Wie im Artikel „Wie bilde ich eine Aktion im System ab?“ erläutert, erfolgt die Abbildung einer Promotionaktion von oben nach unten (top-down). Die Abbildung einer Aktion beginnt somit mit der allgemeinen und übergreifenden Aktion im System: der Ebene des Projektes. Hier werden alle grundlegenden Angaben und Eigenschaften hinterlegt, wie z. B. ein Aktionszeitraum, die allgemeine Einsatzzeit, die Aktionsbeschreibung und noch einige weitere Angaben.
Projekte und die hier hinterlegten Angaben sind für Promoter online nicht einsehbar. Die Promoter sehen immer nur die Jobs des Projekts online. Die Ebene des Jobs ist hierarchisch unter dem Projekt angesiedelt. Jeder Job gehört zu einem Projekt, wobei jedes Projekt beliebig viele Jobs haben kann. Projekte und Jobs sind innerhalb des Systems eng miteinander verzahnt. Wird ein Job zu einem Projekt hinzugefügt, übernimmt diese viele Angaben vom Projekt automatisch. Das Projekt gibt den Rahmen und die grundlegenden Daten vor – diese können vom Job übernommen oder jobspezifisch angepasst werden. Damit geht die Erstellung von neuen Jobs innerhalb eines Projekt häufig schnell von der Hand. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen Projekten und Jobs sind im Artikel „Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einem Job?“ zu finden.
Projekt-Erstellung über einen Workflow
Das System führt uns bei der Erstellung des Projektes durch einen Workflow. Starten Sie diesen Workflow im Bereich Promotions → Projekte durch Klick auf den Plus-Button am oberen rechten Rand der Projektverwaltung. Innerhalb des Workflows können Sie zum Projekt folgende Angaben hinterlegen:
- Projekt hinzufügen: Im ersten Schritt der Projekt-Erstellung werden grundlegende allgemeine Daten wie der Projektname, die Beschreibung und die Projektnummer festgelegt. Diese Angaben dienen der internen Verwendung. Ebenso können dem Projekt Dateien (z. B. Briefings, Aktionsvereinbarungen, Schulungsunterlagen etc.) hinzugefügt werden. Diese Dateien müssen vorher im Bereich „Dateien → Dateien“ in das System hochgeladen werden. Der Benachrichtigungsablauf des Projekts legt fest, an welche Stelle (z. B. innerhalb des Buchungsprozesses) welche Benachrichtigungen vom System automatisch prozessbegleitend versendet werden sollen (siehe hierzu auch: „Was ist ein Benachrichtigungsablauf?“ und „Welche Benachrichtigungen/Ereignisse/Events gibt es in iPM_Promotion?“). Der Personalbedarf legt fest, wie viel Personal per Default pro Tag/Termin benötigt wird. Mit dieser Angabe ist also nicht das gesamte Manntag-Volumen des Projekts gemeint, sondern der Standard-Wert für den terminbezogenen Personalbedarf (da diese Angabe von oben nach unten weitergereicht wird).
- Projektrollen: In diesem Schritt können einzelnen Agenturnutzer bestimmte Rollen innerhalb des Systems zugewiesen werden. Diese Rollen können dann mittels der Benachrichtigungsabläufe berücksichtigt werden (z. B. sollen nur Projektmanager eine bestimmte Benachrichtigung erhalten). Dieser Schritt kann in den meisten Fällen bei der Projekterstellung zunächst übersprungen werden.
- Zeiten & Einsatz: In diesem Schritt wird der Zeitraum des Projekts festgelegt sowie die grundlegende Einsatzzeit. Die Einsatzzeit kann dann ebenfalls auf den unterliegenden Ebenen (also den Jobs und Terminen) weiter konkretisiert und angepasst werden. Die Einstellung zur Zeitenerfassung legt fest, ob innerhalb des Projekts die Einsatzzeiten getrackt und erfasst werden sollen.
- Ausschreibung & Bewerbung: In diesem Schritt werden die grundlegenden und wichtigen Ausschreibungsoptionen festgelegt. Hierin enthalten ist die Bewerbungsebene. Mit dieser Einstellung wird differenziert, ob sich die Promoter online auf den Job-Zeitraum (Bewerbung auf Jobebene) oder tagesgenau auf einzelne Termine (Bewerbung auf Terminebene) bewerben sollen (siehe hierzu auch: „Was ist der Unterschied zwischen der Bewerbung auf Jobebene und der Bewerbung auf Termin- bzw. Einsatzebene?“). Ebenso wird hier festgelegt, ob besetzte Jobs/Termine online noch ausgegeben oder ausgeblendet werden sollen. Bei den Ausschreibungsdaten werden die Inhalte und Angaben hinterlegt, die der Promoter anschließend online zu den einzelnen Jobs einsehen kann. Dies sind also die beschreibenden Angaben ihres Job-Inserats. Ebenso stehen viele Angaben der Ausschreibungsdaten innerhalb der E-Mail-Vorlagen als Platzhalter zur Verfügung.
