimmte Profile beschränkt werden (z. B. für Nachberechnungen).

Daneben kann festgelegt werden, ob die Abrechnungen als „exportiert“ gekennzeichnet werden sollen und ob nur solche Abrechnungen exportiert werden sollen, die zuvor noch nicht exportiert wurden. Damit kann sichergestellt werden, dass die Abrechnungen die z. B. an die Buchhaltung gegangen sind, nicht noch einmal exportiert und weitergereicht werden. Nach Abschluss des Workflows wird die Datei über einen Hintergrundprozess erstellt und steht im Bereich „Dateien → Exporte“ zum Download zur Verfügung.

Wichtig: Wurde eine Einsatz-Abrechnung über den Export als exportiert markiert, kann dies nicht rückgängig gemacht werden!

Im Rahmen des Agenda-Exports wird immer eine Excel-Datei erstellt und exportiert. In dieser sind verschiedene Arbeitsblätter mit Stamm- und Bewegungsdaten enthalten. Hierbei werden die Daten für vollständige und unvollständige Profile ebenfalls über die Arbeitsblätter unterschieden. So beinhaltet eine Agenda-Export-Datei die folgenden Arbeitsblätter:

  • unvollständige Stammdaten: Stammdaten mit Angaben/Spalten für Agenda; hierbei werden die Profile berücksichtigt, die eine abgeschlossene Einsatz-Abrechnung im gewählten Export-Zeitraum haben und deren Stammdaten nicht vollständig für die Lohnabrechnung sind
  • vollständige Lohndaten: Lohn-/Bewegungsdaten mit Angaben/Spalten für Agenda; die Angabe zur Lohnart kommt hierbei aus der Angabe „Lohnart/Lohnartennummer“ der Vergütung; hierbei werden die abgeschlossene Einsatz-Abrechnung im gewählten Export-Zeitraum von Profilen mit vollständigen Angaben für die Lohnabrechnung berücksichtigt
  • unvollständige Lohndaten: Lohn-/Bewegungsdaten mit Angaben/Spalten für Agenda; die Angabe zur Lohnart kommt hierbei aus der Angabe „Lohnart/Lohnartennummer“ der Vergütung; hierbei werden die abgeschlossene Einsatz-Abrechnung im gewählten Export-Zeitraum von Profilen mit nicht vollständigen Angaben für die Lohnabrechnung berücksichtigt
  • vollständige Einsatzsabrechnungen: Export aller Einsatz-Abrechnungen mit den gleichen Angaben wie im „iPM-Einsatz-Abrechnungen“-Export (siehe hierzu:Wie exportiere ich Abrechnungsdaten aus dem System? ), gruppiert nach Einsatz-Abrechnungen; hierbei werden die abgeschlossene Einsatz-Abrechnung im gewählten Export-Zeitraum von Profilen mit vollständigen Angaben für die Lohnabrechnung berücksichtigt
  • unvollständige Einsatzsabrechnungen: Export aller Einsatz-Abrechnungen mit den gleichen Angaben wie im „iPM-Einsatz-Abrechnungen“-Export (siehe hierzu:Wie exportiere ich Abrechnungsdaten aus dem System? ), gruppiert nach Einsatz-Abrechnungen; hierbei werden die abgeschlossene Einsatz-Abrechnung im gewählten Export-Zeitraum von Profilen mit nicht vollständigen Angaben für die Lohnabrechnung berücksichtigt
  • vollständige Abrechnungspositionen: Export aller Einsatz-Abrechnungen mit den gleichen Angaben wie im „iPM-Einsatz-Abrechnungen“-Export (siehe hierzu:Wie exportiere ich Abrechnungsdaten aus dem System? ), gruppiert nach den einzelnen Abrechnungspositionen; hierbei werden die abgeschlossene Einsatz-Abrechnung im gewählten Export-Zeitraum von Profilen mit vollständigen Angaben für die Lohnabrechnung berücksichtigt
  • unvollständige Abrechnungspositionen: Export aller Einsatz-Abrechnungen mit den gleichen Angaben wie im „iPM-Einsatz-Abrechnungen“-Export (siehe hierzu:Wie exportiere ich Abrechnungsdaten aus dem System? ), gruppiert nach den einzelnen Abrechnungspositionen; hierbei werden die abgeschlossene Einsatz-Abrechnung im gewählten Export-Zeitraum von Profilen mit nicht vollständigen Angaben für die Lohnabrechnung berücksichtigt

Information im Promoterportal und automatischer Reminder
Im Promoterportal sehen die Promoter direkt nach dem Login oben auf der Startseite in einer deutlich sichtbaren Ausgabe, welche Angaben im Profil für eine korrekte Lohnabrechnung noch fehlen. Auch in der Detailansicht der eigenen Angaben unter „Meine Daten“ ist diese Information als Status einsehbar.

Daneben gibt es unter „Admin → Systembenachrichtigungen“ die Möglichkeit, eine automatische E-Mail an die Profile zu senden, deren Stammdaten für die Lohnabrechnung unvollständig sind. Diese Profile müssen einen gebuchten Einsatz von Jobs die nicht inaktiv im angegebenen Zeitfenster haben. Ebenso müssen die Profile als Beschäftige im System geführt wird.

Über diesen Reminder kann hinterlegt werden, dass in einem gewünschten Intervall (z. B monatlich) zu einem bestimmten Ausführungspunkt (z. B. am 20. jedes Monats um 10:00 Uhr) eine automatische E-Mail an die entsprechenden Profile gesendet wird. Das Zeitfenster spannt hierbei die Bedingung auf welche Einsätze berücksichtigt werden sollen, also z. B. nur Einsätze aus dem aktuellen Kalendermonat oder zusätzlich auch die bereits für den kommenden Monat geplanten Einsätze.