Wie funktioniert der Abrechnungsprozess in iPM_Promotion?

Eine Einsatz-Abrechnung durchläuft einen bestimmten Prozess – von der initialen Erstellung über die Weiterleitung an den Promoter bis zum Abschluss einer Abrechnung. Der Abrechnungsprozess verfolgt einen dialogorientierten Ansatz. Vereinfacht gesagt wird eine Abrechnung zwischen Agentur und Promoter hin- und hergereicht, bis beide Seiten diese akzeptieren und bestätigen. Hierbei werden alle Änderungen vollständig protokolliert und sind jederzeit einsehbar.

Wichtig: Wenn beim Projekt hinterlegt wurde, dass die Abrechnungserstellung/-vorbereitung durch Agentur und Promoter erfolgen kann, dann hat der Promoter zudem die Möglichkeit, die initiale Erstellung/Vorbereitung eigenständig vorzunehmen. Andernfalls muss die initiale Erstellung/Vorbereitung und die anschließende Weiterleitung an den Promoter immer durch die Agentur erfolgen.

Nachdem eine Abrechnung systemisch durch die Agentur vorbereitet wurde, kann diese agenturseitig bearbeitet/geändert, zur Prüfung/Kontrolle an den Promoter weitergeleitet oder direkt abgeschlossen werden.

Wichtig: Der Einbezug des Promoters in den Abrechnungsprozess ist sehr explizit und hängt davon ab, welchen Abrechnungsstatus eine Abrechnung hat. So sieht der Promoter Abrechnungen mit dem Status „Abrechnung weitergeleitet an Promoter“, „Abrechnung abgelehnt durch Agentur“, „Abrechnung abgeschlossen“, „Abrechnung geändert durch Promoter“ und „Abrechnung bestätigt durch Promoter“. Zudem sieht er die Abrechnungen, die er selber erstellt hat, also die Abrechnungen mit dem Status „Abrechnung vorbereitet durch Promoter“.

Wurde die Abrechnung an den Promoter weitergeleitet, kann dieser die Abrechnung einsehen, selber Änderungen an den Positionen vornehmen oder die Abrechnung bestätigen. Nimmt der Promoter Änderungen an einer Abrechnung vor, wird dies durch den Status „Abrechnung geändert durch Promoter“ ersichtlich. Nun liegt es an der Agentur zu prüfen, ob diese Änderungen akzeptiert oder abgelehnt werden. Wird die Abrechnung von der Agentur abgelehnt, sieht dies wiederum der Promoter, was ihm ermöglicht, erneute Änderungen an der Abrechnung vorzunehmen oder diese in der Form zu bestätigen/zu akzeptieren. Diese Schleifen können beliebig oft wiederholt werden.

Wichtig: Die Agentur hat in jeder Phase des Abrechnungsprozesses die Möglichkeit, Änderungen an einer Abrechnung vorzunehmen oder diese abzuschließen. Für abgeschlossene Abrechnungen kann jedoch auch die Agentur keine wertverändernden Änderungen mehr vornehmen.

Mit dem Aufrufen einer Aktion zur Änderung des Abrechnungsstatus öffnet sich ein Fenster, in dem ein Grund für die Statusänderung sowie eine Notiz/Anmerkung erfasst werden kann. Die Auswahl/Angabe eines Grundes ist hierbei verpflichtend, die Notiz/Anmerkung optional. Die Angaben dienen der Dokumentation und werden als Ereignis zur Abrechnung gespeichert.

Die nachfolgende Tabelle stellt noch einmal die Phasen des Abrechnungsstatus sowie die jeweiligen Besonderheiten vor: