In iPM_Promotion werden die Standorte im Kontext einer Aktion auf der Ebene des Projekts zentral hinterlegt. Das heißt, dass alle Standorte, die im Rahmen einer Aktion besucht werden sollen, als eigene Aktionsstandort-Datensätze im Projekt vorhanden sind bzw. sein müssen. Um die Eingabe und Pflege der Aktionsstandorte zu vereinfachen, können diese Datensätze über den Aktionsstandort-Import sehr einfach in das System eingelesen werden.
Zuordnung von Aktionsstandorten
Ausgehend vom Projekt können die Aktionsstandorte mit einem oder auch mehreren Jobs verknüpft werden. Jobs wiederum können ein oder auch mehreren Aktionsstandorten zugeordnet werden. Dies hängt insbesondere davon ab, um was für einen Aktionstyp es sich handelt und wie mit den Jobs im Rahmen der Aktion gearbeitet wird (siehe auch: „Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einem Job?“). Je nach Aktionstyp kann es sich auf Ebene der Jobs anbieten mit einem oder mehreren Aktionsstandorten in einem Job zu arbeiten.
So macht es im Rahmen einer Dauerpromotion-Aktion, wie z. B. einer Sales-Promotion-Aktion mit vielen Einsätzen am gleichen Aktionsstandort, Sinn, für jeden Aktionsstandort einen eigenen Job zu erstellen. D. h. hier wird jedem Job nur ein Aktionsstandort zugeordnet. Bei einer Roadshow, einer Verkostungsaktion oder anderen Aktionen, bei denen der Aktionsstandort häufig wechselt, ist es hingegen sinnvoll, mehrere Aktionsstandorte in einem Job zu bündeln. Diese Jobs stellen meist eine Tour oder ein Gebiet dar und decken somit bestimmte Aktionsstandorte des Projekts ab.
Arbeit mit Aktionsstandorten
Die operative Arbeit mit den Aktionsstandorten ist hierbei identisch. Im Cockpit des Projekts im Bereich „Aktionsstandorte“ sind alle Aktionsstandorte des Projekts zu finden, im Cockpit eines Jobs sind im Bereich „Aktionsstandorte“ die Aktionsstandorte zu finden, die eben diesem Job zugeordnet wurden. Diese Zuordnung von Aktionsstandorten zu einem Job kann auf drei verschiedenen Wegen im System hinterlegt werden:
- Ausgehend von den Aktionsstandorten des Projekts kann ein Aktionsstandort gewählt und die Funktion „Job-Zuordnungen bearbeiten“ aufgerufen werden. Hier können dann zu einem gewählten Aktionsstandort die Jobs des Projekts gewählt werden, denen dieser Aktionsstandort zugewiesen werden soll bzw. bereits zugeordnet ist. Es handelt sich um eine Bearbeitungsfunktion, d. h. hier werden in der Maske die Jobs ausgegeben, die dem Aktionsstandort bereits zugeordnet sind.
- Ebenfalls ausgehend von den Aktionsstandorten des Projekts können auch mehrere Aktionsstandorte in einem Schritt mit einem oder mehreren Jobs verknüpft werden. Hierfür sind die gewünschten Aktionsstandorte zu wählen und anschließend die Sammelaktion „Aktionsstandort zu Job zuordnen“ aufzurufen. Hier können dann die Jobs des Projekts gewählt werden, denen die vorab gewählten Aktionsstandorte zugeordnet werden sollen.
- Auf Ebene eines Jobs kann die Funktion „Aktionsstandorte bearbeiten“ aufgerufen werden. In der sich öffnenden Maske können die gewünschten Aktionsstandorte des Projekts ausgewählt und dem Job zugeordnet werden.
Neue Aktionsstandorte können sowohl im Aktionsstandort-Bereich des Projekt-Cockpits als auch im Aktionsstandort-Bereich des Job-Cockpits hinzugefügt werden. Wird ein Aktionsstandort aus dem Job-Cockpit neu erstellt, ist dieser zentral im Projekt hinterlegt und wird automatisch dem jeweiligen Job zugeordnet.
Tipp: Auch wenn im Rahmen einer Dauerpromotion-Aktion so mit dem System gearbeitet wird, dass jeder Job an einem Aktionsstandort läuft, macht der Import der Aktionsstandorte in das System Sinn! Häufig liegen die zu besuchenden Adressdaten in Form einer Excel-Tabelle vor. Diese kann schnell und einfach importiert werden. Anschließend kann bei den Jobs bequem und einfach der jeweilige Markt ausgewählt werden.
Aktionsstandorte entfernen
Soll ein Aktionsstandort wieder aus einem Job entfernt werden, kann der entsprechende Aktionsstandort entweder bei der Job-Funktion „Aktionsstandorte bearbeiten“ aus dem Formularfeld „Aktionsstandorte“ entfernt werden oder aber im Job-Cockpit im Bereich „Aktionsstandorte“ über die Zeilen- bzw. Sammelaktion „Aktionsstandort aus Job entfernen“ aus dem Job genommen werden. Mit diesen Funktionen wird der Aktionsstandort nicht aus dem System gelöscht, sondern lediglich die Verknüpfung zwischen dem Aktionsstandort und dem Job aufgehoben. Das tatsächliche Löschen eines Aktionsstandorts kann nur aus dem Aktionsstandort-Bereich des Projekt-Cockpits erfolgen.
Achtung: Ein Aktionsstandort kann nur aus dem Job entfernt werden, wenn er noch nicht in einem Termin verplant wurde. Das gleiche gilt für das Löschen eines Aktionsstandorts aus einem Projekt. Auch dies ist nur möglich, wenn der Aktionsstandort noch nicht in Terminen eingeplant wurde!
