Über die Benachrichtigungsabläufe können die Benachrichtigungen festgelegt werden, die entlang der Prozesskette automatisch an bestimmten Stellen versendet werden (siehe auch: Welche Benachrichtigungen/Ereignisse/Events gibt es in iPM_Promotion?). Die Auslöser dieses Nachrichtenversands können vom Nutzer durchgeführte Aktionen sein (z. B. die Buchung eines Einsatzes durch die Agentur), aber auch zeitfenstergebundene Benachrichtigungen. Hierbei werden bestimmte vorhandene Datensätze innerhalb des Systems geprüft. Diese Datensätze müssen in einem bestimmten Zeitfenster liegen. Dieses Zeitfenster wird durch den Nutzer über die Einstellungen innerhalb der Benachrichtigung festgelegt. Ausgehend vom (nächsten) Ausführungsführungszeitpunkt der Benachrichtigung wird ein Zeitfenster gemäß den Angaben „Zeitfenster von“ und „Zeitfenster bis“ aufgespannt. Das Intervall legt fest, in welchem Turnus die Benachrichtigung laufen soll.
Wie hinterlege ich eine CheckIn-Erinnerung?
So ist auch die CheckIn-Erinnerung eine zeitfenstergebundene Benachrichtigung. Um eine automatische CheckIn-Erinnerung zu versenden, muss eine Benachrichtigung für das Ereignis „Erinnerung für CheckIn/Anmeldung“ innerhalb des Benachrichtigungsablaufs hinterlegt werden. Für eine CheckOut-Erinnerung ist analog ein Ereignis „Erinnerung für CheckOut/Abmeldung“ zu hinterlegen. Im Standard-Benachrichtigungsablauf sind diese Benachrichtigungen automatisch enthalten. Innerhalb dieser Benachrichtung muss der Status auf „aktiv“ stehen, damit diese Benachrichtungen geprüft und versendet werden. Die Angabe der „E-Mail-Vorlage“ legt fest, welche E-Mails versendet werden sollen, d. h. welche Inhalte in der Mail enthalten sein sollen, ist ausschließlich über die E-Mail-Vorlage definiert.
Das betrachtete Zeitfenster spannt sich durch die hinterlegten Angaben um den nächsten Ausführungszeitpunkt auf. Hierbei wird mit relativen Zeitangaben gearbeitet (siehe hierzu auch: http://php.net/manual/de/datetime.formats.relative.php). Als Hilfestellung kann das reell betrachtete Zeitfenster mit einem Klick auf den Button „Zeitfenster anzeigen“ direkt innerhalb des Formulars ausgegeben werden.
Welche Einsätze bekommen eine Erinnerung?
Welche Einsätze eine Erinnerung zur Zeitenerfassung bekommen, wird über das Zeitfenster festgelegt. Hierbei werden nur gebuchte Einsätze von Jobs, die nicht inaktiv sind, berücksichtigt. Zusätzlich muss bei diesen Jobs die Zeitenerfassung aktiviert sein und zu den Einsätzen darf noch kein CheckIn bzw. CheckOut hinterlegt sein.
Beispiel 1: Die Erinnerung für den CheckIn/die Anmeldung soll eine Stunden nach dem Einsatzbeginn versendet werden, wenn die Promoter die Zeiten bis dahin nicht im System hinterlegt haben. Hierfür muss als Intervall „stündlich“ gewählt werden. Ausgehend vom Ausführungszeitpunkt muss somit ein Zeitfenster aufgespannt werden von „-2 hours“ bis „-1 hour -1 second“, wir suchen also nach unangemeldeten Einsätze in der Vergangenheit (daher die negativen Vorzeichen). Damit wird eine Zeitspanne von 2 Stunden bis 1 Stunde und 1 Sekunde vor dem Ausführungszeitpunkt aufgespannt, wobei das Ende der Zeitspanne die volle Stunde nicht mehr beinhalten soll (daher der weitere Abzug einer Sekunde).
Heute ist z. B. der 10.05.2016. Gemäß dem Intervall wird der Automatismus stündlich aufgerufen:
- 10.05.2016 um 9:00 Uhr: von 10.05.2016 07:00:00 Uhr bis 10.05.2016 07:59:59 Uhr
- 10.05.2016 um 10:00 Uhr: von 10.05.2016 08:00:00 Uhr bis 10.05.2016 08:59:59 Uhr
- 10.05.2016 um 11:00 Uhr: von 10.05.2016 09:00:00 Uhr bis 10.05.2016 09:59:59 Uhr
Alle gebuchten Einsätze, zu denen noch kein CheckIn mit Einsatzbeginn in diesem aufgespannten Zeitfenster hinterlegt wurde, bekommen bei der jeweiligen Ausführung der Benachrichtigung die Einsatz-Erinnerung.
Beispiel 2: Die Erinnerung für den CheckIn/die Anmeldung soll täglich um 12:00 Uhr an alle Promoter gesendet werden, die zu diesem Zeitpunkt noch keinen CheckIn hinterlegt haben. Hierfür muss als Intervall „täglich“ gewählt werden. Als Zeitfenster ist „today 00:00:00“ bis „today 12:00:00“ (bzw. „today 23:59:59“) zu hinterlegen.
Heute ist z. B. der 10.05.2016. Ausgehend von der nächsten Ausführung um 12:00 Uhr wird somit ein Zeitfenster von 10.05.2016 00:00:00 Uhr bis 10.05.2016 12:00:00 Uhr aufgespannt. Auch hier bekommen alle gebuchten Einsätze, zu denen noch kein CheckIn mit Einsatzbeginn in diesem aufgespannten Zeitfenster hinterlegt wurde, bei der nächsten Ausführung die Einsatz-Erinnerung.
