Neben dem Import von Profilen gibt es in iPM_Promotion ebenfalls die Möglichkeit, die Aktionsstandorte aus einer CSV-Datei in das System zu importieren. Damit entfällt die aufwändige manuelle Eingabe von Adressdaten der Aktionsstandorte, da diese nun schnell, einfach und bequem importiert werden können. Damit Daten aus einer Excel-Datei importiert werden können, muss diese Datei zunächst als CSV-Datei abgespeichert werden. Hierbei ist zwingend zu beachten, dass bei diesem Speichervorgang die Zeichensatzcodierung UTF8 gewählt werden muss. Als Trennzeichen für die CSV-Datei ist das Semikolon zu wählen. Bitte orientieren Sie sich an unserem Import-Muster, da die Spalten der CSV-Datei eine bestimmte systemseitig vorgegebene Bezeichnung aufweisen müssen.
Die Aktionsstandorte werden immer bezogen auf ein Projekt importiert. Daher ist nach der Wahl der Funktion „Aktionsstandorte importieren (CSV)“ zunächst festzulegen, zu welchem Projekt die Standorte importiert und eingelesen werden sollen. Die Standorte können im Rahmen des Imports direkt mit den Jobs des Projekts verknüpft werden. Hierfür ist in der Import-Datei in der Spalte „Jobs“ der Name oder die Nummer der Jobs mit komma-getrennt zu hinterlegen. Wird der Name zur Identifizierung der Jobs verwendet, muss dieser im Projekt eindeutig sein. Analog können die Gebiete der Standorte im Rahmen des Imports gesetzt werden. Hierzu müssen in der Spalte „Gebiete“ die Identifikatoren der Gebiete aus dem Admin-Bereich komma-getrennt hinterlegt werden.
Für die Übernahme von Daten aus einer CSV-Datei gehen Sie bitte wie folgt vor:
1.Wählen Sie unter „Dateien > Importe“ die Funktion über den +-Button „Aktionsstandorte importieren (CSV)“. Wählen Sie anschließend, zu welchem Projekt die Aktionsstandorte importiert werden sollen. Das System startet nach der Wahl des Projekts den Import-Workflow.
2.Gehen Sie durch den Import-Workflow. Tragen Sie zunächst in der Beschreibung einen beliebigen Text ein, z. B. die Datenquelle. Laden Sie im nächsten Schritt eine zu importierende Datei hoch. Zum aktuellen Stand kann nur eine Datei in einem Importvorgang hochgeladen werden!
3. Mit dem Klick auf „Nächster Schritt“ wird die Importdatei überprüft und validiert. Hierbei wird auf Basis der Identifikationsnummern geprüft, ob einzelne Aktionsstandorte bereits in dem Projekt vorhanden sind. Die gefundenen Dubletten werden mit den Daten aus der Import-Datei aktualisiert, d. h. die Aktionsstandorte sind nach dem Import nicht mehrfach im Projekt vorhanden. Ebenso wird die Gültigkeit der Daten überprüft, z. B. ob die Daten ein gültiges Format aufweisen und alle erforderlichen Angaben (Firmenname, PLZ, Straße, Stadt) gesetzt und vorhanden sind.
4. Die neu importierten Aktionsstandorte sind im Projekt-Cockpit auf der Seite Aktionsstandorte zu finden.
Wichtige Punkte für den Import
Für den Import von Standorten und die CSV-Datei sind folgende Punkte zu beachten:
- Die Strukturvorgabe an die CSV-Datei ist fest vorgegeben, d. h. die Spalten der Datei müssen die systemseitige Vorgabe erfüllen. Am besten orientieren Sie sich an unserem Import-Muster.
- Die zu importierende Datei muss eine UTF8-Zeichensatzcodierung aufweisen sowie das Semikolon als Trennzeichen. Dies ist ein sehr wichtiger Aspekt bei Speicherung/Konvertierung einer Excel-Datei als CSV-Datei.
- Es können zum aktuellen Zeitpunkt maximal 5.000 Datensätze in einem Schritt importiert werden. Wenn Sie mehr Datensätze importieren möchten, müssen Sie Ihre Ursprungsdatei aufteilen.
- Der Import von Aktionsstandorten aktualisiert vorhandene Datensätze! Die Prüfung/Ermittlung, ob ein Aktionsstandort bereits im System vorhanden ist, erfolgt auf Basis der internen sowie der externen Identifikationsnummer. Das heißt: Wurde im Rahmen des Aktionsstandort-Imports im Projekt ein Aktionsstandort gefunden, der mit der Identifikationsnummer aus der CSV-Datei übereinstimmt, wird der vorhandene Aktionsstandort mit den Daten aus der CSV-Datei überschrieben! Der Aktionsstandort wird somit über den Import aktualisiert.
- Für den Import von Terminen muss die entsprechende Berechtigung vorliegen (Option „Aktionsstandort importieren“ bei den Import-Rechten).
