Neben dem Import von Aktionsstandorten gibt es im System auch die Möglichkeit, Termine aus einer CSV-Datei in das System zu importieren. Sofern die Termine in Listenform vorliegen, entfällt damit die manuelle Eingabe von Terminen, da diese nun schnell, einfach und bequem importiert werden können. Damit Daten aus einer Excel-Datei importiert werden können, muss diese Datei zunächst als CSV-Datei abgespeichert werden. Hierbei ist zwingend zu beachten, dass bei diesem Speichervorgang die Zeichensatzcodierung UTF8 gewählt werden muss. Als Trennzeichen für die CSV-Datei ist das Semikolon zu wählen. Bitte orientieren Sie sich an unserem Import-Muster (CSV-Datei), da die Spalten der CSV-Datei eine bestimmte systemseitig vorgegebene Bezeichnung aufweisen müssen. Die Anordnung/Reihung der Spalten ist hierbei nicht relevant, lediglich die Spalten-Bezeichnung.
Die Termine werden immer bezogen auf ein Projekt importiert. Daher ist nach der Wahl der Funktion „Termine importieren (CSV)“ zunächst festzulegen, zu welchem Projekt die Termine importiert und eingelesen werden sollen. Für den Import von Terminen ist die Angabe eines Jobs sowie eines Datums zwingend erforderlich. Alle anderen Angaben sind optional.
Wichtig: Der Termin-Import setzt voraus, dass sich die Jobs und Aktionsstandorte bereits im System befinden und somit vorhanden sind!
Im Rahmen des Termin-Imports prüft das System, ob die entsprechenden Angaben im System vorhanden und eindeutig ermittelt werden können. Hierbei werden z. B. folgende Prüfungen durchgeführt:
- Job: Das System prüft auf Basis des Namen und der Nummer, ob ein entsprechender Job im Projekt gefunden werden kann. Hierbei darf nur genau ein Job im System gefunden werden! Heißen alle Jobs im Projekt gleich und sollen die Termine auf Basis des Jobnamen importiert werden, ist dies nicht möglich.
- Aktionsstandort: Das System prüft auf Basis der internen Identifikationsnummer, der externen Identifikationsnummer sowie auf Basis der Adresse (bestehend aus Firma/Bezeichnung, Straße, Postleitzahl und Ort), ob ein Aktionsstandort mit den Angaben im Projekt gefunden wird. Hierbei darf nur genau ein Aktionsstandort im System gefunden werden und dieser Aktionsstandort muss bereits dem jeweiligen Job zugeordnet sein.
- Einsatzfunktion Personalbedarf: Das System prüft auf Basis dieser Angabe, ob es eine Einsatzfunktion mit dem Titel/der Bezeichnung im System gibt. Ist dies nicht der Fall, erzeugt dies einen Fehler.
Wichtig: Der Termin-Import arbeitet so, dass die Angaben, die nicht im Import angegeben wurden, automatisch vom Job übernommen werden! Werden also keine Uhrzeiten oder kein Personalbedarf angegeben, werden diese Angaben für die neuen und importierten Termine automatisch vom jeweiligen Job übernommen.
Sind in der Import-Datei entsprechende Angaben hinterlegt und tritt bezogen auf diese Angaben ein Fehler auf, ist dies in der Zusammenfassung des Termin-Imports im Bereich „fehlehafte Import-Daten“ zu finden. Die Folge ist, dass die fehlerhaften Import-Dateien nicht importiert/eingelesen werden. Der Import kann hierbei fortgesetzt werden, jedoch werden die fehlerhaften Daten nicht eingelesen.
Import von neuen Terminen
Für die Übernahme von Daten aus einer CSV-Datei gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Wählen Sie unter „Dateien > Importe“ die Funktion über den +-Button „Termine importieren (CSV)“. Wählen Sie anschließend, zu welchem Projekt die Termine importiert werden sollen. Ebenso muss hierbei festgelegt werden, wie sich das System in Bezug auf Dubletten verhalten soll, also auf Termine, die in der Import-Datei aber auch bereits im System vorhanden sind. Mit dem Klick auf „Weiter zum Termin-Import“ startet anschließend der Import-Workflow.
- Gehen Sie durch den Import-Workflow. Tragen Sie zunächst in der Beschreibung einen beliebigen Text ein, z. B. die Datenquelle. Laden Sie im nächsten Schritt eine zu importierende Datei hoch. Zum aktuellen Stand kann nur eine Datei in einem Importvorgang hochgeladen werden!
