Über die Benachrichtigungsabläufe können die Benachrichtigungen festgelegt werden, die entlang der Prozesskette automatisch an bestimmten Stellen versendet werden (siehe auch: Welche Benachrichtigungen/Ereignisse/Events gibt es in iPM_Promotion?). Die Auslöser dieses Nachrichtenversands können vom Nutzer durchgeführte Aktionen sein (z. B. die Buchung eines Einsatzes durch die Agentur), aber auch zeitfenstergebundene Benachrichtigungen. Hierbei werden bestimmte vorhandene Datensätze innerhalb des Systems geprüft. Diese Datensätze müssen in einem bestimmten Zeitfenster liegen. Dieses Zeitfenster wird durch den Nutzer über die Einstellungen innerhalb der Benachrichtigung festgelegt. Ausgehend vom (nächsten) Ausführungsführungszeitpunkt der Benachrichtigung wird ein Zeitfenster gemäß den Angaben „Zeitfenster von“ und „Zeitfenster bis“ aufgespannt. Das Intervall legt fest, in welchem Turnus die Benachrichtigung laufen soll.
Wie hinterlege ich eine Feedback-Erinnerung?
Auch die Feedback-Erinnerung ist eine zeitfenstergebundene Benachrichtigung. Um eine automatische Feedback-Erinnerung zu versenden, muss eine Benachrichtigung für das Ereignis „Erinnerung für Feedback-Abgabe“ innerhalb des Benachrichtigungsablaufs hinterlegt werden. Im Standard-Benachrichtigungsablauf ist eine derartige Benachrichtigung automatisch enthalten. Innerhalb dieser Benachrichtung muss der Status auf „aktiv“ stehen, damit diese Benachrichtungen geprüft und versendet werden. Die Angabe der „E-Mail-Vorlage“ legt fest, welche E-Mails versendet werden sollen, d. h. welche Inhalte in der E-Mail enthalten sein sollen, ist ausschließlich über die E-Mail-Vorlage definiert.
Das betrachtete Zeitfenster spannt sich durch die hinterlegten Angaben um den nächsten Ausführungszeitpunkt auf. Hierbei wird mit relativen Zeitangaben gearbeitet (siehe hierzu auch: http://php.net/manual/de/datetime.formats.relative.php). Als Hilfestellung kann das reell betrachtete Zeitfenster mit einem Klick auf den Button „Zeitfenster anzeigen“ direkt innerhalb des Formulars ausgegeben werden.
Welche Einsätze bekommen eine Erinnerung?
Welche Einsätze eine Erinnerung bekommen, wird über das Zeitfenster festgelegt. Dieses Zeitfenster wird durch relative Angaben um den Ausführungszeitpunkt der Benachrichtigung aufgespannt. Hierbei werden nur gebuchte Einsätze von Jobs, die nicht inaktiv, sind berücksichtigt. Zusätzlich muss bei den Terminen des Jobs ein Fragebogen hinterlegt sein und zu dem Einsatz darf noch kein Feedback/Bericht hinterlegt worden sein. Das heißt: Nur Einsätze, zu denen noch kein Feedback/Bericht eingetragen wurde, bekommen diese Benachrichtigung.
Beispiel 1: Die Feedback-Erinnerung soll zwei Tage nach dem Einsatz versendet werden. Hierfür muss als Intervall „täglich“ gewählt werden sowie eine Uhrzeit für die Ausführung (z. B. 10:00 Uhr). Dies legt fest, dass diese Benachrichtigung also täglich um 10:00 Uhr läuft. Zur Ausführung der Benachrichtigung sollen Einsätze vor zwei Tagen ermittelt werden, also Einsätze, die vorgestern stattgefunden haben. Daher ist bei „Zeitfenster von“ der Wert „-2 days 00:00:00“ und bei „Zeitfenster bis“ der Wert „-2 days 23:59:59“ zu hinterlegen. Dies spannt also ein Zeitfenster zwei Tage in der Vergangenheit, also vorgestern auf. Hierbei soll der ganze Tag betrachtet werden, also die Uhrzeit zwischen 00:00:00 Uhr und 23:59:59 Uhr.
Heute ist z. B. der 10.05.2016. Das aufgespannte Zeitfenster in diesem Beispiel ist somit von 08.05.2016 00:00:00 Uhr bis 08.05.2016 23:59:59 Uhr. Alle gebuchten Einsätze und fehlenden Berichte mit Einsatzende in diesem aufgespannten Zeitfenster bekommen bei der nächsten Ausführung eine Feedback-Erinnerung.
Beispiel 2: Die Feedback-Erinnerung soll immer 2 Stunden nach Einsatzende versendet werden. Hierfür muss als Intervall „stündlich“ gewählt werden. Das Zeitfenster wird von „-3 hours“ bis „-2 hours -1 second“ aufgespannt, weil der Beginn des Einsatzes vom Ausführungszeitpunkt der Benachrichtigung aus gesehen in der Vergangenheit liegt. Damit wird eine Zeitspanne von 3 Stunden bis 2 Stunden und 1 Sekunde vor dem Ausführungszeitpunkt aufgespannt, wobei das Ende des Zeitfensters die volle Stunde nicht mehr beinhalten soll (daher der weitere Abzug einer Sekunde). Dies ist wichtig, um bei der stündlichen Ausführung sicherzustellen, dass Einsätze die Benachrichtigung nicht doppelt erhalten.
Heute ist z. B. der 10.05.2016. Ausgehend von der nächsten Ausführung um 9:00 Uhr wird somit ein Zeitfenster von 10.05.2016 06:00:00 Uhr bis 10.05.2016 06:59:59 Uhr aufgespannt. Auch hier bekommen alle gebuchten Einsätze mit fehlendem Bericht und Einsatzende in diesem aufgespannten Zeitfenster bei der nächsten Ausführung die Feedback-Erinnerung.
