Im Rahmen der Rückmeldung eines Promoters zu einem ausgeschriebenen Job ist es häufig erforderlich, dass diese bestimmte Aktionsvereinbarungen oder Vertragsbedingungen akzeptieren. Hierbei sind die Prozesse und Anforderungen in den Agenturen häufig sehr unterschiedlich und es gibt ganz verschiedene Inhalte, die bestätigt werden müssen, z. B. eine Rahmenvereinbarung für eine kurzfristige Beschäftigung, ein Rahmenvertrag für Freelancer im Rahmen eines bestimmten Kundenprojeks oder Einzelaufträge bei konkreter Buchung einer Person auf zwei Termine. Um dies im Rückmeldungsprozess in iPM_Promotion abzubilden, gibt es verschiedene Textbausteine, die mit dynamischen Inhalten hinterlegt werden können und in Abhängigkeit der Einstellung beim Job greifen.
Verschiedene Textbausteine zur inhaltlichen Differenzierung
In den Textbausteinen (siehe Admin → Textbausteine) gibt es verschiedene Texte, die agenturseitig inhaltlich angepasst werden können. So gibt es in Abhängigkeit der Beschäftigungsart des Promoters (zur Differenzierung zwischen Freiberuflern/Freelancern und abhängig beschäftigten Promotern), der Ebene, auf der die Rückmeldung hinterlegt wird, (Job oder Termine/Einsätze) sowie der Rückmeldungsaktion (Bewerbung oder Bestätigung) insgesamt acht verschiedene Textbausteine, die unterschieden werden können:
- Aktionsvereinbarungen im Promoter-Rückmelde-Workflow bei Bewerbung zum Job durch abhängig Beschäftigte
- Aktionsvereinbarungen im Promoter-Rückmelde-Workflow bei Bewerbung zum Job durch Freelancer
- Aktionsvereinbarungen im Promoter-Rückmelde-Workflow bei Bestätigung zum Job durch abhängig Beschäftigte
- Aktionsvereinbarungen im Promoter-Rückmelde-Workflow bei Bestätigung zum Job durch Freelancer
- Aktionsvereinbarungen im Promoter-Rückmelde-Workflow bei Bewerbung zu Terminen/Einsätzen durch abhängig Beschäftigte
- Aktionsvereinbarungen im Promoter-Rückmelde-Workflow bei Bewerbung zu Terminen/Einsätzen durch Freelancer
- Aktionsvereinbarungen im Promoter-Rückmelde-Workflow bei Bestätigung zu Terminen/Einsätzen durch abhängig Beschäftigte
- Aktionsvereinbarungen im Promoter-Rückmelde-Workflow bei Bestätigung zu Terminen/Einsätzen durch Freelancer
Diese neuen Textbausteine können analog zu den E-Mail-Vorlagen über Platzhalter parametrisiert werden. Es können also sowohl Angaben der Person (z. B. Anschrift/Adresse), Angaben zum Job (z. B. Bezeichnung, Zeitraum, Vergütung) oder eine Auflistung der Termine, zu denen eine Rückmeldung erfolgt, in diesen Aktionsvereinbarungen ausgegeben werden. Somit können komplett dynamische Aktionsvereinbarungen generiert werden, denen die Promoter im Rahmen der Rückmeldung zustimmen müssen.
Bestätigung der Aktionsvereinbarung als Einstellung in den Ausschreibungsoptionen
In den Ausschreibungsoptionen der Projekte/Jobs kann künftig hinterlegt werden, ob im Rahmen der Rückmeldung durch den Promoter den Aktionsvereinbarungen zugestimmt werden muss. Analog zu den vorher genannten Textbausteinen können über die Einstellung „Bestätigung der Aktionsvereinbarungen bei“ acht verschiedene Fälle unterschieden werden:
- Bewerbung zum Job durch Freiberufler
- Bestätigung zum Job durch Freiberufler
- Bewerbung zum Job durch Beschäftigte
- Bestätigung zum Job durch Beschäftigte
- Bewerbung zu Terminen/Einsätzen durch Freiberufler
- Bestätigung zu Terminen/Einsätzen durch Freiberufler
- Bewerbung zu Terminen/Einsätzen durch Beschäftigte
- Bestätigung zu Terminen/Einsätzen durch Beschäftigte
Im Rahmen der Rückmeldung der Promoter erfolgt die Prüfung, welcher Fall greift und welche Inhalte bestätigt werden müssen.
Achtung: Es kann Fälle geben, in denen keine Aktionsvereinbarungen durch die Promoter bestätigt werden müssen! Hat z. B. ein Promoter bei der Beschäftigungsart „keine Anstellung/Beschäftigung“ in den bürokratischen Informationen zur Tätigkeit/Beschäftigung hinterlegt, so greift keiner der Fälle!
Explizite Speicherung der Aktionsvereinbarungen bei Annahme/Bestätigung
Akzeptiert ein Promoter im Rahmen der Rückmeldung die Aktionsvereinbarungen, so wird diese Information explizit gespeichert und im Ereignisstrom ausgegeben. Es ist somit jederzeit rückwirkend nachvollziehbar, wann welcher Promoter auf welchen Job welche Aktionsvereinbarungen akzeptiert hat und welche Termine/Einsätze hierbei gewählt wurden. Dadurch wird der papierlose Buchungsprozess in seiner Rechtsverbindlichkeit noch einmal deutlich besser gestaltet und abgebildet.
Ausgabe der Aktionsvereinbarungen im Promotersystem
Im Promotersystem werden die generierten Aktionsvereinbarungen direkt im Dashboard der Job-Cockpits ausgegeben. Somit ist auch für den Promoter einsehbar, wann er welchen Aktionsvereinbarungen zugestimmt hat. Neben der Möglichkeit diese Information einzusehen steht ebenfalls eine Druckfunktion für die Aktionsvereinbarungen zur Verfügung.
