Wie kann ich meine Einsätze über das System abrechnen?

Sind die Einsätze zu den Jobs durchgeführt, können über das System auch die Einsatz-Abrechnungen vorbereitet werden. Hierbei unterstüzt das System bei der Berechnung der Beträge auf Basis der im System hinterlegten Vergütungen. So können Tages- oder Stundensätze, Prämien, Kilometergeld oder auch Provisionen automatisch vom System errechnet werden. Eine Anpassung dieser Positionen ist im Rahemen des Prozesses jederzeit möglich.

Beispiel: Im Rahmen eines Jobs wurde ein Einsatz durchgeführt. Zu diesem Einsatz wurde ein Stundensatz von 12,00 € und eine Pünktlichkeitsprämie von 10,00 € vereinbart. Über die Zeitenerfassung wurden am Einsatztag ein CheckIn und CheckOut hinterlegt. Im Rahmen der Einsatz-Abrechnung berechnet das System nun automatisch die Zeiten sowie die Prämie und bereitet dies in einer Einsatz-Abrechnung vor.

Wie kann ich Einsatz-Abrechnungen über das System generieren und wie ist hier der Workflow?

Im System wird jeder einzelne Einsatz getrennt und unabhängig voneinander abgerechnet. Hast du also 5 gebuchte Einsätze im System, so hast du anschließend hierzu 5 Einsatz-Abrechnungen. Die Erstellung dieser Einsatz-Abrechnungen kann entweder durch die Agentur vorbereitet vorgenommen und dann an dich weitergeleitet werden oder aber von dir selbst initiiert und durchgeführt werden.

In der Navigation des Systems ist unter dem Punkt „Abrechnungen“ der Unterpunkt „Einsatz-Abrechnungen“ zu finden. Hier sind alle über das System generierten Einsatz-Abrechnungen zu finden – aufgeteilt nach dem jeweiligen Status.

Im Bereich „fehlende Einsatz-Abrechnungen“ sind die Einsätze zu finden, zu denen noch keine Einsatz-Abrechnung über das System generiert wurde und die von dir vorbereitet werden können. Um zu diesen Einsätzen eine neue Einsatz-Abrechnung zu erstellen, ist die Aktion „Einsatz-Abrechnung erstellen/vorbereiten“ als Zeilen- oder Sammelaktion aufzurufen. Nach der Bestätigung der Aktion erstellt das System pro gewähltem Einsatz eine neue Einsatz-Abrechnung.

Die so erstellten oder von der Agentur vorbereiteten und an mich weitergeleiteten Einsatz-Abrechnungen sind anschließend im Bereich „zu prüfenden Einsatz-Abrechnungen“ zu finden. Hierbei kann über die Bearbeitung eine Änderung der Inhalte der Einsatz-Abrechnung vorgenommen werden. So können bestehende Positionen geändert, gelöscht oder auch neue Positionen auf der Abrechnung hinzugefügt werden.

Wichtig: Wird eine Änderung an einer Einsatz-Abrechnung vorgenommen, ist hierfür im zweiten Schritt des Workflows eine kurze Notiz zu hinterlegen. Die Einsatz-Abrechnung ist anschließend im Bereich „geänderte Einsatz-Abrechnungen“ zu finden. Hier können noch weitere Änderungen vorgenommen wurden. Die hinterlegten Änderungen müssen nun von der Agentur bestätigt oder abgelehnt werden.

Soll keine Änderung an der Einsatz-Abrechnung vorgenommen werden, können die Einsatz-Abrechnungen über die Zeilen- oder Sammelaktion „Einsatz-Abrechnung bestätigen“ bestätigt werden. Damit wird der Agentur mitgeteilt, dass alle Inhalte und Positionen zu dieser Einsatz-Abrechnung korrekt sind.

Wichtig: Nach der Bestätigung einer Einsatz-Abrechnung kannst du keine Änderungen an dieser mehr vornehmen!

Die Agentur muss die bestätigten Einsatz-Abrechnungen nun noch einmal final gegenprüfen und abschließen. Eine abgeschlossene Einsatz-Abrechnung kann dann weder von dir noch von der Agentur geändert werden. Die abgeschlossenen Einsatz-Abrechnungen sind im Bereich „abgeschlossene Einsatz-Abrechnungen“ zu finden.

Zusammenfassung von Einsatz-Abrechnungen in Rechnungen

Die abgeschlossenen und damit beidseitig bestätigten Einsatz-Abrechnungen können über das System in Rechnungen/Dokumenten zusammengefasst werden. Hierfür ist im Bereich „abgeschlossene Einsatz-Abrechnungen“ die Zeilen- bzw. Sammelaktion „Rechnung erstellen“ aufzurufen. Das System startet nun einen Workflow, bei dem im ersten Schritt allgemeine Angaben zur Rechnung wie ein Titel oder eine Rechnungsnummer hinterlegt werden können. Einige Werte sind bereits vom System vorausgefüllt, können aber noch geändert werden.

Mit dem Abschluss des Workflows errechnet und erstellt das System eine neue Rechnung. Diese ist im Bereich „Abrechnung → Rechnungen“ zu finden und kann hier als PDF-Dokument heruntergeladen werden.

Wichtig: Auf der Rechnung enthaltene Angaben wie deine Adresse, deine Bankverbindung oder deine Steuernummer kommen aus deinem Profil automatisch auf die Rechnung und müssen daher hier nicht mit angegeben werden.