Über die Funktion „Dateien zu Terminen hochladen“ können zu bestehenden Terminen Dateien hinzugefügt werden. Diese Dateien können sowohl im Promoter- als auch im Kundensystem ausgegeben werden. Über diese Funktionalität ist es somit möglich, terminspezifische Informationen wie Briefings, Abspracheformulare etc. im System zu hinterlegen.
Mit dem Aufrufen der Funktion wird ein Workflow gestartet, in dem zunächst über den Dateiupload eine oder mehrere Dateien hochgeladen werden können.
Im zweiten Schritt des Workflows kann eine Beschreibung für die Dateien hinterlegt sowie die externe Sichtbarkeit festgelegt werden. Die externe Sichtbarkeit unterscheidet zwischen Promotern (die noch nicht gebucht sein müssen) und gebuchten Promotern sowie Kunden.
Im Gegensatz zu den Dateien bei Projekten und Jobs haben die Dateien der Termine mehr den Charakter von Attachments/Anhängen. D. h. eine Termin-Datei ist nicht in der allgemeinen Dateiverwaltung zu finden, sondern ausschließlich beim Termin hinterlegt. Wird der Termin gelöscht, werden somit auch die dem Termin zugeordneten Dateien gelöscht. Soll eine einzelne Datei wieder aus einem Termin entfernt werden, steht hierfür die Funktion „Termin-Dateien löschen“ zur Verfügung. Hierbei kann aus den vorhandenen Dateien, die dem Termin hinterlegt wurden, die Dateien ausgewählt werden, die gelöscht werden sollen.
Die extern sichtbaren Termin-Dateien stehen im Promotersystem und Kundensystem im Dashboard der Termine/Einsätze zur Verfügung. Hier sind in einem Widget die Dateien zu finden, die dem Termin hinterlegt wurden und einsehbar sind.
Wichtig: Die Ausgabe der Termin-Dateien im Kundensystem kann über ein eigenes Recht der Kundengruppe gesteuert werden.
