Lektion 4: Buchungsprozess und Kommunikation


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Nachdem wir in der letzten Lektion unsere Aktion durch die Erstellung eines Projekts samt Job abgebildet haben, geht es in dieser Lektion darum, dass wir unseren Promotern diesen Job online im Promoter-Portal anbieten. Unser Ziel ist klar: Wir wollen, dass passende Promoter die Jobangebote online sehen und sich online auf die Jobs bewerben können. Wir möchten über die eingehenden Bewerbungen informiert werden und je nach Eignung der Person zu- oder absagen – also den Buchungsprozess über das System vornehmen.

Bevor wir jedoch zur konkreten Personalanfrage, zum Start des Buchungsprozesses kommen, gehen wir in einem kleinen Exkurs auf die prozessbegleitende Kommunikation von iPM_Promotion ein. Das System verschickt im Rahmen von Anfragen, Absagen, Zusagen, Buchungen, Stornierungen etc. automatisch E-Mails. Diese E-Mails können prozessbegleitend sowohl an die Promoter als auch agenturintern versendet werden. iPM_Promotion möchte Ihnen hier also Arbeit abnehmen, indem diese E-Mails nicht mehr manuell von Ihnen versendet werden müssen.

Benachrichtigungsablauf für automatisierte Kommunikation

An welcher Stelle welche Benachrichtungen versendet werden, wird über den Benachrichtigungsablauf festgelegt. Dieser wird auf Projektebene hinterlegt. Über den Benachrichtigungsablauf wird festgelegt, an welchen Stellen das System prozessbegleitend welche E-Mails versenden soll. Ob diese E-Mail verschickt werden soll, steckt also in dem Benachrichtigungsablauf, ebenso die Information, welche E-Mail versendet werden soll. Der eigentliche Inhalt der E-Mail steckt dann in der E-Mail-Vorlage (Kommunikation > E-Mail Vorlagen). Weitere Informationen zur prozessbegleitenden Kommunikation finden Sie online in unserem Blog.

Im Video zum Thema E-Mail-Vorlagen und Kommunikation erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Kommunikationsprozesse automatisieren können.

Werden Sie aktiv!Benachrichtigungsablauf und Projekt aktivierenAufgabe: Hinterlegen Sie den Benachrichtigungsablauf „Default Promotion/aktiv“ in Ihrem Projekt „Sales Promotion“. Gehen Sie in die Projektverwaltung, suchen Sie Ihr Projekt heraus und wählen Sie „bearbeiten“. Hinterlegen Sie den Benachrichtigungsablauf in dem entsprechenden Eingabefeld und speichern Sie das Projekt ab. Zudem muss das Projekt samt Jobs für die Ausschreibung an die Promoter noch aktiviert werden. Wählen Sie hierzu die Funktion „Projekt aktivieren“ und aktivieren Sie hiermit sowohl das Projekt als auch seine Jobs.

Start des Personalbuchungsprozesses

Nun aber endlich zum Buchungsprozess! Dieser ist in iPM_Promotion wie auf der folgenden Abbildung umgesetzt. Nähere Erläuterungen finden Sie zudem in unserem PromoBlog in einen Artikel zum Thema„Papierlose Personalbuchung mit digitalem Vertragsabschluss in Promotionagenturen“. Ansatz von iPM_Promotion ist es, dass die Agentur immer alle Möglichkeiten im System hat. Agenturseitig kann also entschieden werden, ob ich die Prozesskette ganz vorne bei der Anfrage beginne oder den Promoter beispielsweise auch direkt buche (z. B. weil er mir den Job telefonisch bestätigt hat).

Papierloser Buchungsprozess

Werden Sie aktiv!Profil einem Projekt und Job zuordnenAufgabe: Fragen Sie Ihr eigenes Promoter-Profil für den Job Ihrer Sales-Promotion-Aktion an. Wählen Sie hierzu in der Profilverwaltung Ihr Profil und die Funktion „Profil zu Projekt/Job zuordnen“ aus. In der sich öffnenden Maske wählen Sie zunächst das Projekt, dann den Job und als Planungsaktion „speichern“.

Mit dieser Aktion versendet das System automatisch die Anfrage-Mail an den Promoter. Sämtliche Angaben vom Job sind in dieser E-Mail durch die vorher gesetzten Platzhalter zu finden. Ob diese Nachricht versendet wird und auf welche E-Mail-Vorlage zurückgegriffen werden soll, wurde wie erläutert im Benachrichtigungsablauf des Projekts festgelegt. Bitte nicht wundern: Zur Vermeidung des Versands von Spam-Nachrichten aus dem Demo-System liegt hier ein eingeschränkter E-Mail-Versand vor!

Im Video zum Thema Buchungsprozess erfahren Sie mehr darüber, wie Promoter sich online auf ausgeschriebene Einsätze und Promotionjobs bewerben können.

Werden Sie aktiv!Rückmeldungsworkflow aus dem PromotersystemAufgabe: Bewerben Sie sich als Promoter auf den angefragten Job. Loggen Sie sich mit Ihren Promoter-Zugangsdaten in das System ein. Gehen Sie in den Bereich „Jobs > Job-Angebote“ und hier in Ihren Sales-Promotion-Job. Starten Sie als Promoter den Rückmeldungs-Workflow aus dem Cockpit des Jobs und bewerben Sie sich somit auf den von Ihnen erstellten Job.

Link zum Promoter-Demosystem

Wird mit der Basisversion des Systems gearbeitet, war es das dann schon! Die Aktionsplanung erfolgt hier mittels Projekten und Jobs. Mit der Funktionalität zur tagesgenauen Einsatzplanung wird das ganze noch einmal weiter verfeinert und konkretisiert. Wie das gemacht wird und wozu unser toller Jobkalender dient, zeigen wir Ihnen in der nächsten Lektion.

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