Wie in dem Artikel „Wie bilde ich eine Aktion im System ab?“ erläutert, erfolgt die Abbildung einer Aktion in iPM_Promotion immer über Projekte und Jobs. Das Projekt ist die allgemeine und übergreifende Ebene im System zur Abbildung einer Aktion. Hier werden alle grundlegenden Angaben und Eigenschaften hinterlegt, wie z. B. ein Aktionszeitraum, die allgemeine Einsatzzeit, die Aktionsbeschreibung und noch einige weitere Angaben. Diese Angaben werden dann durch die einzelnen Jobs innerhalb eines Projekts konkretisiert und auf die operative Ebene der Ausschreibung und Einsatzplanung gebracht.
Projekte und Jobs sind innerhalb des Systems somit eng miteinander verzahnt. Wird ein Job zu einem Projekt hinzugefügt, übernimmt dieser viele Angaben vom Projekt automatisch. Das Projekt gibt den Rahmen und die grundlegenden Daten vor – diese können vom Job übernommen oder jobspezifisch angepasst werden. Damit geht die Erstellung von neuen Jobs innerhalb eines Projekt häufig schnell von der Hand, da häufig die hinterlegten Werte übernommen werden können.
Die Jobs sind die operative und greifbare Ebene im System. Ein Promoter sieht immer Jobs online (und nie Projekte) und bewirbt sich auf Jobs (bzw. wenn mit der Einsatzplanung gearbeitet wird: auf Termine) bzw. wird auf diese gebucht. Jeder Job gehört zu einem Projekt, wobei jedes Projekt beliebig viele Jobs haben kann. Was genau mein Job darstellt, ist eine der schwierigsten Fragen bei der Einarbeitung in iPM_Promotion, da dies immer im Kontext der jeweiligen Aktion zu sehen ist. Das System gibt hier keine strikte Vorgabe, sodass sehr variantenreich mit den Jobs gearbeitet werden kann (siehe hierzu auch: „Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einem Job?“). Ein Job ist beispielsweise:
- im Rahmen einer Sales-Promotion-Aktion ein konkreter Markt, in dem der Abverkauf durchgeführt wird,
- im Rahmen einer Messe eine bestimmte Tätigkeit (z. B. Hostess oder Catering), die zu bestimmten Zeiten durchgeführt und geleistet werden muss,
- im Rahmen einer Roadshow oder Verkostungsaktion eine bestimmte „Tour“, an Standorten, die von bestimmten Personen besucht werden müssen
- oder im Rahmen einer Team-Promotion-Aktion ein bestimmtes Team an einem Standort.
Wie erstelle ich einen Job zu einem Projekt?
Im ersten Schritt muss also zunächst ein Projekt erstellt werden (siehe hierzu: „Wie erstelle ich ein neues Projekt?“). Zu diesem Projekt ist dann die Aktion „Job hinzufügen“ aufzurufen. Damit wird der Workflow zum Hinzufügen von neuen Jobs gestartet, in dem die Angaben des Projekts innerhalb der folgenden Schritte konkretisiert und angepasst werden können:
- Job hinzufügen: Im ersten Schritt der Job-Erstellung werden grundlegende allgemeine Daten wie der Jobname, die Beschreibung und die Jobnummer festgelegt. Diese Angaben dienen der internen Verwendung. Ebenso können dem Job Dateien (z. B. Briefings, Aktionsvereinbarungen, Schulungsunterlagen etc.) hinzugefügt werden. Diese Dateien müssen vorher im Bereich „Dateien → Dateien“ in das System hochgeladen werden. Der Personalbedarf legt fest, wie viel Personal per Default pro Tag/Termin benötigt wird. Mit dieser Angabe ist also nicht das gesamte Manntag-Volumen des Jobs gemeint, sondern der Standard-Wert für den terminbezogenen Personalbedarf (da diese Angabe von oben nach unten weitergereicht wird).
- Aktionsstandorte: In diesem Schritt können die Aktionsstandorte des Jobs ausgewählt und somit hinterlegt werden. Zur Auswahl stehen hier die Aktionsstandorte, die bereits in dem Projekt hinterlegt wurden (siehe hierzu auch: „Wie funktioniert das Standort-Handling im Kontext einer Aktion?“). Innerhalb eines Jobs können ein oder mehrere Aktionsstandorte hinterlegt werden. Die dem Job hinzugefügten Aktionsstandorte stehen dann bei der tagesgenauen Terminierung zur Auswahl. Auf der Ebene des Termins wird also dann tagesgenau konkretisiert, an welchem Tag welcher Aktionsstandort besucht werden soll.
