Das Thema rund um die Einsatzplanung haben wir zunächst hinter uns gebracht. Nun wollen wir uns dem Reporting widmen.
Die Strukturen des Reportings sind ganz einfach zu verstehen: Die Berichtsabgabe läuft immer bezogen auf einen Fragebogen. Ein Fragebogen bzw. Bericht kann aus verschiedenen Seiten bestehen, und jede Seite verfügt über eine beliebige Anzahl einzelner Fragen. Die Fragen repräsentieren somit die Informationen, die erfasst werden sollen. So gibt es Fragen für Textangaben, für Zahlenwerte, für simple oder multiple Optionswerte oder auch für multiple Datenstrukturen, welche dann selber wiederum Unterfragen beinhalten können. Durch diese Strukturen können alle Daten, die im Rahmen eines Tagesberichts erfasst werden sollen, abgebildet werden.
Aufgabe: Gehen Sie in den Bereich „Reporting > Fragebögen“ und erstellen Sie hier einen Fragebogen (z. B. mit dem Titel „Sales Promotion Aktion“). Anschließend gehen Sie in das Cockpit des Fragebogens und fügen eine erste Seite hinzu. Dieser Seite fügen Sie dann – ebenfalls über das Cockpit des Fragebogens – verschiedene Frage-Elemente hinzu. Seien Sie kreativ und erstellen Sie beliebig viele Fragen.Nun haben wir also einen Fragebogen und damit die Struktur für die Datenerhebung in unserer Aktion definiert. Im nächsten Schritt müssen wir diesen Fragebogen noch in unserer Aktion hinterlegen. Hierzu gehen wir in das Projekt-Cockpit unserer Sales-Promotion-Aktion und rufen über die Cockpit-Aktionen die Funktion „Reporting bearbeiten“ auf. Grundsätzlich gibt es die Unterteilung zwischen einsatzbezogenen und jobbezogenen Berichten. Somit kann sowohl ein Tagesbericht als auch ein zusätzlicher Wochenbericht problemlos erfasst werden. Ebenso können (und müssen!) die Fragebögen auf Terminebene festgelegt werden. So kann zu dem Termin, bei dem ein Fachberater im Einsatz ist, ein anderer Fragebogen hinterlegt werden, als bei dem Termin, bei dem eine Werbedame zum Einsatz kommt.
Aufgabe: Hinterlegen Sie Ihren erstellten Fragebogen zunächst in Ihrem Projekt. Gehen Sie dazu in das Projekt-Cockpit, rufen Sie die Funktion „Reporting bearbeiten“ auf und hinterlegen Sie Ihren Fragebogen für das Reporting auf Terminebene.Nun haben wir aber bereits Termine in der Aktion definiert, für die aktuell noch kein Fragebogen hinterlegt ist. Dies müssen wir nachholen!
Aufgabe: Gehen Sie aus Ihrem Projekt-Cockpit in den Bereich „Einsatzplanung > Termine“. Wählen Sie alle Termine aus und die Sammelaktion „Reporting bearbeiten“. Hinterlegen Sie nun Ihren Fragebogen zu den Terminen.Perfekt! Wir haben einen Fragebogen erstellt, diesen bei unserem Projekt und den Terminen des Projekts hinterlegt. Werden künftig im Rahmen des Projekts neue Jobs oder Termine hinzugefügt, haben diese automatisch unseren Fragebogen. Jedoch ist jederzeit eine Änderung möglich.
Nun wollen wir uns noch einmal ansehen, wie die Berichtsabgabe für den Promoter aussieht. In der Hoffnung, dass wir für den heutigen Tag noch einen gebuchten Einsatz unseres Promoters haben (wenn nicht: kleine Wiederholung und Bitte um Buchung des eigenen Promoterprofils für den heutigen Tag) springen wir nun also in das Promotersystem.
Aufgabe: Loggen Sie sich in das Promoterportal ein. Direkt auf der Startseite sehen Sie im Fenster „Heutige Einsätze“ Ihren heutigen Einsatz. Analog zur Funktionalität der Zeitenerfassung kann direkt von hier ausgehend die Funktion zur Abgabe des Berichts aufgerufen werden. Füllen Sie also Ihren Fragebogen aus und speichern Sie das Ergebnis durch das Beenden des Workflows.
Link zum Promoter-Demosystem
Geschafft! In kurzer Zeit haben wir ein komplettes Berichtswesen definiert und den gebuchten Promotern unserer Aktion die Möglichkeit gegeben, dieses online auszufüllen und abzugeben. Durch die flexiblen Strukturen können sämtliche Anforderungen abgebildet werden – ob Sales-Aktion, Merchandising oder Verkostung – Promoter können im Rahmen solcher Aktionen Fragebögen bzw. Berichte dazu online ausfüllen.
Diese Abläufe können Sie sich im Video zur Reportingfunktion genauer anschauen. Hier werden die Prozesse von der Abbildung des Aktionsberichts über das Online-Ausfüllen durch Promoter bis hin zur Auswertung erläutert.
In der nächsten Lektion geht es mit der Auswertung der hinterlegten Werte weiter.
