Eine Einsatz-Abrechnung besteht aus verschiedenen Abrechnungspositionen. Diese basieren wiederum auf den im System hinterlegten Vergütungen und werden auf dessen Basis systemisch generiert oder manuell hinzugefügt. Eine Abrechnungsposition basiert also immer auf einer Vergütung (siehe auch den Hilfe-Artikel „Wie sind die Strukturen, Bereiche und Zusammenhänge für die Abrechnungsfunktionalität?“).
Insgesamt beinhaltet eine Abrechnungsposition vier verschiedene Werte: Plan-Einkaufswerte, Plan-Verkaufswerte, Ist-Einkaufswerte und Ist-Verkaufswerte. Diese Werte bestehen jeweils aus einer Anzahl, einem Preis, einem Steuersatz sowie einer Einheit. Hierbei nimmt die Einheit ausschließlich eine beschreibende Rollen ein, aus der Anzahl und dem Preis wird als Produkt die Summe der Abrechnungsposition errechnet.
Die vom System erstellten Einsatz-Abrechnungen können von dem Nutzer frei und individuell geändert werden. Bei diesen Änderungen werden die Ist-Werte der Abrechnungsposition geändert. Diese werden vom System mit den Plan-Werten verglichen, wodurch ein permanenter Plan-Ist-Vergleich durchgeführt werden kann. Das Ergebnis ist der Plan-Ist-Kostenvergleich. Eine negative Plan-Ist-Differenz bedeutet hierbei, dass die Ist-Kosten höher als die Plan-Kosten sind. Die Plangröße kann auch als systemisch errechnete Größe einer Abrechnungsposition verstanden werden.
Beispiel: Auf Basis einer Vergütung zur Errechnung der Stundenvergütung wurde zur getrackten Einsatzzeit eine Abrechnungsposition mit einer Anzahl von 7,90 Stunden und einem Preis von 12,00 € erstellt. Wird diese Abrechnungsposition nun manuell bearbeitet und die Anzahl auf 8,00 Stunden und einem Preis von 15,00 € geändert, so entsteht aus dieser Änderung eine Plan-Ist-Differenz von (7,90 * 12,00 € = 94,80 €) – (8,00 * 15,00 € = 120,00 €) = -25,20 €.
Bei einer Vergütung kann festgelegt werden, ob diese Position in den Plankosten und/oder in den Istkosten berücksichtigt werden soll. Es ist also möglich, eine Vergütung zu definieren, die nur in den Plankosten oder nur in den Istkosten erscheint. Dies kann bei der Berücksichtigung von pauschalen Aufwänden für Auslagen oder Provisionen in den Plankosten sinnvoll sein.
Beispiel: Für einen Einsatz wurde eine Vergütung „Provisionen Abverkauf“ als variable Position pro Tag hinterlegt. Bei einer variablen Position kann systemisch kein Planwert ermittelt werden, d. h. der Planwert der daraus resultierenden Abrechnungsposition ist immer Null. Nun kann jedoch eine Vergütung „Provisionspauschale“ als „einmalige Position pro Tag“ mit einem Wert von 50,00 € hinterlegt werden, die nur in den Plankosten erscheinen soll. Hierdurch erscheinen dann pro Einsatz pauschalisierte Provisions-Plankosten von 50,00 € in dem Einsatz.
