Der Promoter ist im System registriert, die Aktion wurde abgebildet und die Einsätze geplant. Häufig müssen im Anschluss verschiedene Dokumente über das System erstellt werden: Anschreiben für Promoter, Einsatzlisten für Jobs oder Stundennachweise für bestimmte Aktionen. Um flexibel Dokumente zu Profilen, Jobs, Terminen oder Einsätzen zu erstellen, ist in diesen Bereichen die Funktion „Dokument aus Textbaustein erzeugen“ zu finden. Über diese Funktion besteht die Möglichkeit, Dokumente mit dynamischen Inhalten zu den gewählten Datensätzen zu erzeugen. Diese Dokumente können als PDF-Dokument generiert oder auch als HTML ausgegeben werden.
Textbausteine als Inhalte für die generierten Dokumente
Die Dokumente werden mit Inhalten von Textbausteinen erstellt. Die gewünschten Inhalte sind also im Bereich „Admin → Textbausteine“ zu hinterlegen. Für die Erstellung neuer Textbausteine gehen Sie wie folgt vor:
- Starten Sie im Bereich „Admin > Textbausteine“ durch einen Klick auf den +-Button den Workflow zum Hinzufügen von neuen Textbausteinen.
- Hinterlegen Sie die Inhalte für das Dokument im Textbaustein. Hierbei können Sie die entsprechenden Platzhalter einfügen (siehe auch hierzu Anmerkung/Hinweis weiter unten). Setzen Sie die Option „Vorlage zur Dokumenten-Generierung“ auf ja.
- Beenden und speichern Sie den neuen Textbaustein.
Achtung: Bei der Erstellung von Dokumenten muss analog zum E-Mail-Versand der Kontext für die Platzhalter berücksichtigt werden. Das bedeutet, dass z. B. ein Job-Platzhalter bei einem Profil nicht gefüllt werden kann, da dem System der Kontext des Jobs hierbei nicht bekannt ist. Auch muss beachtet werden, ob ein oder mehrere Datensätze für die Dokumenten-Generierung und die Verarbeitung der Platzhalter gewählt wurden. Wurden z. B. mehrere Termine gewählt, können die Platzhalter, die sich auf einzelne Termin-Angaben beziehen, nicht mehr gefüllt werden (weil ja mehrere Termine gewählt wurden). Hierbei müssen dann die Termin-Auflistung-Platzhalter gewählt werden. Wurden 3 Termine vom gleichen Job gewählt, können die Job-Platzhalter gefüllt werden (weil alle 3 Termine auf einen Job zurückzuführen sind) – sind die Termine jedoch von unterschiedlichen Jobs, können die Job-Platzhalter nicht gefüllt werden, weil der Job-Kontext nicht eindeutig ist.
Erstellen von Dokumenten zu Personen, Jobs, Terminen oder Einsätzen
Sind die Dokumenteninhalte als Textbausteine im System hinterlegt, kann die Generierung der Dokumente vorgenommen werden. Für die Erstellung von Dokumenten gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie im Bereich der Profile, Jobs, Termine oder Einsätze die Funktion „Dokument aus Textbaustein erzeugen“ auf. Diese Funktion steht bei Profilen und Jobs als Zeilenaktion und bei Terminen und Einsätzen als Zeilen- und Sammelaktion zur Verfügung. Dies startet den Workflow der Dokumenten-Generierung.
- Hinterlegen Sie die gewünschten Angaben zum Dokument. Hierzu zählen neben dem Titel und der Beschreibung insbesondere der Textbaustein mit den hinterlegten Inhalten des Dokuments sowie Angaben zum Dateiformat (PDF oder HTML-Ausgabe) sowie zur Steuerung der Ausgabe (mit/ohne Logo etc.).
- Speichern und beenden Sie den Workflow.
Das Dokument wird hierbei direkt „on-the-fly“ generiert und der Download der Datei in einem neuen Tab gestartet. Das generierte Dokument ist anschließend nicht im System gespeichert, da es direkt generiert und heruntergeladen angeboten wird.
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