In den letzten Lektionen haben wir viele verschiedene Bereiche in iPM_Promotion aus Sicht der Agentur und teilweise auch des Promoters kennengelernt. Wir haben gesehen, wie agenturseitig eine Aktion samt Reporting definiert werden kann, wie ein Promoter gebucht werden kann und wie ein Promoter operativ mit dem System im Rahmen der Zeitenerfassung und Berichtsabgabe arbeitet. Es gelangen also viele unterschiedliche Informationen und Daten in das System, die ein zentrales Ziel verfolgen: Die Anforderungen eines Kunden sollen im Rahmen der Aktion abgebildet werden.
Einbindung über das Kundensystem
Damit die Kommunikationswege mit diesem Kunden verkürzt werden können, bietet iPM_Promotion eine dritte Sicht auf das System an. Neben dem Agentursystem und dem Promotersystem gibt es auch das Kundensystem. Über dieses Kundensystem kann den Agenturkunden ein Zugriff auf das System gewährt werden.
Aufgabe: Gehen Sie im CRM-Bereich auf die „Kontakte“. Erstellen Sie einen neuen Kontakt, mit dem Sie anschließend auf das Kundensystem zugreifen können (merken Sie sich E-Mail und Passwort – dies sind Ihre Login-Daten). Aktivieren Sie nach der Erstellung Ihren Kontakt durch den Aufruf der Funktion „Kundenzugang aktivieren“. Nun können Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in das Kunden-Demosystem einloggen.
Link zum Kunden-Demosystem
Definition von Sichtbarkeiten über Gebiete
Bei der Integration der Kunden spielen die Sichtbarkeiten eine zentrale Rolle, d. h. es muss detailliert festgelegt werden können, welcher Kunde, welche Daten im System sieht. Dies spielt inbesondere vor dem Hintergrund von Verkaufs- und Zuständigkeitsgebieten eine zentrale Rolle. So sollen z. B. die Außendienstmitarbeiter vom Kunden nur die Termine/Einsätze der Märkte aus ihrem Gebiet sehen. Die Abbildung komplexer Gebietsstrukturen zur Steuerung der Sichtbarkeiten verschiedener Außendienstmitarbeiter ist in iPM_Promotion einfach und unkompliziert möglich und steuerbar.
Wir spielen zunächst nur den einfachsten Fall durch. Damit unser Kundenkontakt Einblick auf die Aktion nehmen kann, ist die Zuordnung des Kontaktes zum Projekt erforderlich. Wir verzichten also zur Vereinfachung explizit auf die Definition von Außendienstmitarbeiter-Gebieten. Dies wäre aber genauso möglich und darstellbar.
Aufgabe: Ordnen Sie Ihren Kundenkontakt Ihrem Projekt zu. Gehen Sie in den Bereich „Projekte“, wählen Sie Ihr Projekt und die Zeilenaktion „Kontakte zuordnen“ und wählen Sie hier den von Ihnen erstellten Kundenkontakt aus.Terminplanung direkt durch den Kunden/Außendienst
Nach dieser Zuordnung sieht der Kundenkontakt die Aktion im Kundensystem. Der Kunde sieht also, welche Jobs für ihn laufen, welche Termine geplant sind und welche Personen wann im Einsatz sind. Hierbei sieht der Kunde NIE die direkten Kontaktdaten der Promoter – dies ist ein ganz wichtiger Aspekt. Neben dem reinen Einblick auf die Planungen der Agentur kann der Kunde/Außendienstmitarbeiter auch selber Termine zu seinen Aktionsstandorten hinzufügen. Die Agentur wird über neue Termine per E-Mail informiert, kann diese ablehnen oder bestätigen und anschließend im Rahmen der Einsatzplanung personell besetzen. Somit kann die komplette Definition von neuen Terminen durch die Außendienstmitarbeiter der Kunden online über das System abgebildet werden.
Aufgabe: Zum Abschluss erstellen wir als Kundenkontakt noch schnell einen Termin. Gehen Sie dafür mit Ihrem Zugang ins Kundensystem, hier in den Bereich „Promotion > Termine“ und fügen Sie einem Aktionsstandort neue Termine hinzu. Spielen Sie hierbei den „Hinzufügen-Workflow“ durch und schließen Sie diesen ab.Die durch den Kunden erstellten Termine sind direkt im Agentursystem sichtbar, können hier also umgehend eingesehen, bearbeitet und im Buchungsprozess besetzt werden.
Im Video zu Kontakten und zur CRM-Funktionalität erfahren Sie, wie Sie Kunden-Kontakte verwalten und Ihren Kunden direkten Einblick auf die Aktionsplanung geben können.
Für die Zukunft sind noch einige Erweiterungen des Kundensystems geplant. So soll es eine differenziertere Steuerung der Rechte und Sichtbarkeiten geben, die Integration der Berichte/Auswertungen aus dem Reporting sowie einen Bereich „Personalvorschläge“, in dem der Prozess der Personal-Vorselektion durch den Kunden abgebildet werden kann.
Lernen Sie in unserer nächsten und letzten Lektion weitere Interessante Möglichkeiten, die Sie durch iPM_Promotion haben, kennen.