- Mit dem Klick auf „Nächster Schritt“ wird die Importdatei überprüft und validiert. Hierbei prüft das System, ob die Angaben der Import-Datei wie z. B. der Job, der Aktionsstandort oder auch Profile im System gefunden werden können. Die gefundenen Dubletten werden je nach Einstellung mit den Daten aus der Import-Datei aktualisiert, ignoriert oder zusätzlich eingelesen. Ebenso wird die Gültigkeit der Daten überprüft, z. B. ob die Daten ein gültiges Format aufweisen und alle erforderlichen Angaben gesetzt und vorhanden sind.
- Die neu importierten Termine sind im Projekt-Cockpit und den jeweiligen Jobs auf der Seite Termine zu finden.
Für den Import von Terminen und die CSV-Datei sind folgende Punkte zu beachten:
- Die Strukturvorgabe an die CSV-Datei ist fest vorgegeben, d. h. die Spalten der Datei müssen die systemseitige Vorgabe erfüllen. Am besten orientieren Sie sich an unserem Import-Muster. Die Reihenfolge der Spalten ist hingegen beliebig.
- Die zu importierende Datei muss eine UTF8-Zeichensatzcodierung aufweisen sowie das Semikolon als Trennzeichen. Dies ist ein sehr wichtiger Aspekt bei Speicherung/Konvertierung einer Excel-Datei als CSV-Datei.
- Es können zum aktuellen Zeitpunkt maximal 1.000 Datensätze in einem Schritt importiert werden. Wenn Sie mehr Datensätze importieren möchten, müssen Sie Ihre Ursprungsdatei aufteilen.
- Beim Import von Terminen können bestehende Termine aktualisiert, ignoriert oder komplett neu und somit zusätzlich erstellt werden. Dies wird über die Einstellung „Berücksichtigung / Verarbeitung von Dubletten“ im ersten Schritt des Imports festgelegt.
- Für den Import von Terminen muss die entsprechende Berechtigung vorliegen (Option „Termine importieren“ bei den Import-Rechten).
Import von Einsätzen direkt im Rahmen des Termin-Imports
Im Rahmen des Termin-Imports ist es möglich, direkt Promoter auf die neu erstellten Termine einzuplanen (ähnlich der Funktion „Termine erstellen und Einsätze planen“ ausgehend vom Kalender eines Profils – siehe auch https://hilfe.ipm-promotion.de/knowledgebase/wie-kann-ich-eine-einsatzplanung-auf-basis-der-verfuegbarkeit-einer-person-vornehmen/). Hierbei kann über verschiedene Spalten festgelegt werden, ob die Promoter für Termine angefragt, ihnen zugesagt oder ob sie direkt fix eingebucht werden sollen.
Die Ermittlung des Promoters erfolgt hierbei auf Basis des Namens (bestehend aus Vor- und Nachnamen), der Personalnummer oder auf Basis der E-Mail-Adresse. Hierbei darf nur genau ein Profil im System gefunden werden und dieses Profil muss bereits dem jeweiligen Job zugeordnet sein. Sollen für den Termin mehrere Promoter eingeplant werden, sind die Angaben per Komma voneinander zu trennen.
Werden im Rahmen des Termin-Imports auch Einsätze importiert, verhält sich der Import sehr ähnlich wie auch die Funktionssteuerung im System. Wird z. B. ein Promoter als „Gebuchte Promoter“ im Rahmen eines aktualisierenden Termin-Imports importiert und liegt zu dem Promoter bereits ein angefragter Einsatz für den Termin vor, so wird kein neuer/zweiter Einsatz erstellt, sondern der Einsatzstatus des bestehenden Einsatzes auf gebucht geändert. Wird hingegen ein Promoter als „Angefragte Promoter“ importiert und liegt zu dem Termin für den Promoter bereits eine Buchung vor, wird kein zweiter Einsatz für den Promoter erstellt und die bestehende Buchung nicht geändert!
Wichtig: Werden im Rahmen des Termin-Imports auch direkt Einsätze eingeplant, so versendet das System die entsprechenden E-Mails (z. B. Einsatz-Anfrage durch Agentur) nur, wenn die entsprechende Benachrichtung explizit als „aktiv“ im Benachrichtigungsablauf hinterlegt wurde! Dies liegt daran, dass der Import über einen Hintergrundprozess bearbeitet wird, und im Rahmen des Hintergrundprozesses können keine Benachrichtigungen mit dem Status „Nachfrage“ verarbeitet und versendet werden.
