Nachdem wir in der letzten Lektion unsere Aktion durch die Erstellung eines Projekts samt Job abgebildet haben, geht es in dieser Lektion darum, dass wir unseren Promotern diesen Job online im Promoter-Portal anbieten. Unser Ziel ist klar: Wir wollen, dass passende Promoter die Jobangebote online sehen und sich online auf die Jobs bewerben können. Wir möchten über die eingehenden Bewerbungen informiert werden und je nach Eignung der Person zu- oder absagen – also den Buchungsprozess über das System vornehmen.
Bevor wir jedoch zur konkreten Personalanfrage, zum Start des Buchungsprozesses kommen, gehen wir in einem kleinen Exkurs auf die prozessbegleitende Kommunikation von iPM_Promotion ein. Das System verschickt im Rahmen von Anfragen, Absagen, Zusagen, Buchungen, Stornierungen etc. automatisch E-Mails. Diese E-Mails können prozessbegleitend sowohl an die Promoter als auch agenturintern versendet werden. iPM_Promotion möchte Ihnen hier also Arbeit abnehmen, indem diese E-Mails nicht mehr manuell von Ihnen versendet werden müssen.
Benachrichtigungsablauf für automatisierte Kommunikation
An welcher Stelle welche Benachrichtungen versendet werden, wird über den Benachrichtigungsablauf festgelegt. Dieser wird auf Projektebene hinterlegt. Über den Benachrichtigungsablauf wird festgelegt, an welchen Stellen das System prozessbegleitend welche E-Mails versenden soll. Ob diese E-Mail verschickt werden soll, steckt also in dem Benachrichtigungsablauf, ebenso die Information, welche E-Mail versendet werden soll. Der eigentliche Inhalt der E-Mail steckt dann in der E-Mail-Vorlage (Kommunikation > E-Mail Vorlagen). Weitere Informationen zur prozessbegleitenden Kommunikation finden Sie online in unserem Blog.
Im Video zum Thema E-Mail-Vorlagen und Kommunikation erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Kommunikationsprozesse automatisieren können.

Start des Personalbuchungsprozesses
Nun aber endlich zum Buchungsprozess! Dieser ist in iPM_Promotion wie auf der folgenden Abbildung umgesetzt. Nähere Erläuterungen finden Sie zudem in unserem PromoBlog in einen Artikel zum Thema„Papierlose Personalbuchung mit digitalem Vertragsabschluss in Promotionagenturen“. Ansatz von iPM_Promotion ist es, dass die Agentur immer alle Möglichkeiten im System hat. Agenturseitig kann also entschieden werden, ob ich die Prozesskette ganz vorne bei der Anfrage beginne oder den Promoter beispielsweise auch direkt buche (z. B. weil er mir den Job telefonisch bestätigt hat).

Mit dieser Aktion versendet das System automatisch die Anfrage-Mail an den Promoter. Sämtliche Angaben vom Job sind in dieser E-Mail durch die vorher gesetzten Platzhalter zu finden. Ob diese Nachricht versendet wird und auf welche E-Mail-Vorlage zurückgegriffen werden soll, wurde wie erläutert im Benachrichtigungsablauf des Projekts festgelegt. Bitte nicht wundern: Zur Vermeidung des Versands von Spam-Nachrichten aus dem Demo-System liegt hier ein eingeschränkter E-Mail-Versand vor!
Im Video zum Thema Buchungsprozess erfahren Sie mehr darüber, wie Promoter sich online auf ausgeschriebene Einsätze und Promotionjobs bewerben können.

Wird mit der Basisversion des Systems gearbeitet, war es das dann schon! Die Aktionsplanung erfolgt hier mittels Projekten und Jobs. Mit der Funktionalität zur tagesgenauen Einsatzplanung wird das ganze noch einmal weiter verfeinert und konkretisiert. Wie das gemacht wird und wozu unser toller Jobkalender dient, zeigen wir Ihnen in der nächsten Lektion.