Mit der Buchungsanfrage kann der Kunde seine Aktions- und Personalanforderungen direkt über das System an die Agentur übermitteln (siehe hierzu: Wie kann ein Kunde Aktionsanforderungen an die Agentur übermitteln?). Agenturseitig kann die Buchungsanfrage in eine Aktion bestehend aus Projekt, Job und Terminen überführt werden, sodass der Job dann ausgeschrieben werden kann. Die eingehenden Bewerbungen werden daraufhin im Prozess der Personalauswahl gesichtet und geprüft und entweder eine Zusage oder eine Absage hinterlegt.
Künftig kann dieser Schritt auch direkt durch den Kunden vorgenommen werden. Der Kunde kann die Bewerbungen direkt online einsehen und eine Zusage oder Absage hinterlegen. Die kundenseitige Rückmeldung hat die gleichen Auswirkungen wie die äquivalenten Agenturaktionen, d. h. nach der Zusage eines Kunden muss der Promoter die Einsätze der Aktion noch einmal bestätigen, um die Einsatzbuchung final abzuschließen.
Damit der Kunde die ihm vorgeschlagenen Profile online einsehen und eine Zusage oder Absage hinterlegen kann, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein. Zunächst müssen dem Kunde im Hinblick auf die Berechtigungen der Kundengruppe die entsprechenden Aktionen erlaubt und freigeschaltet werden. Hierfür sind in der Kundengruppe die Rechte bei den „Kunden-Personalbuchung-Rollen“ zu setzen und auch die Aktion „Profile in Job anzeigen/auflisten“ aus den „Job-Profil-Rollen“ sollte ausgewählt werden. Ebenso muss in den Sichtbarkeits-Einstellungen der Kundengruppe innerhalb der Angabe „Welche Details/Status-Infos sieht der Kunde zum Job-Profil?“ festgelegt werden, wie viele Details der Kunde vom Bewerber einsehen kann/soll.
Schritt 1: Berechtigungen und Sichtbarkeiten für Kunden für den Zugriff auf Bewerber und Rückmelde-Aktionen festlegen
Im nächsten Schritt muss auf Projektebene definiert werden, dass der Kunde bei diesem Projekt die Personalauswahl vornehmen und damit Rückmeldungen in Form von Zusage und Absage festlegen darf. Denn mit diesen Aktionen greift der Kunde direkt in die operative Einsatzplanung ein. Über die Aktion „Kunden-Sichtbarkeit festlegen“ muss daher der Schalter „Personalauswahl durch Kunden“ aktiviert werden und der Kunde mit dem Projekt verknüpft werden.
Schritt 2: Auf Projektebene muss die „Personalauswahl durch Kunden“ aktiviert und der Kunde mit dem Projekt verknüpft werden
Im nächsten Schritt müssen dem Kunden die geeigneten Bewerber vorgeschlagen werden. Die Agentur trifft hierbei also eine Vorauswahl für den Kunden und schlägt eine Teilmenge der Bewerber vor. Dem Kunden stehen nicht alle Profile des Jobs zur Zusage/Absage zur Verfügung, sondern nur diejenigen Profile, die ihm explizit von der Agentur vorgeschlagen wurden.
Hierfür erfolgt der Einstieg in die operative Einsatzplanung: Im Job müssen die entsprechenden Termine ausgewählt werden, um dann über die Sammelaktion „Einsätze planen“ die entsprechenden Profile auszuwählen und über die Planungsaktion „Dem Kunden vorschlagen (Rückmeldung vom Kunden benötigt)“ direkt dem Kunden zu zeigen. Da die Aktion die Grundlage für den späteren Buchungsprozess darstellt, ist es wichtig, alle relevanten Termine des Jobs zu wählen, da sich die Zusage/Absage und weitere Buchung des Promoters auf ebendiese Tage bezieht.
Schritt 3: Profile werden dem Kunden als Personalvorschläge gezeigt und systemisch an diesen weitergeleitet
Nach der agenturseitigen Vorauswahl der Bewerber sieht der Kunde die Profile im Bereich „Personalvorschläge“ im Profile-Bereich seines Job-Cockpits. Hier kann er über Zeilenaktionen Details zu den Profilen aufrufen und direkt eine Zusage oder Absage hinterlegen. Die Zusage des Kunden entspricht der Zusage durch die Agentur, d. h. nach dieser Aktion ist der Promoter noch nicht final gebucht, sondern muss seinerseits die Einsätze der Aktion noch einmal final bestätigen, um die Buchung abzuschließen (siehe hierzu auch: Wie funktioniert der Buchungsprozess?).
Wichtig: Tritt im Rahmen der Zusage ein Buchungskonflikt auf, weil der Promoter in der Zwischenzeit für eine andere Aktion im System gebucht wurde, kann der Kunde die Zusage nicht festlegen!
Schritt 4: Kunde sieht Personalvorschläge und kann Zu- oder Absage hinterlegen
Schritt 5: Personalvorschlag wird durch Kunden zugesagt
Je nach Konfiguration des Benachrichtigungsablaufs wird der Promoter automatisch per E-Mail über die Zusage oder Absage des Kunden informiert (siehe hierzu: Wie füge ich einem Benachrichtigungsablauf eine Benachrichtigung hinzu?) und kann im Promoterportal die Einsätze bestätigen. Nach der Zusage eines Profils sieht der Kunde das Profil im Job-Cockpit im Profil-Bereich unter „zugesagte Profile“, nach der Bestätigung und finalen Buchung unter „gebuchte Profile“.
Einsicht auf zugesagte Profile im Job-Cockpit im Kundenportal
Einsicht auf gebuchte Profile im Job-Cockpit im Kundenportal
