Mit der Budget-Funktionalität können im System für verschiedene Kunden / Projekte Budgets definiert werden. Diese bestehen aus verschiedenen „Budgettöpfen“ (z. B. für verschiedene Marken oder Außendienstmitarbeiter) sowie Leistungen. Die Leistungen definieren somit die „Kosten“ eines Einsatzes. Die Budgetangaben können auf der Ebene der Termine hinterlegt werden. Somit können in Budgetauswertungen der bisherige und der zukünftige Verbrauch eines Budgets eingesehen werden. Daneben werden diese Budgets künftig im Planungsprozess berücksichtigt: Wird ein Termin geplant, findet eine Konfliktprüfung im Hinblick auf ein ausreichend vorhandenes Budget statt. Es findet also eine automatische und mitlaufende Budgetkontrolle statt.
Definition von Budget, Unterbudgets und Leistungen im Agentursystem
Neue Budgets werden im Bereich „Promotions → Budgets“ erstellt. Über einen einfachen Workflow werden neue Budgets hinzugefügt. Das Budget selber beinhaltet nur einen Titel und eine Beschreibung und dient als Bündelung / übergeordnete Ebene über verschiedene Unterbudgets. Diese Unterbudgets stellen also die konkreten „Bundettöpfe“ dar. Das Budget selber hat keinen eigenen Wert, sondern setzt sich als Summe seiner Teile zusammen.
Zur Erstellung eines neuen Unterbudgets gehen Sie wie folgt vor:
- Erstellen Sie zunächst ein neues Budget und gehen Sie anschließend in das Cockpit des Budgets, zu dem Sie ein Unterbudget hinzufügen möchten.
- Im Cockpit des Budgets fügen Sie neue Unterbudgets über einen Klick auf den +-Button am oberen rechten Rand der Auflistung der Unterbudgets hinzu. Die Unterbudgets beinhalten neben einem Titel und einer Beschreibung einen Wert und eine optionale Zuordnung zu einem oder mehreren Kunden / Kontakte. Über diese Zuordnung können die entsprechenden Kunden / Kontakte bei entsprechender Berechtigung im Kundensystem Termine mit Bezug auf ihre Unterbudgets erstellen.
- In der Zusammenfassung werden die hinterlegten Werte noch einmal zur Kontrolle ausgegeben. Mit dem Klick auf „Speichern und beenden“ wird das Unterbudget dem Budget hinzugefügt und ist in der tabellarischen Auflistung der Unterbudgets im Budget zu sehen.
Neben den Unterbudgets werden in einem Budget verschiedene Leistungen hinterlegt. Die Leistungen definieren den Verbrauch des Budgets. Zur Erstellung einer neuen Leistung gehen Sie wie folgt vor:
- Im Cockpit eines Budgets fügen Sie neue Leistungen über einen Klick auf den +-Button am oberen rechten Rand der Auflistung der Leistungen hinzu. Die Leistungen beinhalten neben einem Titel und einer Beschreibung einen Wert. Dieser Wert wird später mit dem Personalbedarf der Termine multipliziert, woraus sich der Budgetverbrauch eines Termins errechnet.
- In der Zusammenfassung werden die hinterlegten Werte noch einmal zur Kontrolle ausgegeben. Mit dem Klick auf „Speichern und beenden“ wird die Leistung dem Budget hinzugefügt und ist in der tabellarischen Auflistung der Leistungen im Budget zu sehen.
Mit dem Wert von Unterbudgets und Leistungen kann sowohl mit monetären Werten gearbeitet werden als auch mit Manntag-Größen. So kann ein Unterbudget einen Wert von 25.000 und eine Leistung einen Wert von 500 Tageseinsätzen haben oder ein Unterbudget kann einen Wert von 400 Tagen und einzelne Leistungen dann einen Wert von 0,5 für einen Halbtagseinsatz.
Verwendung von Budgets im Aktionskontext
Um ein Budget im Aktionskontext zu verwenden, muss das Budget im ersten Schritt der Projekterstellung bzw. für vorhandene Projekte über die Funktion „Projekt bearbeiten“ hinterlegt werden. Diese Angabe stellt eine leichtgewichtige Verknüpfung zum Budget im Sinne eines „Standard-Budgets für das Projekt“ dar, d. h. es ist durchaus möglich, in den Terminen des Projekts auch auf andere Budgets als das beim Projekt hinterlegte zurückzugreifen.
Bei der Erstellung von Terminen können künftig die Budgetangaben hinterlegt werden, d. h. aus welchem Budget, Unterbudget und nach welcher definierten Leistung diese Termine einem Budget zugerechnet werden sollen. Soll nachträglich eine Änderung an den Budgetangaben vorgenommen werden oder für bereits bestehende Termine noch Budgetangaben hinterlegt werden, so ist dies bei den Terminen über die Zeilenaktion „Budgetangaben bearbeiten“ für einzelne Termine bzw. über die Sammelaktion „Budgetangaben setzen“ für mehrere Termine möglich.
Werden zu einem Termin Budgetangaben hinterlegt, wird der Budgetverbrauch für den Termin errechnet. Dieser Budgetverbrauch ergibt sich als Produkt aus dem Personalbedarf des Termins und dem Wert der Leistung, die bei den Budgetangaben hinterlegt wurde. Hat ein Termin also einen Personalbedarf von fünf Personen und einen Leistungswert von 500, dann ergibt sich ein Budgetverbrauch von 2.500 für diesen Termin.
Mit der Hinterlegung von Budgetangaben wird geprüft, ob hierfür noch ausreichend Budget zur Verfügung steht. Im Fall einer Budgetüberschreitung kommt eine entsprechende Warnmeldung. Es findet somit eine fortlaufende Budgetprüfung und -kontrolle statt. Auch andere Aktionen haben künftig Einfluss auf den Budgetverbrauch eines Termins. So wird bei der Änderung des Personalbedarfs künftig geprüft, ob der neue Personalbedarf mit der hinterlegten Budgetleistung noch ausreichend verfügbar ist.
Einblick auf Budgetverbräuche
In dem Budget-Cockpit werden die Budgetverbräuche im Detail ausgegeben, d. h. jeder Termin mit Budgetangaben ist in dieser Auflistung zu finden. In der Zusammenfassung ist zudem der Gesamtverbrauch sowie der in der Vergangenheit liegende Verbrauch und der zukünftige Verbrauch zu sehen. Daneben gibt es zu den einzelnen Bestandteilen des Budgets, also den Unterbudgets und den Leistungen, ebenfalls Cockpit-Sichten mit Einblick in die jeweiligen Budgetverbräuche.
Budgetplanungen im Kundensystem
Auch im Kundensystem können Außendienstmitarbeitern Zugriffe auf Budgets bzw. Unterbudgets gegeben werden. Mehr hierzu ist im Artikel „Wie kann ich ein Budget / Kontingent definieren, auf das ein Kunde / Außendienstmitarbeiter bei der Erstellung von Terminen zurückgreifen muss?“ zu finden.
