Der Buchungsprozess von iPM_Promotion ist ein zentrales Element. Daher ist es wichtig, diesen schematischen Ablauf zu verstehen. Ziel von iPM_Promotion ist es, dass über das System ein rechtssicherer Online-Buchungsprozess abgebildet werden kann. Hierbei spielt es eine untergeordnete Rolle, ob mit selbstständigen Promotern oder abhängig beschäftigtem Personal gearbeitet wird. Im Rahmen des Buchungsprozesses werden die Schritte bzw. einzelnen Phasen gemäß der folgenden Abbildung durchlaufen:
Start des Buchungsprozesses mit der Anfrage durch die Agentur
Der erste Schritt ist die grundlegende Anfrage durch die Agentur. Diese erste Anfrage stellt ein invitatio ad offerendum dar, d. h. die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots durch die Promoter. Dies ist dahingehend sehr wichtig, weil diese Anfrage kein Angebot darstellt, das für die Agentur bindend und von dem Promoter direkt angenommen werden kann. Vielmehr soll der Promoter mit diesem Angebot dazu aufgefordert werden, seinerseits ein bindendes Angebot abzugeben. Diese Anfrage der Agentur wird im System durch eine automatische E-Mail unterstützt, welche alle relevanten Angaben zu der Aktion beinhaltet und durch systeminterne E-Mail-Vorlagen mit ihren Platzhaltern sehr schön an die individuellen Anforderungen der Agentur angepasst werden kann. Auch die Übersicht zu dem Job/der Aktion im Rahmen des Online-Rückmeldungsworkflows beinhaltet alle der oben genannten relevanten Angaben für das Angebot. Somit ist sichergestellt, dass dem Promoter alle bedeutsamen Informationen auch zugänglich gemacht wurden.
Nach der Anfrage durch die Agentur gibt der Promoter online seine Rückmeldung hierzu, d. h. er bewirbt sich auf diese Anfrage oder hinterlegt eine Absage zu der Aktion. Die Bewerbung durch den Promoter stellt hierbei das verbindliche Angebot dar und ist somit die erste abgegebene Willenserklärung für das Zustandekommen des Vertrags. Über die Verbindlichkeit seiner Bewerbung wird der Promoter im Rahmen seiner Rückmeldung in einem deutlich sichtbaren Text hingewiesen.
Zustimmung Promoter und Zustandekommen des Vertrages
Die Zusage der Agentur gilt als Annahme des Angebots und ist somit die zweite abgegebene Willenserklärung, die zum Vertragsschluss führt. Nach der Zusage durch die Agentur liegt also ein gültiger Vertrag mit dem Promoter vor. Die Annahme der Agentur erfolgt jedoch in Abhängigkeit der Bedingung, dass der Promoter noch einmal seine finale Bestätigung innerhalb eines fest vorgegebenen Zeitraums im System hinterlegt. Dies stellt somit eine aufschiebende Bedingung im Rahmen der Annahme und des Vertragsschlusses dar. Erfolgt diese Bestätigung durch den Promoter nicht, verliert die Annahme des Angebots und somit der Vertrag selbst seine Gültigkeit. Dies ist deshalb wichtig, da zwischen der Bewerbung durch den Promoter und die Reaktion durch die Agentur häufig eine gewisse Zeit liegt und die Agentur als zusätzliche Absicherung noch einmal eine finale Einsatzbestätigung durch den Promoter erhalten möchte. Erfolgt diese finale Bestätigung durch den Promoter nicht, müssen die Einsätze anderweitig vergeben werden und die Agentur muss die Möglichkeit haben, das ursprünglich angenommene Angebot samt Vertrag zu revidieren.
Sämtliche Textbausteine und Inhalte entlang des Buchungsprozesses sind flexibel und anpassbar. iPM_Promotion bietet rechtssichere Vorlagen, die jedoch durch jeden Kunden direkt im System eigenständig geändert werden können. Somit wäre es beispielsweise auch problemlos möglich, den Prozess dahingehend anzupassen, dass die Bewerbung durch den Promoter noch kein rechtsverbindliches Angebot darstellt, sondern erst die Zusage durch die Agentur. In diesem Fall würde der Promoter dieses Angebot durch die Bestätigung annehmen und den Vertrag somit schließen.
Bewerbung auf Job- oder Terminebene möglich
Dieser Buchungsprozess wird identisch auf der Jobebene oder auf der Terminebene/Einsatzebene abgebildet – je nach gewählter Bewerbungsebene des Jobs. Wird der Prozess auf Jobebene abgebildet, bewirbt sich die Person für den kompletten Zeitraum des Jobs bzw. wird auf den kompletten Jobzeitraum gebucht. Daher ist zumeist über die Jobbeschreibung eine textliche Konkretisierung der Einsatztage erforderlich, da für eine Buchung relevant ist, wann eine Person arbeiten soll. Findet der Buchungsprozess auf Jobebene statt, hat jedes dem Job zugeordnete Profil einen Status. Dieser Status repräsentiert die Phase des Buchungsprozesses, in dem sich die Person in dem Job befindet, also ob sie angefragt wurde, ihr zu- bzw. abgesagt wurde oder ob sie auf den Job bereits gebucht ist.
Wird der Prozess auf Terminebene abgebilde, bewirbt sich der Promoter auf die definierten Termine des Jobs, also auf konkrete Tage. Die Information, wann gearbeitet wird, liegt also durch die Termine konkretisiert im System vor. Aus jeder Termin-Bewerbung resultiert dann ein Einsatz. Die Einsätze haben einen Status – den Einsatzstatus. Dieser Status spezifiziert die Phase des Buchungsprozesses, in der sich der Einsatz befindet, also ob der Einsatz angefragt, abgesagt, zugesagt oder gebucht ist. Die Einsätze einer Person in einem Job laufen völlig unabhängig voneinander. So kann eine Person heute gebucht sein, für morgen wurde ihr abgesagt und für übermorgen muss die Bewerbung noch beantwortet werden.