- Zeiten & Einsatz: In diesem Schritt wird der Zeitraum des Jobs festgelegt sowie die grundlegende Einsatzzeit. Die Einsatzzeit kann dann ebenfalls auf den unterliegenden Ebenen (also den Terminen) weiter konkretisiert und angepasst werden. Die Einstellung zur Zeitenerfassung legt fest, ob innerhalb des Projekts die Einsatzzeiten getrackt und erfasst werden sollen.
- Ausschreibung & Bewerbung: In diesem Schritt werden die grundlegenden und wichtigen Ausschreibungsoptionen festgelegt. Hierin enthalten ist die Bewerbungsebene. Mit dieser Einstellung wird differenziert, ob sich die Promoter online auf den Job-Zeitraum (Bewerbung auf Jobebene) oder tagesgenau auf einzelne Termine (Bewerbung auf Terminebene) bewerben sollen (siehe hierzu auch: „Was ist der Unterschied zwischen der Bewerbung auf Jobebene und der Bewerbung auf Termin- bzw. Einsatzebene?“). Ebenso wird hier festgelegt, ob besetzte Jobs/Termine online noch ausgegeben oder ausgeblendet werden sollen. Bei den Ausschreibungsdaten werden die Inhalte und Angaben hinterlegt, die der Promoter anschließend online zu den einzelnen Jobs einsehen kann. Dies sind also die beschreibenden Angaben Ihres Job-Inserats. Ebenso stehen viele Angaben der Ausschreibungsdaten innerhalb der E-Mail-Vorlagen als Platzhalter zur Verfügung.
- Reporting: In diesem Schritt wird hinterlegt, welcher Fragebogen für das Reporting auf Jobebene und das Reporting auf Einsatzebene verwendet wird. Zur Auswahl stehen hier alle aktiven Fragebögen des Systems. Was der Unterschied zwischen diesen beiden Angaben ist wird im Hilfetext „Was ist der Unterschied zwischen dem Reporting auf Jobebene und dem Reporting auf Termin-/Einsatzebene?“ erläutert.
- Vergütung: In diesem Schritt wird die allgemeine Aktionsvergütung hinterlegt. Hierbei kann eine Vergütung pro Stunde, pro Tag oder pro Job hinterlegt werden. Weitere Vergütungsdetails können in Textform hinterlegt werden. Es ist zu beachten, dass keine Angaben zur Vergütung hinterlegt werden müssen.
- Zusammenfassung: In diesem Schritt werden alle hinterlegten Angaben im Überblick ausgegeben. Mit dem Klick auf „Speichern und beenden“ wird der Workflow abgeschlossen.
Achtung: Wird der Workflow an einer Stelle geschlossen und abgebrochen wird kein neuer Job erstellt. Nur mit dem korrekten Abschluss des Workflows mittels „Speichern und beenden“ wird der Job hinzugefügt.
Wie geht es nach der Joberstellung weiter?
Nachdem der Job hinzugefügt wurde, ist er unter Promotions → Jobs in der Jobverwaltung sowie im entsprechenden Projekt-Cockpit unter Einsatzplanung → Jobs zu finden. Mit einem Klick auf das Cockpit-Icon gelangen Sie in das Job-Cockpit. Hier können Sie Einblick nehmen auf die hinterlegten Job-Angaben sowie auf die weiteren „lnhalte“ des Jobs, also seine Aktionsstandorte, Termine, Einsätze, abgegebenen Berichte etc.
Neue Jobs sind immer als „inaktiv“ gekennzeichnet. Inaktive Datensätze werden nicht im Promotersystem ausgegeben und während des Planungsprozesses werden zu inaktiven Jobs auch keine E-Mails versendet! Bedenken Sie also, den Job zum richtigen Zeitpunkt zu aktivieren. Dies können Sie beim Job ganz einfach über die Aktion „Job aktivieren“ ausführen.
Bevor die Aktion zur Bewerbung an die Profile ausgeschrieben wird, müssen ggf. noch die konkreten Aktionstermine innerhalb des Jobs hinterlegt werden. Dies läuft über den Jobkalender im Bereich Einsatzplanung → Jobkalender im Job-Cockpit. Der Hilfetext „Wie erstelle ich Termine und wie schreibe ich diese aus?“ zeigt diesen Schritt im Detail.
Anschließend muss der Job an die Profile ausgeschrieben werden. Es wird also eine „Verknüpfung“ zwischen Profil und Job erstellt. Dies ist elementar, denn nur diese Profile sehen den Job anschließend online im Promotersystem. Wie die Ausschreibung von Jobs erfolgt, wird im Hilfetext „Wie schreibe ich einen Job an mehrere Personen aus?“ erläutert. Ebenso können ausgehend von den Profilen (also über den Bereich Profile) gezielt einzelne oder mehrere Profile über die Aktion „Profil zu Job zuordnen“ zu Jobs zugeordnet werden.
