Du musst ein bestimmtes Dokument, wie z. B. einen Gewerbeschein, ein Gesundheitszeugnis oder eine Immatrikulationsbescheinigung vorlegen, um einen bestimmten Job ausüben zu können? Das geht ganz einfach über das Promotersystem. Dazu musst du nicht extra Dokumente per Post oder E-Mail verschicken.
Dokumente hinzufügen
Nach dem Einloggen ins Promotersystem wählst du den Bereich „Meine Daten“ und dann den Reiter „Dokumente“. Hier sind eventuell bereits hinterlegte Dokumente von dir gespeichert. Über den +-Button kannst du weitere Dokumente hochladen, die deiner Agentur analog in ihrem Agentursystem zur Verfügung stehen. Das Hochladen funktioniert über einen Workflow in drei Schritten:
1) Dokument hinzufügen: Hier musst du angeben, um was für einen Dokumententyp es sich handelt. Dafür sind bereits Typen vorgegeben, wie z. B. Lohnsteuerkarte, Krankenversicherungsnachweis, Lebenslauf, BfA-Befreiung, etc. Ebenso kannst du zu dem Dokument optional noch eine kurze Beschreibung hinterlegen und das Ausstellungsdatum vermerken.
2) Datei anhängen: Hier kannst du beliebige Dateiformate hochladen (z. B. .pdf, .png, .jpeg, .doc, .xls, .odt, .ods, etc.).
3) Zusammenfassung: Hier siehst du dein hochgeladenes Dokument und überprüfst, ob alles korrekt ist.
Um den Vorgang abzuschließen, drückst du den Button „Speichern und Beenden“. Dein Dokument ist nun im Bereich „Meine Daten“ > „Dokumente“ zu finden. Analog sieht deine Agentur die von dir hinterlegten Dokumente.
Dokument ändern
Falls du beim Hochladen deiner Dokumente einen Fehler bei der Beschreibung oder dem Dokumententyp gemacht hast, kannst du diesen auch schnell im Nachhinein beheben. Über die Zeilenaktion „Dokument bearbeiten“ kannst du den Dokumententyp, die Beschreibung und das Ausstellungsdatum noch ändern bzw. ergänzen, falls noch nichts hinterlegt ist.
Dokumente löschen
Sind hinterlegte Dokumente, wie z. B. deine Lohnsteuerkarte, nicht mehr aktuell, kannst du diese jederzeit auch löschen und die aktuelle Version dafür hochladen. Ein Dokument löschst du, indem du im Bereich „Meine Daten“ > „Dokumente“ die Zeilenaktion „Dokument löschen“ anklickst. Die gelöschten Dokumente werden vollständig aus dem Promotersystem entfernt.
Über die Sammelaktionen kannst du auch gleichzeitig mehrere Dokumente löschen, indem du vorher die Dokumente, die gelöscht werden sollen, markierst und dann die Sammelaktion „Dokumente löschen“ wählst.
Achtung: Deine Agentur hat die Möglichkeit, Dokumente vor dem Hintergrund von Aufbewahrungsfristen zu sperren. Gesperrte Dokumente können von dir nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.
