Termine werden über den Kalender des jeweiligen Jobs erstellt. Hierfür sind in dem Kalender die gewünschten Tage zu wählen, an denen Termine erstellt werden sollen. Mit dem Aufrufen der Funktion „Termin hinzufügen“ wird der Workflow für die Erstellung neuer Termine gestartet. In diesem Workflow können die Angaben zu den Einsatzzeiten, der Personalbedarf und der Aktionsstandort festgelegt werden. Die so erstellten Termine sind direkt im Jobkalender zu sehen. Ist der Termin im Jobkalender schraffiert dargestellt, bedeutet dies, dass er noch unterbesetzt ist. Dieser Besetzungsstatus ist ebenfalls in der Terminliste zu sehen. Aus dem Job-Cockpit gelangt man unter „Einsatzplanung > Termine“ in die Auflistung der Termine des jeweiligen Jobs.
Einsatzplanung startet den Buchungsprozess
Anschließend müssen die definierten Termine besetzt werden. Hierzu müssen ausgehend aus dem Kalender zunächst die Termine gewählt werden. Anschließend ist die Funktion „Einsätze planen“ aufzurufen. In dieser Sicht können wir dann die gewünschten Profile wählen, die wir mit dem Termin in Verbindung setzen möchten. Über „Planungsaktion“ legen wir fest, in welche Phase des Buchungsprozesses wir beginnen wollen, also ob wir die gewählten Profile für die Termine anfragen, ihnen zusagen oder sie direkt buchen möchten.
Wichtig: Per Default werden im Rahmen der Einsatzplanung auf Profile zurückgegriffen, die in vorherigen Schritten bereits dem Job zugeordnet wurden („Wie schreibe ich einen Job an mehrere Personen aus?“). Über eine Änderung der Profil-Quelle ist es jedoch auch möglich, Profile zu wählen, die noch nicht dem Job zugeordnet wurden, z. B. aus dem Pool der aktiven Profile oder aus einer Auswahlliste.
Im Fall der Anfrage starten wir den tagesgenauen Ausschreibungs- und Rückmelde-Workflow. Der Promoter bekommt eine E-Mail mit einer Auflistung der angefragten Termine und soll sich online auf diese Termine bewerben. Hiernach erfolgt die agenturseitige Zusage der Termine, welche vom Promoter noch einmal final bestätigt werden muss. Anschließend ist der Promoter auf die jeweiligen Termine gebucht. Dieser Rückmelde-Workflow verläuft klar, stringent und rechtssicher. Im Planungsprozess kommt noch ein weiterer Vorteil zum Tragen: Das System verhindert Doppelbuchungen und Überbuchungen von Terminen. Wird also ein Promoter für einen Tag eingeplant, an dem er bereits im Einsatz ist, weist das System auf diese Kollision hin.
Kontrollzahlen geben Überblick
Über die Kontrollzahlen des jeweiligen Jobs sehen wir direkt, wie viele Termine noch unterbesetzt sind und wie viele Einsätze bereichts gebucht wurden. Im Vergleich mit der Kundenvorgabe kann ich auf diese Weise gut überprüfen, ob für den jeweiligen Markt noch weitere Einsätze geplant werden müssen. Wie man den Überblick über eine solche Aktion behält, ist auch in dem Artikel „Aktionscontrolling leicht gemacht“ zu finden.
