Die Erstellung von Einsatz-Abrechnungen ist als Zeilen- und Sammelaktion „Einsatz-Abrechnung erstellen/vorbereiten“ im Bereich der Einsätze zu finden. Voraussetzung für die Erstellung von Einsatz-Abrechnungen ist, dass bei den Einsätzen Vergütungen hinterlegt wurden (siehe hierzu den Hilfetext: „Wie kann ich aktionsbezogene Vergütungen erstellen und hinterlegen?“). Mit dem Aufrufen der Aktion erscheint ein Bestätigungsfenster. In diesem sind auch eventuelle Warnhinweise zu finden.
Wichtig: Wurde für einen Einsatz bereits eine Einsatz-Abrechnung erstellt, so erscheint in dem Bestätigungsfenster hierzu ein Warnhinweis. Die Erstellung einer zweiten/weiteren Einsatz-Abrechnungen zu einem Einsatz wird jedoch nicht unterbunden, da dies für Nachberechnungen erforderlich ist.
Nach dem Erstellen neuer Einsatz-Abrechnungen sind diese im Bereich „Abrechnungen → Einsatz-Abrechnungen“ zu finden. Diese Abrechnungen haben den Abrechnungsstatus „Abrechnung systemisch vorbereitet durch Agentur“. Die Einsatz-Abrechnungen können nun aus der Verwaltung heraus bearbeitet, gelöscht, an den Promoter weitergeleitet oder abgeschlossen werden.
Änderung von Einsatz-Abrechnungen als strukturierter Prozess
Wird die Funktion „Einsatz-Abrechnung bearbeiten“ aufgerufen, so startet ein strukturierter Prozess zur Änderung einer Einsatz-Abrechnung. Im ersten Schritt des Workflows sind in einem Formular die Abrechnungspositionen der Einsatz-Abrechnung zu finden. Zu jeder Abrechnungsposition können hierbei der Titel, die Beschreibung sowie die Einkaufs- und Verkaufswerte bearbeitet werden. Über den Klick auf den Löschen-Button am rechten Rand des Formulars kann eine Abrechnungsposition aus einer Einsatz-Abrechnung entfernt werden.
Neue Abrechnungspositionen können am unteren Rand des Formulars hinzugefügt werden, indem eine Vergütung in dem Auswahlelement ausgewählt wird und der Button „Vergütung hinzufügen“ geklickt wird. Hierbei stehen die Vergütungen zur Auswahl, die für den Einsatz hinterlegt wurden. Durch die Eingabe eines Sternchens (*) erscheinen alle Vergütungen in dem Auswahlelement. Ebenso kann hier über die Texteingabe nach bestimmten Vergütungen gefiltert werden. Wird eine Vergütung ausgewählt und der Button „Vergütung hinzufügen“ geklickt, so wird unten im Formular eine neue Abrechnungsposition hinzugefügt. Diese übernimmt die Werte der gewählten Vergütung. Alle hinterlegten Werte können jedoch geändert werden.
Im zweiten Schritt des Workflows werden ein Grund sowie eine optionale Anmerkung zur Änderung der Einsatz-Abrechnung angegeben. Diese Angaben dienen der Dokumentation, sodass im Nachhinein jederzeit eingesehen werden kann, wer wann und warum welche Änderungen an einer Einsatz-Abrechnung vorgenommen hat.
Im dritten Schritt des Workflows wird eine Zusammenfassung der enthaltenen Abrechnungspositionen ausgegeben. Hierbei werden einmal die Einkaufs- und einmal die Verkaufswerte der enthaltenen Positionen ausgegeben.
Einsatz-Abrechnungs-Cockpit zeigt weitere Details
Aus dem Einsatz-Abrechnungs-Cockpit sind detaillierte Informationen zur Einsatzabrechnung zu finden. Neben einer Zusammenfassung ist eine Aufstellung der Kostenbereiche inkl. Plan-Ist-Vergleichs- und Deckungsbeitragsrechnung zu finden. Ebenso ist im Cockpit eine Auflistung der einzelnen Abrechnungspositionen sowie der Deckungsbeitrag und der Plan-Ist-Kostenvergleich für die einzelnen Abrechnungspositionen zu finden.
Wichtig: Über das Cockpit ist ebenfalls das Bearbeiten und das Löschen einzelner Abrechnungspositionen möglich. Dies ist jedoch eine Expertenaktion und sollte nicht den Standard zur Bearbeitung einer Einsatz-Abrechnung sein. Hintergrund ist, dass diese Aktionen nicht über einen strukturierten Prozess ablaufen und keine Auswirkungen auf den Abrechnungsstatus nehmen.
