Checkliste Aktionsabbildung

Die nachfolgende Checkliste erläutert in kurzer Form den Ablauf zur Abbildung einer Aktion innerhalb von iPM_Promotion – von der Projekterstellung bis zur Ausschreibung und Buchung von Einsätzen.

<strong>Erstellen Sie ein Projekt zur Abbildung einer Aktion</strong>
Vielleicht haben Sie im PromoKurs bereits Ihr erstes Projekt erstellt? Wenn nicht, wird es nun höchte Zeit. Die Hilfetexte „Wie bilde ich eine Aktion im System ab?“ und „Wie erstelle ich ein neues Projekt?“ helfen Ihnen bei der Bewältigung dieser Aufgabe.
<strong>Aktionsstandorte in den Projekt-Kontext</strong>
Gehen Sie in das Cockpit Ihres erstellten Projekts und dort in den Reiter „Aktionsstandorte“. Erstellen Sie nun manuell einen ersten Aktionsstandort. Importieren Sie anschließend weitere Aktionsstandorte in das System. Die Hiltetexte „Wie funktioniert das Standort-Handling im Kontext einer Aktion?“ und „Wie importiere ich Aktionsstandorte aus einer Excel-Datei in das System?“ geben Ihnen hier weitere Anleitungen.
<strong>Erstellen Sie einen ersten Job innerhalb Ihres Projekts</strong>
Das Projekt ist die oberere Ebene, darunter folgen die Jobs. Erstellen Sie zu Ihrem Projekt über die Aktion „Job hinzufügen“ einen ersten Job zu Ihrem Projekt. Der Artikel „Wie erstelle ich einen neuen Job?“ hilft Ihnen dabei.
<strong>Erstellen Sie in Ihrem Job über den Jobkalender die ersten Termine<br /> </strong>
Für die tagesgenaue Personaldisposition müssen nun die konkreten Termine innerhalb der einzelnen Jobs erstellt werden. Gehen Sie hierfür in das Job-Cockpit des jeweiligen Jobs und dann in den Reiter „Einsatzplanung → Jobkalender“. Fügen Sie nun durch die Auswahl von Tagen und der Funktion „Termin hinzufügen“ dem Job die konkreten Termine hinzu. Der Hilfeartikel „Wie erstelle ich Termine und wie schreibe ich diese aus?“ hilft Ihnen bei diesem Schritt.
<strong>Aktivieren Sie das neue Projekt samt dem erstellten Job<br /> </strong>
Damit die Jobs online im Promotersystem ausgegeben werden und die E-Mails entlang des Ausschreibungs- und Buchungsprozesses versendet werden, muss die Aktion aktiviert werden. Der einfachste Weg hierzu ist die Aktivierung des Projekts (Funktion „Projekt aktivieren“). Hierbei werden gleichzeitig die Jobs aktiviert.
<strong>Schreiben Sie Ihre Jobs an Profile aus<br /> </strong>
Nun werden die erstellten Jobs mit Ihren Profilen verknüpft. Hierfür gibt es im System zwei Wege: Ausgehend vom Job an eine große Personengruppe über die Job-Funktion „Job an Profile ausschreiben“ (weitere Erläuterungen hierzu im Hilfeartikel „Wie schreibe ich einen Job an mehrere Personen aus?“) oder ausgehend von vorselektierten Profilen über die Funktion „Profil zu Job zuordnen“ und die Wahl der gewünschten Jobs.
<strong>Fragen Sie Promoter für einzelne Termine/Einsätze an (optional)</strong>
Nach der Ausschreibung sind die zugeordneten Profile im Job-Cockpit im Reiter „Profile“ zu finden. Gehen Sie nun in den Kalender der jeweiligen Jobs und fragen Sie die zugeordneten Promoter konkret für einzelne Termine der Jobs an. Je nach gewünschter Vorgehensweise und Bewerbungsebene ist dieser Schritt optional, da nach der Jobausschreibung die Promoter sich bei „Bewerbung auf Terminebene“ bereits auf die hinterlegten Termine des Jobs bewerben können (siehe hierzu auch: „Was ist der Unterschied zwischen der Bewerbung auf Jobebene und der Bewerbung auf Termin- bzw. Einsatzebene?“).
<strong>Beantworten Sie eingehende Bewerbungen</strong>
Die eingehenden Bewerbungen zu den Terminen finden Sie als Einsätze in den Cockpits des Projekts bzw. Jobs. Hier können Sie über die Sammelaktion den Promotern zu einzelnen Einsätzen zusagen, absagen oder diese direkt buchen. Weitere Erläuterungen hierzu finden Sie im Artikel „Wie funktioniert der Buchungsprozess in iPM_Promotion?“

Nach dem Durchlaufen dieser Checkliste haben Sie Ihre erste Aktion im System erstellt, an Ihre Promoter ausgeschrieben und das Personal tagesgenau eingeplant. Weiter geht es mit operativen Fragestellungen wie:

  • Welche Promoter sind heute im Einsatz?
  • Wer hat seinen CheckIn bereits hinterlegt?
  • Wie können die Promoter ein Aktionsreporting ausfüllen?

Hierbei helfen die Hilfetexte „Beispiele für kleine, nützliche Filter-Anfragen“ und „Wie hinterlege ich einen Fragebogen im Kontext meiner Aktion?“.

 

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