Vergütungen stellen zentrale Datensätze dar, die eine informative Rolle im Rahmen der Ausschreibung einnehmen, später jedoch auch die Basis für die Abrechnung von Einsätzen darstellen (ähnlich wie Artikel in Warenwirtschaftssystemen). Die zentrale Hinterlegung von Vergütungen erfolgt im Hauptbereich „Abrechnung → Vergütungen“. Zur Erstellung einer neuen Vergütung gehen Sie wie folgt vor:
- Starten Sie im Bereich der Vergütungen durch einen Klick auf den +-Button den Workflow zum Hinzufügen von neuen Vergütungen.
- In einer Vergütung können verschiedene Angaben hinterlegt werden. Neben dem Titel und der Beschreibung zu informativen Zwecken kann über die Berechnung festgelegt werden, wie die Abrechnungspositionen zu der Vergütung systemisch erstellt/berechnet werden sollen (siehe detailliertere Erläuterung hierzu weiter unten). Die Kosteneinordnung kennzeichnet in welchen Kostenbereich die aus der Vergütung resultierende Abrechnungsposition eingeordnet werden soll. Neben den Kontenangaben können noch Preisinformationen hinterlegt werden. Der Einkaufspreis stellt hierbei den Preis dar, den die Promoter/Mitarbeiter von der Agentur erhalten. Gemeint ist also der Einkaufspreis aus Sicht der Agentur, da die Agentur diese Leistung von extern bezieht/einkauft. Der Verkaufspreis hingegen ist der Preis, den die Agentur von ihren Kunden für diese Leistung bekommt.
Wichtig: Es müssen hierbei Preisinformationen angegeben werden. Dieser Preis kann jedoch auch 0,00 € betragen.
- In der Zusammenfassung werden die hinterlegten Werte noch einmal zur Kontrolle ausgegeben. Mit dem Klick auf „Speichern und beenden“ wird die Vergütung hinzugefügt und ist in der tabellarischen Auflistung der Vergütungen zu sehen.
Verwendung von Vergütungen im Aktionskontext
Die erstellten Vergütungen können auf verschiedenen Ebenen im Aktionskontext hinterlegt werden. So ist eine Hinterlegung zu folgenden Bereichen möglich:
- Projekt
- Job
- Profile im Job
- Termine
- Einsätze
- Profile allgemein (unabhängig vom Job)
Der Ansatz des Systems hierbei ist es, bei der Hinterlegung von Vergütungen vom Groben ins Feine zu gehen, d. h. die unteren Ebenen spezifizieren und überschreiben die oberen Ebenen. Sonderrollen nehmen hierbei die Ebenen „Profil im Job“ sowie „Profile allgemein“ ein. Hierbei prüft das System ausgehend vom Einsatz nach einer bestimmten Abfolge/Kaskade, auf welcher der oberen Ebenen eine Vergütung hinterlegt wurde. Hierbei geht das System wie in der nachfolgenden Abbildung vom Einsatz in der Abfolge „Einsatz → Profil im Job → Profil → Termin → Job → Projekt“ nach oben.
Das heißt, das System ermittelt die hinterlegten Vergütungen wie folgt:
- Wurden für einen einzelnen Einsatz (die unterste/kleinste Ebene im System) Vergütungen hinterlegt, so werden diese verwendet.
- Wurden beim Einsatz keine spezifischen Vergütungen hinterlegt, prüft das System, ob für die Person im Job spezifische Vergütungen hinterlegt wurden. Ist das der Fall, so werden diese Vergütungen verwendet.
- Wurden auch beim Profil im Job keine spezifischen Vergütungen hinterlegt, prüft das System, ob für die Person im Allgemeinen spezifische Vergütungen hinterlegt wurden. Ist das der Fall, so werden diese Vergütungen verwendet.
- Wurden auch beim Profil allgemein keine spezifischen Vergütungen hinterlegt, prüft das System, ob für den Termin spezifische Vergütungen hinterlegt wurden. Ist das der Fall, so werden diese Vergütungen verwendet.
- Wurden auch beim Termin keine spezifischen Vergütungen hinterlegt, prüft das System, ob für den Job spezifische Vergütungen hinterlegt wurden. Ist das der Fall, so werden diese Vergütungen verwendet.
- Wurden auch beim Job keine spezifischen Vergütungen hinterlegt, prüft das System, ob für das Projekt spezifische Vergütungen hinterlegt wurden. Ist das der Fall, so werden diese Vergütungen verwendet. Wurden beim Projekt auch keine Vergütungen hinterlegt, werden keine Angaben hierzu ausgegeben.
Beispiel: In einem Projekt wird eine Basisvergütung von 15,00 € pro Stunde hinterlegt. Diese Vergütung gilt für das komplette Projekt, sofern nicht auf den anderen Ebenen etwas Spezifischeres festgelegt wurde. Ein Job A in einer bestimmten Region soll mit einem Stundensatz von 18,00 € anders vergütet werden, sodass bei diesem Job spezifische Vergütungen hinterlegt werden. Zwei Personen sollen wiederum abweichende Vergütungen erhalten: Promoter B soll in Job A eine Vergütung von 20,00 € pro Stunde erhalten. Diese Vergütung soll aber nur innerhalb dieses Jobs und nicht für die Person allgemein gelten! Daher ist die Vergütung auf der Ebene Profil im Job zu hinterlegen. Promoter C erhält in der Agentur allgemein eine Vergütung von 22,00 €. Diese Vergütung gilt aktionsübergreifend. Daher ist diese Vergütung im Profil allgemein zu hinterlegen. Soll diese Person für einen bestimmten Einsatz jedoch nicht die 22,00 €, sondern abweichend 25,00 € erhalten, ist dies explizit bei diesem Einsatz zu hinterlegen.
Die Hinterlegung von Vergütungen auf den verschiedenen Ebenen erfolgt immer über die gleichen Funktionen. Über die Funktion „Vergütungen bearbeiten“ können die verschiedenen Vergütungen ausgewählt und somit hinterlegt werden. Auch eine nachträgliche Änderung der zugeordneten Vergütungen kann über diese Funktion vorgenommen werden. Sollen die Vergütungen hingegen komplett zurückgesetzt und somit die Hinterlegung entfernt werden, so muss hierfür die Funktion „Vergütungen zurücksetzen“ aufgerufen werden. Wurden Vergütungen hinterlegt, so ist in den Tabellen ein gelbes Label „Vergütungen hinterlegt“ zu sehen. Daneben werden die Vergütungen in den Zusammenfassungen und Detailansichten im Agentursystem sowie den Job-, Termin- und Einsatzdetails im Promotersystem ausgegeben, sodass der Promoter bei der Rückmeldung/Bewerbung jederzeit einsehen kann, wie die aktionsbezogenen Vergütungen definiert wurden.
Wichtig: Die hinterlegten Vergütungen können zu jedem Zeitpunkt geändert und modifiziert werden – sowohl die Verknüpfungen/Hinterlegungen auf den unterschiedlichen Ebenen als auch die Werte der Vergütungen selber. Es ist hierbei zu beachten, dass bei der Erstellung von Abrechnungspositionen im Rahmen der Einsatzabrechnung die Werte der Vergütungen explizit doppelt gespeichert werden, damit nachträgliche Änderungen von Vergütungswerten keinen Einfluss auf bestehende Einsatzabrechnungen nehmen!
