Es gibt Aktionstypen, bei denen klar vorgegeben ist, bei welchen fixen Terminen welche Einsatzhäuser im Rahmen einer Aktion besucht werden müssen. Bei anderen Aktionstypen ist die Gestaltung der konkreten Terminierung flexibler. Häufig bestimmen hierbei andere Faktoren, wie die Verfügbarkeit bestimmter Personen, wann ein Markt im Rahmen einer Aktion besucht wird.
Um die Einsatzplanung auf Basis der hinterlegten Verfügbarkeiten einzelner Personen durchführen zu können, gibt es die Funktion „Termine erstellen und Einsätze planen“. Diese ist direkt in den Kalender-Aktionen im Kalender im Cockpit eines Profils zu finden.
Erstellung von Terminen und Einsätzen
Im Profil-Kalender kann die Verfügbarkeit des Profils eingesehen und bearbeitet werden (siehe hierfür auch: „Wie kann ich die Verfügbarkeit eines Promoters einsehen und bearbeiten?“). Auf Basis dieser Information kann über die Funktion „Termine erstellen und Einsätze planen“ direkt aus dem Kalender ein Planungsprozess der Einsatzplanung gestartet werden.
Im Rahmen dieses Planungsprozesses können im ersten Schritt die allgemeinen Planungsdaten festgelegt werden. Dies sind zunächst der Job und ggf. ein Aktionsstandort von diesem Job. Bei den Jobs stehen hierbei alle Jobs zur Auswahl, denen die Person bereits zugeordnet ist und der Job dem Profil somit als Angebot ausgeschrieben wurde. Fehlt hier ein Job, muss also zunächst diese Zuordnung hergestellt werden, z. B. direkt aus dem Profil-Cockpit über die Cockpit-Aktion „Profil zu Job zuordnen“.
Die Auswahl eines Aktionsstandorts ist optional. Wird hier ein Aktionsstandort gewählt, wird dieser als Standard übernommen, kann jedoch in den weiteren Schritten des Planungsprozesses noch pro Termin geändert oder zurückgesetzt werden.
Über die „Planungsaktion“ legen wir fest, in welcher Phase des Buchungsprozesses wir beginnen wollen, also ob wir gewählte Profile für die Termine anfragen, ihnen zusagen oder sie direkt buchen möchten.
Achtung: Im Rahmen der Einsatzplanung werden verschiedene Konflikte und Kollisionen geprüft, z. B. die Doppelbuchung einer Person oder die Nicht-Verfügbarkeit einer Person. Tritt ein derartiger Konflikt auf, kann dieser ignoriert und überschrieben werden, d. h. der Prozess kann trotz der Meldung gezielt fortgesetzt werden. Weitere Informationen zu den Konflikt- und Kollisionsmeldungen finden Sie im Artikel „Welche Konflikte und Kollisionen werden im Rahmen der Einsatzplanung überprüft?“.
Spezifikation von Aktionsstandorten, Einsatzzeiten und Notizen pro Termin
Über die „zusätzlichen Einstellungen“ können per Ja- / Nein-Abfrage weitere Informationen hinterlegt werden. So kann z. B. angegeben werden, ob für die Termine Einsatzzeiten spezifiziert, externe Notizen zu den Terminen hinterlegt oder weitere Aktionsstandorte zu den einzelnen Terminen angegeben werden sollen.
Wird auf Ja geklickt, so erweitert sich der Eingabeworkflow um die einzelnen Punkte. In einem weiteren Schritt können zum Beispiel Aktionsstandorte zu den einzelnen Terminen hinterlegt werden. Da der Aktionsstandort beim Termin nicht zwingend hinterlegt werden muss, können auch Termine ohne die Angabe eines Aktionsstandorts erstellt werden.
Achtung: Die Maske in diesem Planungsprozess ist bewusst klein gehalten. Viele weitere wichtige Angaben können in dieser Sicht nicht zu den Terminen hinterlegt werden (z. B. der Personalbedarf, der Fragebogen für das Aktionsreporting etc.). Diese Angaben werden bei der Erstellung der Termine automatisch vom Job übernommen. Eine nachträgliche Änderung ist für einzelne oder mehrere Termine problemlos möglich.
Auch die genauen Einsatzzeiten und externe Notizen können in weiteren Schritten zu den einzelnen Terminen hinterlegt werden.
Mit Abschluss des Workflows werden im gewählten Job die Termine neu erstellt gemäß der Planungsaktion für ebendiese Termine direkt Einsätze für den gewählten Promoter erstellt. Je nach Planungsaktion und hinterlegten Kommunikationseinstellungen bekommt der Promoter automatisch eine Anfrage-, Zusage- oder Buchungs-E-Mail mit einer Auflistung seiner Termine/Einsätze zugesendet.
Die Besonderheit dieser Aktion liegt darin, dass die beiden getrennten Bereiche „Termine“ und „Einsätze“ hierbei direkt in einem Schritt erstellt werden können. Dies führt bei einer verfügbarkeitszentrierten Planung zu einer deutlich höheren Planungseffizienz.
