Sie haben beispielsweise einen Gewerbeschein von einem Ihrer Promoter zugeschickt bekommen oder ein sonstiges Dokument, das Sie gerne zu den Unterlagen in iPM_Promotion speichern wollen? Das ist kein Problem. Zu jedem Profil können im Profil-Cockpit im Unterbereich Dokumente beliebig viele Dokumente hinterlegt werden.
Dokumente hinzufügen
Nach dem Einloggen wählen Sie den Bereich „Profile“, das gewünschte Profil-Cockpit und dann den Reiter „Dokumente“. Hier sind eventuell bereits hinterlegte Dokumente von Ihrem Promoter gespeichert. Über den +-Button können Sie weitere Dokumente hochladen. Das Hochladen funktioniert über einen Workflow in drei Schritten:
1) Dokument hinzufügen: Hier müssen Sie angeben, um was für einen Dokumententyp es sich handelt. Dafür sind bereits Typen vorgegeben, wie z. B. Gewerbeschein, Lohnsteuerkarte, Krankenversicherungsnachweis, Lebenslauf, BfA-Befreiung, etc. Ebenso können Sie zu dem Dokument optional noch eine kurze Beschreibung hinterlegen und das Ausstellungsdatum vermerken.
2) Datei anhängen: Hier können Sie beliebige Dateiformate hochladen (z. B. .pdf, .png, .jpeg, .doc, .xls, .odt, .ods, etc.).
3) Zusammenfassung: Hier sehen Sie das hochgeladene Dokument und überprüfen, ob alles korrekt ist.
Um den Vorgang abzuschließen, drücken Sie den Button „Speichern und Beenden“. Das Dokument ist nun im Bereich „Profile“ > „Profil-Cockpit“ des jeweiligen Profils > „Dokumente“ zu finden.
Dokument ändern
Falls Sie beim Hochladen eines Dokuments einen Fehler bei der Beschreibung oder dem Dokumententyp gemacht haben, können Sie diesen auch schnell im Nachhinein beheben. Über die Direktaktion „Dokument bearbeiten“ können Sie den Dokumententyp, die Beschreibung und das Ausstellungsdatum noch ändern bzw. ergänzen, falls noch nichts hinterlegt ist.
Dokumente löschen
Sind hinterlegte Dokumente, wie z. B. ein Gewerbeschein, eine Lohnsteuerkarte oder eine Immatrikulationsbescheinigung, nicht mehr aktuell oder gültig, können Sie diese jederzeit löschen und die aktuelle Version dafür hochladen. Ein Dokument löschen Sie, indem Sie im Bereich „Profile“ > „Profil-Cockpit“ des jeweiligen Profils > „Dokumente“ die Direktaktion „Dokument löschen“ anklicken.
Über die Sammelaktionen können Sie auch gleichzeitig mehrere Dokumente löschen, indem Sie vorher die Dokumente, die gelöscht werden sollen, markieren und dann die Sammelaktion „Dokumente löschen“ wählen.
Merke: Ihre Promoter können über das Promotersystem eigenständig Dokumente ändern oder hinzufügen sowie Profilangaben aktuell halten. Dazu müssen sich diese lediglich in Ihrem Promotersystem registirieren.
Dokumente sperren
Sie haben in iPM_Promotion auch die Möglichkeit, Dokumente vor dem Hintergrund von Aufbewahrungsfristen zu sperren. Gesperrte Dokumente können von Ihren Promotern über das Promotersystem nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden. Ein Dokument sperren Sie, indem Sie im Bereich „Profile“ > „Profil-Cockpit“ des jeweiligen Profils > „Dokumente“ die Direktaktion „Dokument sperren“ anklicken. 
