Als neuer Kunde und Nutzer von iPM_Promotion empfehlen wir Ihnen die Abarbeitung der folgenden Checkliste, damit Sie das System intensiv kennenlernen und schnell, effektiv und produktiv in Ihre Tagesabläufe integrieren können.
Für Rückfragen steht Ihnen unser Support-Team telefonisch unter 0511 – 768 22 980, per E-Mail unter support@ipark-media.de oder direkt aus dem System über den HilfeChat zur Verfügung.
Anpassung DNS-Settings für E-Mail-Versand aus iPM_Promotion
Sie müssen dem iPM_Promotion-System „erlauben“ E-Mails von Ihrer Absenderdomain zu versenden. Weitere Infos finden Sie im Artikel „Welche Einstellungen müssen für den Versand von E-Mails über iPM_Promotion vorgenommen werden?“
Anpassung der Textbausteine und Einbindung von eigenem Impressum, AGB etc.
Im System gibt es verschiedene Textbausteine für das Impressum, die AGB etc. Diese finden Sie im Agentursystem in der Navigation unter „Admin → Textbausteine“. Diese Inhalte sollten von Ihnen angepasst werden.
Sichtung und Anpassung der vorhandenen E-Mail-Vorlagen an das eigene Wording und die eigenen Anforderungen
Das System beinhaltet viele E-Mail-Vorlagen, die manuell oder automatisiert versendet werden. Prüfen Sie unter „Kommunikation → E-Mail-Vorlagen“ die vorhandenen Vorlagen und passen Sie diese an Ihre gewünschten Inhalte und Ihr Wording an. Weitere Infos finden Sie im Artikel „Wofür nutze ich die E-Mail-Vorlagen?“
Sichtung und Anpassung des Benachrichtigungsablaufes und der Systembenachrichtigungen an den gewünschten Kommunikationsfluss
Die E-Mail-Vorlagen werden innerhalb der Benachrichtigungsabläufe zur Automatisierung der Kommunikationsprozesse verwendet, z. B. um eine Ausschreibungs- oder Buchungs-E-Mail automatisch zu versenden. Die Anpassung dieser Benachrichtigungsabläufe ist eine sehr fortgeschrittene Aufgabenstellung. Zur einfachen Einarbeitung haben wir alle Benachrichtigungen auf „Nachfrage“ gestellt, d. h. das System fragt Sie an den jeweiligen Prozessstellen im System, ob die jeweilige E-Mail versendet werden soll. Weitere Infos zur den Benachrichtigungsabläufen finden Sie unter „Was ist ein Benachrichtigungsablauf?“ und „Welche Benachrichtigungen/Ereignisse/Events gibt es in iPM_Promotion?“
Anlegen von Nutzergruppen für die Rechtedifferenzierung der Agenturmitarbeiter
Die Nutzergruppen dienen der Rechtedifferenzierung innerhalb des Systems. Hierbei können den Gruppen unterschiedliche Funktionsrechte für die verschiedenen Bereiche des Systems erstellt werden. Ein gängiges Praxisbeispiel ist die Unterteilung in Administratoren, Projektmanager und Junior-Projektmanager/Praktikanten. Unter „Nutzer → Nutzergruppen“ können Sie neue Gruppen hinzufügen oder bestehende Gruppen ändern. Zur Vereinfachung können während der Einarbeitung auch einfach alle Nutzer alle Rechte bekommen.
Anlegen von Nutzern für die Agenturmitarbeiter, damit jeder Mitarbeiter seinen eigenen Zugang bekommt
Jeder Agenturmitarbeiter muss im System seinen eigenen Zugang erhalten. Unter „Nutzer → Nutzer“ können Sie neue Nutzer hinzufügen. Die Nutzergruppe bestimmt die Berechtigungen im System. Nach der Erstellung des Nutzers muss dieser aktiviert werden, damit er sich einloggen kann.
Anpassung der Kategorien und Einbindung eigener relevanter Kategorien
Nahezu alle Daten im System können kategorisiert werden – also Profile, Jobs, Einsätze, aber auch die E-Mail-Vorlagen. Die Kategorien gelten global für das komplette System und können unter „Admin → Kategorien“ erstellt und verwaltet werden.
Anpassung der Einsatzfunktionen und Einbindung eigener relevanter Angaben
Die Einsatzfunktionen definieren zusammen mit einem numerischen Wert den quantitativen Personalbedarf im Kontext einer Aktion. Legen Sie unter „Admin → Einsatzfunktionen“ also die von Ihnen benötigten Tätigkeiten/Funktionen an (z. B. Promoter, Hostess, Fachberater etc.).
Durchlaufen Sie unseren PromoKurs
In unserem PromoKurs unter https://hilfe.ipm-promotion.de/section/promokurs/ finden Sie elf Lektionen für die Einarbeitung in iPM_Promotion. Wir empfehlen die Durcharbeitung dieser Lektionen.
Lernen Sie das Promotersystem kennen! Registrieren Sie sich selbst als Promoter
Lernen Sie Ihr neues Promotersystem kennen und registrieren Sie sich selbst als Promoter in der Datenbank. Gerade für die Einarbeitung macht es Sinn, wenn Sie Ihr eigenes Promoterprofil agenturseitig buchen.
Importieren Sie Ihre Promoter aus einer bestehenden Excel-Datei
Es wird Zeit, Ihr System mit Leben zu füllen! Importieren Sie hierfür Profile aus einer Excel-Datei in das System. Der Artikel „Wie importiere ich Profile aus einer Excel-Datei in das System?“ zeigt Ihnen, wie das funktioniert.
Importieren Sie Ihre Promoter von Promotionbasis
Noch einfacher funktioniert der Import von Promotionbasis. Einfach unter „Dateien → Importe“ den Import-Typ „von Pbasis importieren (Zip)“ wählen und den Import-Workflow durchlaufen. Die importierten Profile sind anschließend als „neu“ gekennzeichnet in der Profilverwaltung zu finden. Der Artikel „Wie importiere ich Daten von Promotionbasis in das System?“ erklärt den Importvorgang noch einmal etwas genauer.
Informieren Sie importierte Promoter über das neue System
Schreiben Sie den importierten Promotern eine E-Mail und informieren Sie sie darüber, dass die Daten in einem neuen System sind, sie ein Passwort setzen müssen und anschließend nach dem Login die eigenen Daten prüfen und vervollständigen sollen. Wählen Sie hierfür einfach die gewünschten Profile aus, dann die Sammelaktion „E-Mail versenden“ und wählen Sie dann z. B. die Vorlage „[[System:Agenturname]] – Vielen Dank für Deine Bewerbung bei Promotionbasis!“.
Verlinken Sie das Promotersystem mit Ihrer Webseite
Damit die Bewerbungen neuer Promoter direkt in Ihrer Kartei landen, sollten Sie das Promotersystem auf Ihrer Firmenwebseite verlinken. Ebenso macht es Sinn, die Plattform über Ihre Social-Media-Kanäle wie Facebook, Twitter und Google+ anzukündigen und zu bewerben.
Nach dem Durchlaufen dieser Checkliste kennen Sie die verschiedenen Bereiche des Systems und haben die bestehenden Inhalte an Ihre individuellen Anforderungen angepasst.
Nun geht es an die Abbildung der ersten konkreten Aktion innerhalb des Systems. Die „Checkliste Aktionsabbildung“ hilft Ihnen dabei!
