Wie bilde ich eine Aktion im System ab?

Der im folgenden Artikel dargestellte Anwendungsfall soll zeigen, wie mit iPM_Promotion schnell und einfach eine Promotionaktion vorbereitet, online ausgeschrieben und mit den passenden Promotern und Hostessen besetzt werden kann. Nehmen wir vereinfacht an, dass eine einfache Sampling-Aktion durch vier verschiedene Teams an Standorten in Hamburg, Berlin, Köln und München durchgeführt werden muss. In jedem Team benötigen wir vier Personen.

Sampling Aktion mit vier Standorten

Aktionsabbildung mit Projekten und Jobs

Wir arbeiten uns von oben nach unten vor – oder auch „top-down“, wie man im Business-deutsch so schön sagen kann. D. h. wir beginnen mit der Abbildung der allgemeinen und übergreifenden Aktion im System: der Ebene des Projektes (siehe hierzu auch: „Wie erstelle ich ein neues Projekt?“). Das Projekt stellt im System die oberste Ebene zur Abbildung einer Aktion dar. Hier werden alle grundlegenden Angaben und Eigenschaften hinterlegt, wie z. B. ein Aktionszeitraum, die allgemeine Einsatzzeit, die Aktionsbeschreibung und noch einige weitere Angaben. Das System führt uns bei der Erstellung des Projektes durch einen Workflow. Sämtliche Einstellungen und Werte können im Nachhinein noch problemlos geändert und überarbeitet werden.

Standorte

Nun wird es konkreter und greifbarer – als nächstes erstellen wir zu dem soeben hinzugefügten Projekt unseren ersten Job (siehe hierzu auch: „Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einem Job?“ sowie „Wie erstelle ich einen neuen Job?„). Jeder Job gehört zu einem Projekt, wobei jedes Projekt beliebig viele Jobs haben kann. Was mein Job darstellt, ist eine der schwierigsten Fragen bei der Einarbeitung in iPM_Promotion, da dies immer im Kontext der jeweiligen Aktion zu sehen ist. Das System gibt hier keine strikte Vorgabe, sodass sehr variantenreich mit den Jobs gearbeitet werden kann. Ein Job ist beispielsweise:

  • im Rahmen einer Sales-Promotion-Aktion ein konkreter Markt, in dem der Abverkauf durchgeführt wird,
  • im Rahmen einer Messe eine bestimmte Tätigkeit (z. B. Hostess oder Catering), die zu bestimmten Zeiten durchgeführt und geleistet werden muss,
  • im Rahmen einer Roadshow oder Verkostungsaktion eine bestimmte „Tour“ an Standorten, die von bestimmten Personen besucht werden müssen
  • oder im Rahmen einer Team-Promotion-Aktion eben ein bestimmtes Team an einem Standort.

Wir bezeichnen den Job recht abstrakt gerne als operative Arbeitseinheit, die geleistet und durchgeführt werden muss. In Bezug auf den papierlosen Buchungsprozess sollte der Job alle für den Vertragsabschluss relevanten Angaben beinhalten. Daraus lässt sich ableiten, dass z. B. unterschiedliche Tätigkeiten, Aktionszeiträume, Aktionsstandorte oder auch Aktionshonorare im Rahmen einer Aktion zur Arbeit mit mehreren und verschiedenen Jobs führen können.

Im Rahmen der Job-Erstellung führt uns das System wieder durch einen Workflow. Hierbei fällt auf, dass viele Datenbereiche bereits vorausgefüllt sind. Dies liegt an der engen Verzahnung zwischen Projekten und Jobs in iPM_Promotion. Das Projekt gibt den Rahmen und die grundlegenden Daten vor – diese können vom Job übernommen oder jobspezifisch angepasst werden. Die Ausschreibungsdaten des Jobs beinhalten alle Informationen, die der Promoter online sieht. Hier sollte also eine attraktive und auffordernde Beschreibung der Aktion hinterlegt werden, damit sich möglichst viele Promoter auf den Job bewerben.

