Die Benachrichtigungen sind Bestandteil eines Benachrichtigungsablaufs und legen fest, bei welchem systemseitigen Ereignis welche E-Mail an welche Empfängergruppe gesendet wird. Der Benachrichtigungsablauf mit seinen Benachrichtigungen ist somit das zentrale Element zur Steuerung der prozessbegleitenden Kommunikation, d. h. welche E-Mails beispielsweise im Rahmen des Buchungsprozesses bei einer Job-Anfrage oder Einsatz-Zusage automatisch vom System versendet werden.
Um einem Benachrichtigungsablauf eine neue Benachrichtigung hinzuzufügen gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Gehen Sie in das Cockpit des Benachrichtigungsablaufs zu dem Sie eine neue Benachrichtigung hinzufügen möchten. Im Cockpit gibt es eine Auflistung der enthaltenen Benachrichtigungen. Über das +-Zeichen wird der Workflow zum Hinzufügen von neuen Benachrichtigungen gestartet.
- Im ersten Schritt des Workflows muss der Typ der Benachrichtigung sowie das Ereignis auf das sich die Benachrichtigung beziehen soll gewählt werden. Insgesamt können zwei verschiedene Auslöser für Ereignisse unterschieden werden:
- aktionsgebundene Ereignisse: Diese Ereignisse werden durch eine direkte im System aufgerufene Aktion eines Nutzers aufgerufen. Der Nutzer kann hierbei sowohl ein Agenturnutzer als auch ein Promoter im Promotersystem sein.
- zeitfenstergebundene Ereignisse: Diese Ereignisse werden in einem bestimmten Intervall ausgeführt, z.B. täglich um 11:30 Uhr oder stündlich immer zur vollen Stunde. Bei den zeitfenstergebundenen Benachrichtigungen wird ein Zeitfenster aufgespannt, welches zur Prüfung von Datensätzen im System verwendet wird. D.h. die ermittelten Datensätze müssen in dem aufgespannten Zeitfenster liegen. Somit kann das System z.B. in einer täglich um 11:00 Uhr ausgeführten Benachrichtigung prüfen ob am heutigen Tag Profile mit Geburtstag vorhanden sind und diesen eine automatische Geburtstagsmail zukommen lassen. Ebenso können über diese flexiblen Zeitfenster Einsatz-Erinnerungen, Feedback-Abgabe-Erinnerungen oder Einsatz-Übersichten automatisch erstellt und versendet werden.
- Im nächsten Schritt muss hinterlegt werden welche E-Mail Vorlage versendet werden soll. In dieser E-Mail Vorlage sind die eigentlichen Inhalte der Benachrichtigung zu finden. Der Status legt fest, ob die Benachrichtigung immer ausgeführt soll (Status = aktiv), ob die Benachrichtigung nie ausgeführt werden soll (Status = inaktiv) oder ob eine Rückfrage an den Nutzer zur Ausführung der Benachrichtigung erfolgen soll (Status = Nachfrage).
Neben der Möglichkeit bestimmt BCC-Empfänger der Benachrichtigung festzulegen muss noch der Empfänger der Benachrichtigung festgelegt werden. Hier wird zwischen den Promotern und den Agenturnutzern unterschieden. Bei den Agenturnutzern können entweder bestimmte Nutzer oder Projektrollen ausgewählt werden.
- Nach dem Speichern der Benachrichtigung ist diese im Benachrichtigungsablauf hinterlegt und kann hier geändert oder wieder entfernt werden.
Eine detaillierte Aufstellung der im System enthaltenen Benachrichtigungen bzw. Ereignisse welche zur Anpassung der Kommunikationsprozesse verwendet werden können finden Sie unter dem folgenden Link.
