Der Benachrichtigungsablauf sowie die darin enthaltenen Benachrichtigungen legen fest, bei welchem systemseitigen Ereignis welche E-Mail an welche Empfängergruppe gesendet wird. Der Benachrichtigungsablauf ist somit das zentrale Element zur Steuerung der prozessbegleitenden Kommunikation, d. h. welche E-Mails beispielsweise im Rahmen des Buchungsprozesses bei einer Job-Anfrage oder Einsatz-Zusage automatisch vom System versendet werden.
Welcher Benachrichtigungsablauf im Rahmen einer Aktion verwendet werden soll, wird auf Ebene des Projekts festgelegt (unter „Projekte“ > „Projekt bearbeiten“). Ist hier kein Benachrichtigungsablauf hinterlegt, weiß das System nicht, wie es automatisch kommunizieren soll, d. h. an welchen Stellen die automatischen E-Mails versendet werden sollen. Es werden also entlang der Prozesskette dann keine E-Mails versendet.
Ein Benachrichtigungsablauf, viele einzelne Benachrichtigungen
Der Benachrichtigungsablauf selber besteht aus vielen einzelnen Benachrichtigungen. Diese werden im Cockpit des Benachrichtigungsablaufs unter „Admin“ > „Benachrichtigungsabläufe“ verwaltet. Hier können also einem Benachrichtigungsablauf neue Benachrichtigungen hinzugefügt, bestehende bearbeitet oder vorhandene Benachrichtigungen aus dem Benachrichtigungsablauf entfernt werden.
Die Benachrichtigung beinhaltet insbesondere folgende Informationen:
- Auf welches Ereignis bezieht sich die Benachrichtigung? Beispielsweise auf eine Job-Anfrage, eine Einsatz-Buchung oder eine Projekt-Stornierung.
- Welche E-Mail soll verwendet werden? Die Benachrichtigung ist mit einer E-Mail-Vorlage verknüpft. Diese E-Mail-Vorlage beinhaltet dann den eigentlichen Inhalt der E-Mail.
- Welche Empfängergruppe soll benachrichtigt werden? Benachrichtigungen können an den Promoter oder an die Agentur gesendet werden.
- Über den Status kann festgelegt werden, ob diese Benachrichtigigung immer (Status = aktiv), nie (Status = inaktiv) oder nur auf Nachfrage und Bestätigung vom Anwender (Status = Nachfrage) versendet werden soll.
- Weitere Einstellungen legen fest, ob die Nachricht per BCC an die Agentur gesendet werden soll etc.
Weitere Informationen zur prozessbegleitenden Kommunikation finden Sie auch in unserem Blog-Artikel „Zeitfresser Kommunikation? Nicht, wenn sie prozessbegleitend automatisch erfolgt!“
