Ein wichtiger Ansatz von iPM_Promotion ist die prozessbegleitende Kommunikation, d. h. im Rahmen des Buchungsprozesses oder anderer Aktionen versendet das System bestimmte E-Mails an die Promoter oder auch an die Agenturmitarbeiter. Welche Nachrichten an welchen Stellen versendet werden, wird im Benachrichtigungsablauf festgelegt. Wird nun bei einer Job-Anfrage, Einsatz-Anfrage oder einer anderen Aktion im Rahmen des Buchungsprozesses keine automatische E-Mail versendet, so kann dies mehrere Gründe haben.
Gründe, warum keine E-Mail versendet wird
- Beim Projekt ist kein Benachrichtigungsablauf hinterlegt. Wird beim Projekt kein Benachrichtigungsablauf hinterlegt, weiß das System nicht, wie es automatisch kommunizieren soll, d. h. an welchen Stellen die automatischen E-Mails versendet werden sollen. Hinterlegen Sie einfach unter „Projekte > Projekt bearbeiten“ einen Benachrichtigungsablauf.
- Auch wenn beim Projekt ein Benachrichtigungsablauf hinterlegt ist, heißt dies nicht zwingend, dass bei einer bestimmten Aktion auch eine E-Mail versendet wird. Der Benachrichtigungsablauf selber besteht aus vielen einzelnen Benachrichtigungen. Diese Benachrichtigungen legen fest, bei welchem systemseitigen Ereignis welche E-Mail an welche Empfängergruppe gesendet wird. Nun kann es beispielsweise sein, dass das Ereignis für die Job-Anfrage in Ihrem Benachrichtigungsablauf nicht hinterlegt wurde oder als inaktiv gekennzeichnet ist. Prüfen Sie dies, indem Sie in das Cockpit des Benachrichtigungsablaufs gehen und hier nach den entsprechenden Ereignissen suchen.
- Die einzelnen Benachrichtigungen eines Benachrichtigungsablaufs können auch so hinterlegt werden, dass der Agenturnutzer entscheiden muss, ob die E-Mail versendet werden soll oder nicht. Dies ist dann der Fall, wenn der Status der Benachrichtigung auf „Nachfrage“ steht. Prüfen Sie, ob dies ggf. der Fall ist oder Sie haben ggf. bei der Rückfrage vom System den Versand der Nachricht nicht freigegeben.
Dies sind die häufigsten Gründe für das „Fehlen“ einer versendeten Nachricht. Das Thema rund um die Benachrichtigungsabläufe ist ein komplizierterer Teil des Systems, der in der Regel vom agenturseitigen „Admin“ vorbereitet werden sollte.
Weitere Informationen zur prozessbegleitenden Kommunikation finden Sie auch in unserem Blog-Artikel „Zeitfresser Kommunikation? Nicht, wenn sie prozessbegleitend automatisch erfolgt!“.
