Die Abbildung einer Aktion im System erfolgt über mehrere Schritte und Ebenen. Es müssen im System also zunächst verschiedene Angaben hinterlegt werden, bis ich einen Job an Profile/Promoter aus meiner Kartei ausschreiben kann. Dies wird in den Hilfeartikel „Wie bilde ich eine Aktion im System ab?“, „Wie erstelle ich ein neues Projekt?“ und „Wie erstelle ich einen neuen Job?“ sehr detailliert beschrieben. Kurz zusammengefasst muss ein neues Projekt hierfür erstellt werden. In diesem Projekt muss dann ein Aktionsstandort hinterlegt werden (d. h. die Adresse, wo gearbeitet werden soll). Ebenso muss ein neuer Job im System erstellt werden. Dieser Job kann dann an die Promoter ausgeschrieben werden. Falls gewünscht müssen in dem Job zusätzlich noch die konkreten Termine, also die Tage, an denen die Einsätze stattfinden und gearbeitet werden soll, erstellt und hinterlegt werden.
Die Erstellung dieser ganzen Daten und Angaben wird auf verschiedenen Ebenen und in verschiedenen Bereichen vorgenommen. Eine neue und sehr einfache Möglichkeit bietet die Funktion „Aktionsabbildung in einem Schritt“. Diese Aktion kann direkt von der Startseite oder Bereich der Projekte aufgerufen werden. Das Besondere an dieser Funktion ist, dass am Ergebnis des Workflows ein neues Projekt mit einem Aktionsstandort sowie ein neuer Job mit Terminen erstellt wird. Mit dem Aufrufen der Aktion wird ein Workflow gestartet, bei dem in verschiedenen Schritten folgende Angaben hinterlegt werden können:
1.) Allgemeine Aktionsdaten: Im ersten Schritt des Workflows werden die allgemeinen Aktionsdaten festgelegt. Die hier angegeben Daten wie der Name, die Nummer und die interne Beschreibung werden sowohl beim Projekt als auch beim erstellten Job hinterlegt und sind die internen Bezeichnungen, d. h. diese Angaben sind für den Promoter online im Promoterportal nicht ersichtlich. Der Personalbedarf legt fest, wie viel Personal pro Job/Termin benötigt wird.
2.) Zeitraum und Einsatzzeiten: In diesem Schritt werden der Zeitraum und die Kern-Einsatzzeiten der Aktion festgelegt. Im Kalender können zudem einzelne Tage ausgewählt werden. An den gewählten Tagen werden dann die Termine erstellt.
Wichtig: Die erstellten Termine haben alle die gleichen Zeiten und Einstellungen. Gibt es hier Abweichungen, müssen diese nach dem Abschluss des Workflows bei den einzelnen Terminen geändert und hinterlegt werden.
3.) Aktionsstandort: Der Aktionsstandort ist die Adresse und der Ort, an dem der Job/die Termine durchgeführt werden. Kleiner Tipp: Als Eingabehilfe können im oberen Bereich der Maske die Daten eines bestehenden Aktionsstandortes aus dem System einfach und schnell in das Formular übernommen und übertragen werden.
4.) Ausschreibungsdaten: In diesem Schritt werden die Ausschreibungsdaten hinterlegt, die der Promoter anschließend online zu dem Job einsehen kann. Es handelt sich hierbei also um den Text und die Inhalte des Job-Inserats mit der Aktions- und Tätigkeitsbeschreibung. Kleiner Tipp: Als Eingabehilfe können im oberen Bereich der Maske die Ausschreibungsdaten eines bestehenden Jobs einfach und schnell in das Formular übernommen und übertragen werden.
5.) Vergütungen: In diesem Schritt können bestehende Vergütungen ausgewählt und hinterlegt werden sowie weitere Details und Erläuterungen zu den Vergütungen in Textform in den Vergütungsdetails.
6.) Zusammenfassung: In diesem Schritt werden alle hinterlegten Angaben im Überblick ausgegeben. Mit dem Klick auf „Speichern und beenden“ wird der Workflow abgeschlossen. Der Klick auf „Speichern und Projekt/Job aktivieren und direkt mit der Ausschreibung beginnen“ hingegen ändert den Status des Projekts/Jobs auf „aktiv“ und leitet direkt zur Funktionalität der Job-Ausschreibung weiter.
Wichtig: Im Projekt/Job stecken noch deutlich mehr Angaben und Details, z. B. zu den Ausschreibungsoptionen (d. h. die genau die Ausschreibung und Bewerbungsprozesse auf die Jobs des Projekts ablaufen sollen) oder ob mit einem Tagesbericht im Rahmen der Aktion gearbeitet werden soll. Die Masken zur „Aktionsabbildung in einem Schritt“ sind bewusst klein gehalten, um den Aufwand und die Komplexität bei der Eintragung zu reduzieren. Alle genannten Angaben können nachträglich noch problemlos geändert und verfeinert werden.