- Reporting: In diesem Schritt wird hinterlegt, welcher Fragebogen für das Reporting auf Jobebene und das Reporting auf Einsatzebene verwendet wird. Zur Auswahl stehen hier alle aktiven Fragebögen des Systems. Was der Unterschied zwischen diesen beiden Angaben ist, wird im Hilfetext „Was ist der Unterschied zwischen dem Reporting auf Jobebene und dem Reporting auf Termin-/Einsatzebene?“ erläutert.
- Vergütung: In diesem Schritt wird die allgemeine Aktionsvergütung hinterlegt. Hierbei kann eine Vergütung pro Stunde, pro Tag oder pro Job hinterlegt werden. Weitere Vergütungsdetails können in Textform hinterlegt werden. Es ist zu beachten, dass keine Angaben zur Vergütung hinterlegt werden müssen.
- Zusammenfassung: In diesem Schritt werden alle hinterlegten Angaben im Überblick ausgegeben. Mit dem Klick auf „Speichern und beenden“ wird der Workflow abgeschlossen.
Achtung: Wird der Workflow an einer Stelle geschlossen und abgebrochen, wird kein neues Projekt erstellt. Nur mit dem korrekten Abschluss des Workflows mittels „Speichern und beenden“ wird das Projekt hinzugefügt.
Wie geht es nach der Projekterstellung weiter?
Nachdem das Projekt hinzugefügt wurde, ist es unter Promotions → Projekte in der Projektverwaltung zu finden. Mit einem Klick auf das Cockpit-Icon gelangen Sie in das Projekt-Cockpit. Hier können Sie Einblick nehmen auf die hinterlegten Projekt-Angaben sowie auf die weiteren „Inhalte“ des Projekts, also seine Aktionsstandorte, Jobs, Termine, Einsätze, abgegebene Berichte etc.
Nach der Erstellung des Projekts empfehlen wir die Hinterlegung der Aktionsstandorte innerhalb des Projekts. Die Aktionsstandorte sind die Orte, an denen die Jobs/Termine/Einsätze laufen und durchgeführt werden. Das Erstellen von Aktionsstandorten können Sie manuell im Aktionsstandort-Bereich des Projekt-Cockpits vornehmen oder über einen Import. Die Hilfethemen „Wie funktioniert das Standort-Handling im Kontext einer Aktion?“ sowie „Wie importiere ich Aktionsstandorte aus einer Excel-Datei in das System?“ helfen Ihnen hier weiter.
Wie bereits erläutert, ist das Projekt die abstrakte, obere Ebene zur Abbildung einer Aktion und Promoter können keine Projekte einsehen und sich darauf bewerben. Dies läuft immer über die Jobs des Projekts. Es ist also wichtig, nach der Erstellung des Projekts diesem neue Jobs hinzuzufügen. Wählen Sie hierzu zum Projekt die Aktion „Job hinzufügen“ und erstellen Sie über den Workflow neue Jobs innerhalb des Projekts. Der Hilfetext „Wie erstelle ich einen neuen Job“ zeigt dies in detaillierter Form. Die Jobs des Projekts sind im Projekt-Cockpit im Bereich Einsatzplanung → Jobs zu finden.
Neue Projekte und Jobs sind immer als „inaktiv“ gekennzeichnet. Inaktive Datensätze werden nicht im Promotersystem ausgegeben und während des Planungsprozesses werden zu inaktiven Projekten/Jobs auch keine E-Mails versendet! Bedenken Sie also, das Projekt sowie die Jobs zum richtigen Zeitpunkt zu aktivieren. Dies können Sie beim Projekt ganz einfach über die Aktion „Projekt aktivieren“ ausführen und hierbei in einem Schritt sowohl das Projekt, als auch seine Jobs aktivieren.
Wichtig: Mit der Aktivierung eines Projekts/Jobs werden keine E-Mails rückwirkend/nachträglich versendet!
Termin-Erstellung und Ausschreibung als Abschluss der vorbereitenden Planung
Bevor die Aktion zur Bewerbung an die Profile ausgeschrieben wird, müssen ggf. noch die konkreten Aktionstermine innerhalb der einzelnen Jobs hinterlegt werden. Dies läuft über den Jobkalender der einzelnen Jobs. Der Hilfetext „Wie erstelle ich Termine und wie schreibe ich diese aus?“ zeigt diesen Schritt im Detail.
Anschließend müssen die Jobs an die Profile ausgeschrieben werden. Es wird also eine „Verknüpfung“ zwichen Profil und Job erstellt. Dies ist elementar, denn nur diese Profile sehen die Jobs anschließend online im Promotersystem. Wie die Ausschreibung von Jobs erfolgt wird im Hilfetext „Wie schreibe ich einen Job an mehrere Personen aus?“ erläutert. Ebenso können ausgehend von den Profilen (also über den Bereich Profile) gezielt einzelne oder mehrere Profile über die Aktion „Profil zu Job zuordnen“ zu Jobs zugeordnet werden.
