In einem neu aufgesetzten System von iPM_Promotion gibt es einige Punkte und Bereiche die an die agenturseitigen Anforderungen angepasst werden sollten. Nachfolgend erläutern wir die zentralen Bereiche, die im Rahmen der administrativen Einarbeitung an die agenturspezifischen Bedürfnisse angepasst werden sollten.
Kommunikative Anpassungen
Im System ist der Benachrichtigungsablauf „Default Promotion“ enthalten. Dieser muss an die eigenen Anforderungen angepasst werden. Der Benachrichtigungsablauf sowie die darin enthaltenen Benachrichtigungen legen fest, bei welchem systemseitigen Ereignis welche E-Mail an welche Empfängergruppe gesendet wird. Der Benachrichtigungsablauf ist somit das zentrale Element zur Steuerung der prozessbegleitenden Kommunikation, d. h. welche Mails beispielsweise im Rahmen des Buchungsprozesses bei einer Job-Anfrage oder Einsatz-Zusage automatisch vom System versendet werden.
Der Benachrichtigungsablauf selber besteht aus vielen einzelnen Benachrichtigungen. Diese Benachrichtigungen legen fest, bei welchem systemseitigen Ereignis welche E-Mail an welche Empfängergruppe gesendet wird. Die Benachrichtigungen des Benachrichtigungsablaufs werden im Cockpit des Benachrichtigungsablaufs unter „Admin > Benachrichtigungsabläufe“ verwaltet. Hier können also einem Benachrichtigungsablauf neue Benachrichtigungen hinzugefügt werden, bestehende bearbeitet werden oder vorhandene Benachrichtigungen aus dem Benachrichtigungsablauf entfernt werden.
Ebenso gibt es im System eine Vielzahl verschiedener E-Mail-Vorlagen. Auf diese E-Mail-Vorlagen wird durch die einzelnen Benachrichtungen des Benachrichtigungsablaufs zugegriffen. Wir empfehlen diese E-Mail-Vorlagen sorgsam zu überarbeiten, da viele dieser Mails entlang des Buchungsprozesses vom System versendet werden. Daher sollten Sie prüfen, ob inhaltlich die für Sie relevanten Informationen in den jeweiligen Mails enthalten sind und ob das Wording und die Ansprache der Personen in den E-Mails Ihren Vorstellungen entspricht.
Inhaltliche Anpassungen
Analog zu den E-Mail-Vorlagen gibt es unter „Admin > Textbausteine“ weitere Inhalte, die im Ramen des Setups angepasst werden sollten. Hier zählen insbesondere folgende Textbausteine:
- Impressum: Inhalt für das Impressum, welches im Promotersystem ausgegeben wird.
- AGB/Nutzungsbedingungen: Inhalt für die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, welche vom Promoter bei der Registrierung bestätigt werden müssen.
- Promoter-Hilfe: Inhalt für eine agenturindividuelle Promoter-Hilfe, welche im Promotersystem ausgegeben wird.
- Textbausteine für den Buchungsprozess: Inhalte, die im Promoter-Rückmeldungs-Workflow auf den verschiedenen Seiten als Hinweis ausgegeben werden.
Nutzer und Rechte
In der Regel erstellen wir für Sie mit der Einrichtung einen Nutzerzugang, welcher volle Systemrechte hat. Über diesen Nutzerzugang müssen also die anderen Agenturmitarbeiter unter „Nutzer > Nutzer“ hinzugefügt werden. Hierbei werden die persönlichen Daten, das Passwort und die Nutzergruppe festgelegt. Der Login erfolgt dann mit der hinterlegten E-Mail-Adresse und dem festgelegten Passwort. Das Passwort kann dann von dem jeweiligen Nutzer geändert werden.
Die Nutzergruppe bestimmt, welche Rechte der Nutzer im System hat. Wir geben eine Nutzergruppe „Administratoren“ vor, welche die vollen Rechte im System hat. Es können beliebig viele weitere Nutzergruppen mit eigenen Rechten erstellt werden, z. B. eine Nutzergruppe „Praktikanten“, die nur über eingeschränkte Rechte verfügt.
Administrative Anpassungen
Im Admin-Bereich gibt es weitere globale systemweite Werte und Bereiche, die Sie anpassen sollten:
- Kategorien: Die Kategorien gelten für das komplette System, d. h. Sie können sowohl Ihr Personal kategorisieren (z. B. Top-Promoter, Hostess, Fachberater etc.) aber auch Ihre Projekte und Jobs (z. B. Messe, Event, Sales, Kunde XYZ). Erstellen Sie hier die für Sie erforderlichen und sinnvollen Kategorien mit einem Titel und einem Farbwert. Nach den Kategorien kann dann in den jeweiligen Bereichen gefiltert werden.
- Einsatzfunktionen: Die Einsatzfunktionen definieren zusammen mit einem numerischen Wert den quantitativen Personalbedarf im Kontext einer Aktion. Legen Sie hier also die von Ihnen benötigten Tätigkeiten/Funktionen an (z. B. Promoter, Hostess, Fachberater etc.).
Import von Profilen
Ebenfalls relevant im Rahmen der Einarbeitung ist die Fragestellung wie ein ggf. vorhandener Bestand an Promotern in das System importiert werden kann. iPM_Promotion bietet hier den einfachen Import von Daten von Promotionbasis oder den Import aus einer Excel/CSV-Datei. Die entsprechenden Anleitungen hierzu finden Sie in den Artikeln „Wie importiere ich Daten von Promotionbasis in das System?“ und „Wie importiere ich Daten aus einer Excel/CSV-Datei?“.
Was sonst noch beachtet werden sollte
Zum Einstieg in iPM_Promotion hilft die Durcharbeitung von unserem PromoKurs. Hier gehen wir in verschiedenen Lektionen die zentralen Bereiche des Systems durch. Im Rahmen der Einarbeitung sollten folgende Punkte beachtet werden:
- Lernen Sie das Promotersystem kennen! Registrieren Sie sich selber im Promotersystem. Bitte benutzen Sie hierbei eine andere E-Mail-Adresse als die bei ihrem Agenturnutzer.
- Wenn Sie reelle Promoterdaten importiert haben, passen Sie beim Versand von E-Mails auf. Einige E-Mails werden entlang der Prozesskette automatisch vom System versendet. Vermeiden Sie, dass die Mail zu Ihrem „Testjob“ versehentlich an 2 000 Promoter gesendet wird.
- Unser Support-Team hilft Ihnen gerne weiter. Wir stehen Ihnen telefonisch unter 0511 – 768 22 980
oder über unseren Service Desk gerne zur Verfügung.