Ist der erste Job erstellt, folgen die anderen drei Jobs fast automatisch: Es müssen einfach nur drei Kopien des ersten Jobs erstellt (über die Job-Aktion „Job kopieren“) und die jeweiligen Aktionsstandorte angepasst werden. Diese Aktionsstandorte haben wir im Vorfeld bereits im Projekt hinterlegt, darum stehen diese nun bereits zur Verfügung. Fertig sind die vier Jobs, auf die sich die Promoter bewerben sollen.

Automatisierte oder manuelle Zuordnung von Promotern

Doch wie kommen nun die Promoter und Jobs zusammen? Und wie werden die Promoter nun über die neuen Jobs informiert? Für die Ausschreibung von Jobs stehen zwei verschiedene Funktionen und Wege im System zur Verfügung:

  1. Ausgehend von den Jobs können ein oder mehrere Jobs gezielt an eine bestimmte Personengruppe ausgeschrieben werden. Der Hilfetext „Wie schreibe ich einen Job an mehrere Personen aus?“ erläutert dies im Detail.
  2. Ausgehend von den Profilen/Personen können einzelne Personen oder Personengruppen (über die Sammelaktion) mit Jobs verknüpft werden. Hierzu dient die Funktion „Job an Profile ausschreiben“. Dieser Weg ist dafür gedacht bestimmte selektierte Profile (z. B. alle mit guten Englischkenntnissen) für einen Job anzufragen.Profilzuordnung Projekt und Job

Mit der Ausschreibung werden die Promoter per E-Mail über die neuen Job-Angebote informiert (sofern dies im Benachrichtigungsablauf so hinterlegt wurde). In diesen E-Mails ist die direkte Verlinkung zu dem jeweiligen Job-Angebot vorhanden, und da das Online-Promotersystem mit seinen optimierten Sichten für mobile Endgeräte auch vom Smartphone sehr gut bedient werden kann, können die Promoter schnell, einfach und direkt die Rückmeldungen im System hinterlegen.

Wer hat sich beworben? Wen möchte ich buchen?

Die Flexibilität des Systems entlang des kompletten Ausschreibungs- und Bewerbungsworkflows ist ein großer Vorteil von iPM_Promotion. So kann im Rahmen der Jobausschreibung beispielsweise eingestellt werden, ob die Bewerbung der Promoter zunächst allgemein auf den kompletten Job erfolgen soll oder bereits konkret für einzelne Termine (siehe hierzu auch: „Was ist der Unterschied zwischen der Bewerbung auf Jobebene und der Bewerbung auf Termin- bzw. Einsatzebene?“).

Nehmen wir an, dass wir unsere Team-Promotion-Aktion mit einer Bewerbung auf Jobebene ausgeschrieben und veröffentlicht haben. Im Cockpit des Jobs im Bereich der Profile sehen wir alle Promoter, die automatisch und/oder manuell mit dem Job verknüpft wurden. Anhand des Einsatzstatus sehen wir sofort, ob die Person bereits eine Rückmeldung hinterlegt hat. Da nach dieser Information natürlich auch gefiltert werden kann, ist auf diese Weise schnell und einfach die Selektion der Promoter möglich, die sich auf die Aktion beworben haben.

Diese Promoter können dann für die Einsätze geplant und gebucht werden. Läuft die Buchung auf Jobebene, kann direkt die Zusage durch die Agentur vorgenommen und im System hinterlegt werden. Soll die Einsatzplanung hingegen tagesgenau fortgesetzt werden, so geht der Weg in den Kalender des jeweiligen Jobs. Hier müssen dann die Einsatz-Termine hinterlegt werden und die entsprechenden Promoter konkret für einzelne Termine angefragt werden (siehe hierzu auch: „Wie erstelle ich Termine und wie schreibe ich diese aus?“).

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