Vor jeder Aktion steht die Buchungsanfrage: Über Buchungsanfragen hat der Kunde die Möglichkeit, Anfragen und Anforderungen zur Abbildung von Aktionen direkt über das Kundenportal an die Agentur zu übermitteln.
Wichtig: Damit der Kunde die Möglichkeit hat Buchungsanfragen zu erstellen und zu verwalten, müssen die entsprechenden Rechte im Bereich der „Buchungsanfrage-Rollen“ in der Kundengruppe hinterlegt werden.
Hierzu muss der Kunde unter „Promotions → Buchungsanfrage“ die Aktion „Buchungsanfrage erstellen“ aufrufen. Diese Aktion startet den Workflow zur Erstellung einer neuen Buchungsanfrage. Hierbei können im ersten Schritt allgemeine Angaben zum Einsatzort, den Einsatzzeiten und den einzelnen Terminen hinterlegt werden. Im zweiten Schritt können Angaben zum Personalbedarf, der Tätigkeit und der Jobbeschreibung angegeben werden, im dritten Schritt weitere Details zu den Personalanforderungen wie Sprachkenntnisse, Qualifikationen oder Anforderungen zum Erscheinungsbild.
Nach Abschluss des Workflows durch Klick auf „Speichern und beenden“ wird die Buchungsanfrage gespeichert und ist in der Verwaltung zu finden. Hier können Aktionen zum Ändern/Bearbeiten bestehender Buchungsanfragen aufgerufen werden sowie bestehende Buchungsanfragen gelöscht werden.
Wichtig: Änderungen oder das Löschen von Buchungsanfragen ist für den Kunden nur möglich, wenn die Agentur die Buchungsanfrage noch nicht in eine operative Aktionsabbildung überführt hat.
Im Agentursystem sind die Buchungsanfragen im Bereich „Kontakt/CRM → Buchungsanfragen“ zu finden. Auch hier können Aktionen zum Ändern/Bearbeiten und Löschen von Buchungsanfragen aufgerufen werden. Daneben steht über das Plus-Icon bei den Zeilenaktionen die Funktion „Aktionsabbildung aus Buchungsanfrage“ zur Verfügung. Über diese Aktion wird der Prozess „Aktionsabbildung in einem Schritt“ gestartet (siehe hierzu: Wie kann ich die Aktionsabbildung in einem Schritt vornehmen?). Hierbei werden die Angaben der Buchunganfrage automatisch übernommen, sodass nur noch einzelne Details zusätzlich festgelegt werden müssen. Mit Abschluss der Aktion wird ein neues Projekt samt Aktionsstandort sowie einem Job und Terminen erstellt. Der Job kann nach Aktivierung von Projekt und Job schnell und einfach an den internen Personalpool ausgeschrieben oder auch als Inserat auf Promotionbasis inseriert und veröffentlicht werden.
Schritt 1 der Erstellung einer Buchungsanfrage mit Angaben zum Einsatzort, zu den Einsatzzeiten und den Terminen
Schritt 2 der Erstellung einer Buchungsanfrage mit Angaben zum Personalbedarf und zur Verfügung pro Stunde, zur Tätigkeit und die Jobbeschreibung
Schritt 3 der Erstellung einer Buchungsanfrage mit Angaben zu den Personalanforderungen mit Sprachen, weitere Qualifikationen sowie Angaben zum Erscheinungsbild
Schritt 4 der Erstellung einer Buchungsanfrage mit Zusammenfassung zum Abschluss der Aktion
Verwaltung der Buchungsanfragen mit Aktionen zu Bearbeitung und Einsicht, ob diese agenturseitig bereits weiter verarbeitet und als Jobs ausgeschrieben wurden
