Die Strukturen des Reportings sind ganz einfach zu verstehen: Die Berichtsabgabe läuft immer bezogen auf einen Fragebogen. Ein Fragebogen bzw. Bericht kann aus verschiedenen Seiten bestehen, und jede Seite verfügt über eine beliebige Anzahl einzelner Fragen. Die Fragen repräsentieren somit die Informationen, die erfasst werden sollen. So gibt es Fragen für Textangaben, für Zahlenwerte, für simple oder multiple Optionswerte oder auch für multiple Datenstrukturen, welche dann selber wiederum Unterfragen beinhalten können. Durch diese Strukturen können alle Daten, die im Rahmen eines Tagesberichts erfasst werden sollen, abgebildet werden.
Fragebogen als Basis
Für die Erstellung eines Fragebogens muss also nach dem Ablauf „Fragebogen → Seiten → Fragen → Optionen/Unterfragen“ vorgegangen werden. Im ersten Schritt muss also zunächst der Fragebogen hinzugefügt werden. Dies ist über den Workflow sehr einfach möglich:
- Wählen Sie unter „Reporting → Fragebögen“ das Plus-Zeichen am oberen rechten Rand der Applikation, um den Workflow zur Erstellung eines neuen Fragebogens zu starten.
- Hinterlegen Sie die erforderlichen Angaben und speichern Sie Ihren neuen Fragebogen ab.
Der neu erstellte Fragebogen ist anschließend in der Fragebogen-Verwaltung zu sehen.
Achtung: Soll in dem Reporting der Upload von Bildern und Dateien ermöglicht werden, ist dies direkt im Fragebogen zu hinterlegen, indem bei der Angabe „Datei-Upload aktivieren“ bestätigt wird.
Seiten zur Strukturierung
Die weiteren Elemente und Inhalte des Fragebogens werden über das Fragebogen-Cockpit erstellt. In diesem gibt es neben dem Dashboard die Auflistung der Seiten, der Fragen und der Reportdefinition. Gemäß der oben genannten Abfolge sind an nächster Stelle die gewünschten Seiten zu erstellen. Die Seiten dienen der Strukturierung innerhalb des Fragebogens: Da die Feedback-Abgabe systemkonform über einen Workflow abgebildet wird, können über die einzelnen Seiten die verschiedenen Workflow-Schritte definiert werden. Hintergrund ist eine Reduzierung der Komplexität der Eingabemasken durch die Aufteilung in mehrere kleine und beispielsweise inhaltlich zusammenhängende Fragestellungen. So können z. B. Seiten für Allgemeine Angaben, Wettbewerbsbeobachtungen, Frequenzwerte und den Abverkauf angelegt werden.
Die Seiten werden über einen einfachen Workflow dem Fragebogen hinzugefügt. Wichtigste Angabe der Seite ist die Sichtbarkeit. Hierüber kann festgelegt werden, ob alle Angaben dieser Seite bei der Feedback-Abgabe durch den Promoter sichtbar sein sollen oder nur bei der agenturinternen Bearbeitung.
Fragen zur Datenerhebung
Nach der Erstellung der Seiten gehen wir noch eine Ebene weiter nach unten zur Erstellung von Fragen. Für jede Information, die innerhalb des Berichts abgefragt werden soll, muss eine Frage hinzugefügt werden. Hierbei gibt es verschiedene Fragetypen – je nachdem was für Angaben erfasst werden sollen. Es gibt Fragetypen für Textangaben, für Zahlenwerte, für simple oder multiple Optionswerte oder auch für multiple Datenstrukturen, welche dann selber wiederum Unterfragen beinhalten können. Das Hinzufügen neuer Fragen läuft unabhängig vom Fragetyp immer nach dem gleichen Ablauf:
- Gehen Sie im Fragebogen-Cockpit Ihres Fragebogens in den Bereich „Fragen“ und starten Sie hier über ein Klick auf den Plus-Button den Workflow zum Hinzufügen einer neuen Frage.
- Hinterlegen Sie hier alle Angaben zur Frage: Den Fragetyp, den Text für die Fragestellung sowie die Seite, auf der die Frage ausgegeben werden soll.
Nach dem Speichern der Frage ist diese in der Fragen-Verwaltung des Fragebogens zu finden. Hier können bestehende Fragen deaktiviert oder bearbeitet werden.
Optionswerte und Unterfragen
Häufig müssen in einem Reporting strukturierte Informationen oder Abverkaufsinformationen erfasst werden. Hierfür gibt es spezielle Fragetypen. So sind für die Erfassung von strukturierten Informationen die Fragetypen „einfache Option“ oder „mehrfache Option“ geeignet. Hierzu muss zunächst eine Frage vom jeweiligen Typ hinzugefügt werden. Anschließend müssen die Optionswerte, die zur Auswahl zur Verfürung stehen sollen, hinterlegt werden. Dies läuft über das Cockpit der jeweiligen Frage. In diesem Cockpit ist der Bereich „Optionswerte“ zu finden, in dem neue Optionswerte über einen einfachen Workflow hinzugefügt werden. Ebenfalls können hier bestehende Optionswerte deaktiviert oder bearbeitet werden.
Für die Erfassung von Abverkäufen, Bestandsinformationen oder Adressdaten bieten sich die „multiplen Fragen“ an. Bei diesem Typ können frei Unterfragen hinzugefügt werden. Diese Unterfragen bilden einen „Block“. Im Rahmen der Feedback-Abgabe können diese „Blöcke“ dann mehrfach, also multipel, ausgefüllt werden. Das Hinzufügen von Unterfragen läuft ebenfalls über das Cockpit der Frage. Hier können im Bereich „Unterfragen“ über einen Workflow neue Fragen hinzugefügt werden. Der Workflow der Fragen-Erstellung läuft nahezu analog zur normalen Fragen-Erstellung. Ebenfalls können bestehende Unterfragen deaktiviert und bearbeitet werden.
Einbindung in den Aktionskontext
Nachdem der Fragebogen erstellt und mit all seinen Inhalten gefüllt wurde, muss er noch im Kontext der Aktion eingebunden werden. Dies erläutern wir im Artikel „Wie hinterlege ich einen Fragebogen im Kontext meiner Aktion?“.
