Der Buchungsprozess rund um Promotion-Aktionen ist ein komplizierter Ablauf, bei dem viele verschiedene Varianten vorkommen können. So kann es sein, dass eine Agentur mit selbstständigen Promotern arbeitet, die andere aber mit kurzfristig Beschäftigten. Dies hat großen Einfluss auf die Vertragsgestaltung: Häufig gibt es es einen grundlegenden Arbeits- oder Rahmenvertrag, der dann durch konkretisierende Aktionsvereinbarungen im Detail weiter verfeinert und detailliert wird. Die Generierung der Aktionsvereinbarungen im Rahmen des Rückmeldeprozesses wird im Hilfe-Artikel „Wie kann ein Promoter im Rahmen seiner Rückmeldung Aktionsvereinbarungen/Vertragsbedingungen zustimmen?“ erläutert.
Um einen aktionsübergreifenden personenbezogenen Vertrag im System zu hinterlegen, kann das Konzept der Aktionsvereinbarungen durch die Vertragsfunktionalität ergänzt werden. Die Verträge, die hierbei generiert werden, beziehen sich immer auf eine Person und einen bestimmten Zeitraum. Die entsprechenden Verträge werden systemisch generiert und in nicht-änderbarer Form gespeichert, Promoter werden per E-Mail über neue Verträge informiert und können diese dann im Promoterportal einsehen und als PDF-Datei herunterladen. Die Agentur kann wiederum den postalischen Eingang zu den Verträgen hinterlegen.
Textbausteine als Inhalte für die generierten Verträge
Die Verträge werden mit Inhalten von Textbausteinen erstellt. Die gewünschten Vertragsinhalte sind also im Bereich „Admin → Textbausteine“ zu hinterlegen. Für die Erstellung neuer Textbausteine gehen Sie wie folgt vor:
- Starten Sie im Bereich „Admin > Textbausteine“ durch einen Klick auf den +-Button den Workflow zum Hinzufügen von neuen Textbausteinen.
- Hinterlegen Sie die Inhalte für den Vertrag im Textbaustein. Hierbei können Sie sowohl Profil-Platzhalter als auch Vertrags-Platzhalter einbinden. Setzen Sie die Option „Vorlage zur Dokumenten-Generierung“ auf ja.
- Beenden und speichern Sie den neuen Textbaustein.
Erstellen von Verträgen zu Personen
Sind die Vertragsinhalte als Textbausteine im System hinterlegt, kann die Generierung der Verträge vorgenommen werden. Für die Erstellung von Verträgen zu Profilen gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie im Bereich der Profile die Funktion „Vertrag hinzufügen/generieren“ als Zeilen- oder Sammelaktion für die gewünschten Profile, für die ein Vertrag erstellt werden soll, auf. Dies startet den Workflow der Vertrags-Generierung.
- Hinterlegen Sie die gewünschten Angaben zum Vertrag. Hierzu zählen neben dem Titel und der Beschreibung insbesondere die Laufzeit, die Vertragsart sowie der Textbaustein, dessen Inhalte für die Vertragsgenerierung verwendet werden sollen.
Wichtig: Im Rahmen der Vertragserstellung prüft das System, ob es für den angegebenen Zeitraum bereits einen Vertrag für das Profil im System gibt. Ist dies der Fall, wird ein entsprechender Konflikt ausgegeben. - Im zweiten Schritt des Workflows können PDF-Dateien als Anhänge hochgeladen und hinzugefügt werden. Diese Dateien werden dann im PDF-Download des Vertrags als eigene Seiten dem Inhalt des Vertrags angehängt.
- Speichern und beenden Sie den Workflow.
Die neuen Verträge sind nun im Bereich „Profile → Verträge“ zu finden und stehen dem Promoter im Promoterportal unter „Meine Daten → Verträge“ zum Download zur Verfügung. Die Downloads der Verträge werden systemisch protokolliert, sodass agenturseitig eingesehen werden kann, wie oft und wann der letzte Download des Vertrags erfolgt ist.
Der Promoter kann über eine E-Mail automatisch über neue Verträge informiert werden. Hierzu muss im Bereich der Systembenachrichtigungen für das Ereignis „Erstellung von Vertrag zu Profil“ eine entsprechende Benachrichtigung mit einer E-Mail-Vorlage hinterlegt werden.
Wichtig: Ein generierter Vertrag kann nicht mehr geändert werden! Sollte also im Inhalt ein Fehler sein, muss der Vertrag gelöscht und neu generiert werden!
Operatives Handling von Verträgen
Im Bereich „Profile → Verträge“ sind die im System generierten Verträge zu finden. Zu den Verträgen kann über die Aktion „Vertrag bestätigen/Eingang hinterlegen“ angegeben werden, ob dieser Vertrag bestätigt wurde/eingegangen ist und ob er vollständig eingegangen ist. Ebenso kann hier eine Notiz als Freitext hinterlegt werden. Innerhalb der Verträge kann nach diesen Angaben dann über Filter gesucht werden.
Die Verträge haben zudem eine Auswirkung auf die operative Einsatzplanung. So wird im Rahmen der Konfliktprüfung geprüft, ob für die gewählten Planungstage ein bestätigter Vertrag für das Profil vorliegt. Ist dies nicht der Fall, löst dies einen entsprechenden Planungskonflikt aus. Dieser kann auf Wunsch agenturseitig jederzeit ignoriert werden, sodass die Planung dennoch vorgenommen werden kann.
