Analog zum Import von Daten aus Promotionbasis gibt es in iPM_Promotion ebenfalls die Möglichkeit, Daten aus einer CSV-Datei zu importieren. Hierbei gibt es zwei verschiedene Varianten: Den Import einer reinen CSV-Datei oder den Import einer Zip-Datei. Der Unterschied dieser Varianten ist, dass beim Import einer Zip-Datei auch Bilder der Personen importiert werden können. Hierfür müssen in der CSV-Datei Spalten mit der Bezeichnung „Bild“ sowie einer Nummer enthalten sein. Als Wert muss in diesen Zellen der Dateiname des Bildes stehen. Dieses Bild muss als Datei für den Import in der Zip-Datei enthalten sein.
Damit Daten aus einer Excel-Datei importiert werden können, muss diese Datei zunächst als CSV-Datei abgespeichert werden. Hierbei ist zwingend zu beachten, dass bei diesem Speichervorgang die Zeichensatzcodierung UTF8 gewählt werden muss. Als Trennzeichen für die CSV-Datei ist das Semikolon zu wählen. Die Vorgabe an die CSV-Datei und somit an die Strukturierung der zu importierenden Daten ist in beiden Fällen identisch. Bitte orientieren Sie sich an unserem Import-Muster (Zip-Muster / CSV-Muster), da die Spalten der CSV-Datei eine bestimmte systemseitig vorgegebene Bezeichnung aufweisen müssen.
In 3 Schritten zum Import von Profilen
Für die Übernahme von Daten aus einer CSV/Zip-Datei gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Wählen Sie unter „Dateien > Importe“ die Funktion über den +-Button „Profile importieren (CSV)“ bzw. „Profile importieren (Zip)“. Das System startet den Import-Workflow.
- Gehen Sie durch den Import-Workflow. Tragen Sie zunächst in der Beschreibung einen beliebigen Text ein, z. B. die Datenquelle. Laden Sie im nächsten Schritt eine zu importierende Datei hoch. Zum aktuellen Stand kann nur eine Datei in einem Importvorgang hochgeladen werden!
- Mit dem Klick auf „Nächster Schritt“ wird die Importdatei überprüft und validiert. Hierbei wird auf Basis der E-Mail-Adresse geprüft, ob einzelne Profile dem System bereits bekannt sind. Diese Daten werden nicht übernommen, da lediglich neue Daten importiert werden und bestehende Daten nicht aktualisiert werden. Ebenso wird die Gültigkeit der Daten überprüft, z. B. ob die E-Mail-Adressen ein gültiges Format aufweisen, die Datumsangaben korrekt formatiert sind und alle erforderlichen Angaben (Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse) gesetzt und vorhanden sind.
- Die neu importierten Profile sind im Profilbereich zu finden. Sofern kein Status zu den Profilen importiert wurde sind alle Profile als „neu“ gekennzeichnet. Zudem wurde eine Auswahlliste erstellt mit dem Datum des Imports. Hier sind alle neuen und vorhandenen Profile enthalten, d. h. alle Personen, die auch in der Importdatei enthalten waren.
Wichtige Punkte für den Import
Für den Import und die CSV-Datei sind folgende Punkte zu beachten:
- Die Strukturvorgabe an die CSV-Datei ist fest vorgegeben, d. h. die Spalten der Datei müssen die systemseitige Vorgabe erfüllen. Am besten orientieren Sie sich an unserem Import-Muster.
- Die zu importierende Datei muss eine UTF8-Zeichensatzcodierung aufweisen sowie das Semikolon als Trennzeichen. Dies ist ein sehr wichtiger Aspekt bei Speicherung/Konvertierung einer Excel-Datei als CSV-Datei.
- Es können zum aktuellen Zeitpunkt maximal 500 Datensätze in einem Schritt importiert werden. Wenn Sie mehr Datensätze importieren möchten, müssen Sie Ihre Ursprungsdatei aufteilen.
Viele Anwender haben Probleme bei der Kodierung von UTF8-Dateien in Excel.
Unter http://www.rechtsmedizin.med.uni-muenchen.de/service/anleitungen_hilfe/excel_csv_utf8/index.html#excel_2010 gibt es hierzu eine gute Anleitung.